Nota Fiscal de Produto: qual é e como emitir?

A Nota Fiscal de Produto (NF-e) está presente na vida de todos os brasileiros, seja você empreendedor ou cliente. Em 2024, isso ficou ainda mais claro, afinal, a emissão desse documento acompanha o aumento das vendas que, segundo especulações, atingiram um crescimento de mais de 5% no varejo.

Com isso em mente, surgem algumas dúvidas sobre o documento, como: o que é e como emitir? Se você é empreendedor e tem essas dúvidas, está no lugar certo! Neste artigo, vamos esclarecer tudo sobre a tão famosa NF-e. Vamos lá?

O que é uma Nota Fiscal de Produto?

A Nota Fiscal de Produtos (NF-e) é utilizada para registrar operações de venda de produtos. Por exemplo, ao realizar uma compra em um Pet Shop, o empreendedor deve fornecer a você uma Nota Fiscal de Produto. Por outro lado, se nesse mesmo Pet Shop é oferecido o serviço de banho e tosa, a nota fiscal emitida será a de serviço.

Qual a diferença entre Nota Fiscal de Produto e Serviço?

A diferença entre a Nota Fiscal de Produto e a de serviços está na natureza da operação. Enquanto a Nota Fiscal de produto é utilizada exclusivamente para registrar a venda de produtos, a Nota Fiscal de Serviços (NFS-e) registra a venda/prestação de serviços.

Na prática é muito simples! Sempre que você adquire ou vende um produto físico (alimento, roupa, livros, eletrodomésticos, etc) deverá receber ou emitir uma Nota Fiscal de Produto, agora, se a operação envolver a prestação de serviços (corte de cabelo, manutenção de eletrodomésticos, estadia em hotel, voos, etc) é necessária a emissão de uma nota fiscal de serviços (NFS-e)

Ainda existem aquelas operações que envolvem ambos, serviço e produto, como é o caso da manutenção e troca de peças de um automóvel, por exemplo. Em situações como essa, você pode emitir a nota fiscal conjugada. 

Vale ressaltar que apesar dos benefícios, nem toda prefeitura permite a emissão da nota fiscal conjugada, então antes de mais nada, você precisa consultar o site da sua prefeitura ou conversar com o seu contador. 

Quem deve emitir Nota Fiscal de Produto?

Que toda empresa precisa emitir nota fiscal você já sabe. Mas, o modelo desse documento pode variar de acordo com a operação realizada. Toda empresa que realiza o processo de vendas de produtos terá que, por obrigatoriedade, emitir a Nota Fiscal de Produto. 

Em casos de vendas por e-commerce a nota deverá ser emitida antes do envio, e acompanhar o produto até o comprador.

É obrigatório emitir Nota Fiscal de Produto?

Sim, se a sua empresa trabalha com a comercialização de produtos, você deverá emitir nota fiscal de produto. O único caso em que a emissão da nota fiscal se torna opcional é quando a relação comercial envolve Microempreendedor MEI e pessoa física (PF)

Documentos e requisitos para emitir uma NF-e

Para emitir uma nota fiscal você precisará de um certificado digital, um sistema emissor e do credenciamento no Sefaz da sua cidade.

• Certificado digital: para emissão do certificado digital os documentos necessários são: documento de identificação (RG ou CNH), Cartão CNPJ e o Contrato Social da empresa. 

• Credenciamento no Sefaz: esse processo autoriza a empresa a realizar a emissão de notas. Aqui é importante lembrar que cada estado possui suas regras. Para tirar dúvidas acesse o Portal da Nota Eletrônica, nele você encontrará a lista com os sites da Sefaz de cada estado. 

• Sistema emissor: agora, é só escolher o sistema emissor que melhor se encaixa nas necessidades do seu negócio e começar a emitir suas notas. 

Quais são os dados necessários para emissão da nota fiscal de produto? 

Primeiro precisamos ressaltar que as informações podem variar de acordo com a legislação do seu estado, mas, em um geral, os dados necessários para emissão de uma nota fiscal de produto são:

Dados do emitente:

• Nome ou razão Social;
• CNPJ;
• Inscrição Estadual. 

Dados do destinatário

• Nome ou razão Social;
• CPF ou CNPJ;
• Endereço completo do cliente. 

Descrição dos produtos

• Descrição detalhada de cada item vendido;
• Quantidade;
• Valor unitário;
• Valor total da operação;
• Código do produto;
• Unidade comercial;
• Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
• Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Impostos

• Imposto sobre Produtos Industrializados (ICMS); 
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI);
• Outros impostos federais, estaduais ou municipais.

Outras informações

• Data e hora da emissão da nota;
• Número da Nota Fiscal.

Como emitir Nota Fiscal de Produto? 

A emissão de uma nota fiscal de produto pode variar um pouco de acordo com a legislação de cada município. Uma maneira de facilitar esse processo, é sem dúvidas, trabalhar com um sistema de gestão como o vhsys, assim você simplifica sua operação, ganha tempo e mantém o seu negócio organizado.

Confira uma passo a passo pra se basear na hora de emitir suas notas fiscais de produto: 

1. Credenciamento no Sefaz:
   O primeiro passo é garantir que sua empresa esteja cadastrada como emissora de NF-e na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado. 

2. Emissão do Certificado Digital:
   Novamente vamos reforçar a importância do certificado digital para emitir suas notas, ele garante a segurança e a autenticidade nos processos realizados por sua empresa.
   
3. Configure o sistema emissor:
   Escolha  o sistema emissor, como o ERP vhsys, e configure com os dados da empresa como CNPJ, Inscrição Estadual e Certificado Digital.
   
4. Cadastre Produtos e Clientes:

Faça o cadastro completo de seus produtos (Nome, código, valor, etc) e clientes(CNPJ/CPF, endereço, tipo de contribuinte etc).

5. Preencha a nota fiscal:

Agora é só preencher a nota fiscal e realizar a emissão. Vale lembrar que no caso do vhsys as informações anteriores são aplicadas manualmente apenas uma vez, isto é, após os cadastros, o sistema puxa automaticamente todas as informações necessárias, possibilitando que você emita sua nota fiscal de produto em poucos segundos. 

Dúvidas frequentes

Assuntos fiscais podem gerar diversas dúvidas e, sabendo disso, vamos responder às mais frequentes. Confira:

Preciso emitir NF-e para vendas online?

Sim, qualquer transação de venda de produto realizada em território nacional deve ser registrada através da Nota Fiscal de Produto.

É obrigatório emitir NF-e sendo pessoa física?

Quando a transação comercial envolve uma pessoa física, a emissão da nota fiscal de produto é  opcional, mas, vale lembrar que apesar de não obrigatória a emissão da NF-e é super recomendada. 

O que acontece se eu não emitir uma nota fiscal de produto?

Deixar de emitir a nota fiscal de um produto é considerado uma omissão de dados fiscais, o que pode ser caracterizado como sonegação de impostos. Essa prática pode acarretar multas altíssimas, que chegam a 100% do valor de cada nota fiscal contestada, além de implicar em pena de prisão.

Sou MEI, preciso emitir nota fiscal de venda de produtos?

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal de produto apenas em três situações: quando a transação é feita com outra empresa, em vendas realizadas por meios digitais, ou quando o cliente PF solicita a emissão.