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15 Melhores práticas para o controle da gestão de estoque

Tempo de Leitura: 14 minutos
15 Melhores práticas para o controle da gestão de estoque
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A gestão de estoque pode ser uma tarefa complicada quando não há conhecimento sobre o assunto e suas boas práticas, mas, não precisa se preocupar: nós vamos te ajudar!

Neste artigo, separamos as 15 melhores práticas para o controle da gestão de estoque para você alavancar o seu negócio através de um estoque eficiente e gestão mais estratégica desse setor.

Por isso, separamos os conhecimentos da seguinte forma:

  • O que é gestão de estoque
  • Quais os principais tipos de controle de estoque
  • Boas práticas para gestão de estoque
  • Perguntas frequentes sobre controle de estoque

Vamos juntos? 

O que é gestão de estoque 

Planejamento, execução e controle dos recursos físicos de uma empresa: esse é o processo da gestão de estoque.

Esse processo envolve a tomada de algumas decisões, segundo Bráulio Wilker, autor do livro “Gestão de Estoques”, que são “O que suprir?” “Em que quantidade?” e “Em que momento suprir?

São essas três perguntas que precisam ser respondidas para ter uma gestão de estoque eficiente e começar a gerenciar esse setor tão complexo e essencial.

Além disso, o autor também traz mais definições para a gestão de estoque e separa os objetivos desse setor em 3, que são:

  • Reduzir os custos por meio de giro de estoque ou redução de investimentos e custos; 
  • Maximizar o nível de atendimento de demanda através de mercadorias em estoque;
  • Otimizar a eficiência operacional dos processos de suprimento mediante a redução de custos.

Esses objetivos podem ser conflitantes entre si, afinal, ao tentar potencializar um deles, o desempenho de outros objetivos podem ficar comprometidos. Mas, você pode ter um foco maior em qualquer um dos três, a depender do momento da sua empresa.

Afinal, neste artigo, te mostraremos o quanto a gestão de estoque pode ser estratégico quando está alinhado às metas de um negócio.

Quais os principais tipos de controle de estoque?

Para entender melhor sobre a gestão de inventário, é preciso entender qual tipo de controle de estoque você está utilizando na sua empresa (e até avaliar se esse é o modelo correto para o seu tipo de negócio).

Neste sentido, separamos 7 principais tipos de gestão de estoque para você entender qual a melhor forma de gerenciar suprimentos na sua empresa!

Vamos juntos?

  • Curva ABC

Com o controle de estoque feito pela curva ABC, separamos os itens do inventário em 3 categorias (A, B, C) diferentes com base na importância do produto ou em seu valor monetário.

Neste caso, a categoria A corresponde aos itens de estoque de maior valor ou importância, geralmente, representando cerca de 20% dos itens de estoque. Mas, mesmo ocupando apenas essa parcela do estoque total, seu valor deve corresponder a cerca de 80% do valor total do estoque.

Já a categoria B é o meio do caminho: representa cerca de 30% dos itens de estoque e corresponde a cerca de 15% do valor total do estoque.

Por último, mas não menos importante, a categoria C inclui os itens com menor valor e/ou importância, neste sentido, são itens que representam cerca de 50% do estoque, mas correspondem apenas a 5% do valor total do estoque.

Este processo de classificar os produtos entre mais e menos relevantes, faz com que seja possível diminuir perdas e maximizar os ganhos. Afinal, com o registo da importância de cada item para a empresa, é possível priorizar as mercadorias mais rentáveis, que trazem mais lucro para o negócio.

– Curva ABC

Com o controle de estoque feito pela curva ABC, separamos os itens do inventário em 3 categorias (A, B, C) diferentes com base na importância do produto ou em seu valor monetário.

Neste caso, a categoria A corresponde aos itens de estoque de maior valor ou importância, geralmente, representando cerca de 20% dos itens de estoque. Mas, mesmo ocupando apenas essa parcela do estoque total, seu valor deve corresponder a cerca de 80% do valor total do estoque.

Já a categoria B é o meio do caminho: representa cerca de 30% dos itens de estoque e corresponde a cerca de 15% do valor total do estoque.

Por último, mas não menos importante, a categoria C inclui os itens com menor valor e/ou importância, neste sentido, são itens que representam cerca de 50% do estoque, mas correspondem apenas a 5% do valor total do estoque.

Este processo de classificar os produtos entre mais e menos relevantes, faz com que seja possível diminuir perdas e maximizar os ganhos. Afinal, com o registo da importância de cada item para a empresa, é possível priorizar as mercadorias mais rentáveis, que trazem mais lucro para o negócio.

– Custo ou preço específico

Indicado para estoques menores, o método de preço específico monitora os produtos separadamente, com base no preço específico pelo qual foi adquirido. 

Sendo assim, é muito útil para negócios que possuem preços variáveis, mas pouco interessante para grandes varejistas, por exemplo.

Ao monitorar cada unidade separadamente, a empresa consegue ter preços de venda mais justos, já que está sempre em comparação com os custos de aquisição. 

– PEPS

O PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) é uma metodologia de controle de estoque muito famosa e praticada, para que a saída de suprimentos seja feita pela ordem cronológica. 

Perfeita para segmentos que lidam com produtos perecíveis, o PEPS ajuda na redução de desperdícios, com menores índices de estoque obsoleto.

Além disso, é uma opção a ser considerada por empresas que querem limpar o estoque, estimulando o giro para eliminar os produtos que estão a mais tempo armazenados.

– UEPS

Já o UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair), é o oposto da metodologia acima. Sendo assim, não é nada interessante para quem possui um estoque perecível, porém, não deixa de ser uma metodologia eficiente.

O UEPS permite ajustes rápidos nos preços e quantidades a serem fabricadas, por isso, é ótimo para o planejamento da produção.

Mas, um ponto de atenção é que, segundo esse método, o lote mais recente sempre é utilizado, sendo assim, se algum lote não foi finalizado e um novo foi adquirido, o primeiro é interrompido na metade para começar o uso do lote atual. 

Neste caso, pode aumentar a necessidade de monitorar diferentes lotes. 

– Custo médio

Agora chegamos a metodologia de gestão de estoque feita para determinar o valor médio de custo de cada item em estoque. 

Determinar o custo médio de um estoque ajuda nas flutuações de preços ao longo do tempo, trazendo um valor final mais estável, sem refletir as mudanças diárias de preço.  

Mas, vamos aos cálculos, para determinar esse valor, levamos em consideração o valor total disponível dividido pelo número de unidades em estoque. 

– Just In Time

O Just In Time (na hora certa), não serve somente para o estoque mas vem de uma técnica de gestão de produção, afinal, é um tipo de metodologia lean, projetada para evitar o desperdício, cortar custos e aumentar a eficiência de uma empresa.

Nessa ideia de desperdiçar menos, o Just In Time evita fazer o que a maioria das empresas fazem: criar e manter estoques em excesso. Sendo assim, o método envolve a criação, armazenamento e controle apenas de pedidos suficientes para suprir a demanda real pelos produtos da empresa.

– Giro de estoque

Para manter um equilíbrio entre as entradas e saídas de mercadorias, o giro de estoque realiza um cálculo para que as empresas possam identificar quanto tempo alguns itens ficam no estoque.

Saber calcular corretamente este fator, vai te ajudar a manter os produtos certos no seu estoque, sem faltas ou sobras.

Então, vamos lá! Confira abaixo qual a fórmula para fazer essa conta:

Controle de estoque = total de vendas / volume médio de estoque

Para ficar mais fácil ainda, vamos ao exemplo:

Se o volume médio mensal no estoque de uma distribuidora de bebidas é de 3 mil garrafas de água e são vendidas 12 mil por ano, o giro de estoque é 4. Neste sentido, o resultado corresponde a quantas vezes o estoque foi completamente renovado. 

Mesmo sendo um exemplo de cálculo anual, no caso de mercadorias perecíveis que precisam de uma rotatividade maior, esse cálculo também pode ser feito mensalmente, por trimestre ou semestre. 

Para entender o volume médio de estoque, é só somar o número de produtos do estoque inicial com o número de estoque final e dividir por dois. 

Em geral, quanto maior o giro de estoque, melhor, pois significa mais lucro e movimentação de estoque.

Boas práticas para gestão de estoque: 15 melhores técnicas.

E vamos à cereja do bolo do artigo, as 15 melhores práticas para fazer a gestão de estoque. 

1- Previsão da demanda futura

Seja lá qual for o assunto, ter previsibilidade dentro de um negócio é essencial. No caso do estoque, esse fator é importante para evitar que sejam feitos pedidos desnecessários e reposições incabíveis.

A previsão de demanda em estoques consiste em adotar estratégias para prever o futuro do setor com diferentes contextos e cenários específicos. E existe uma maneira muito eficiente de chegar nessa previsibilidade: olhando para o passado da empresa.

Ao analisar os dados e históricos de entradas e saídas de estoque, lembre-se de avaliar também as peculiaridades de cada saída de produtos.

Afinal, a previsão de demanda pode ser direcionada por ações de marketing, por exemplo, mas outras demandas podem ser previsíveis por conta da sazonalidade do produto.

Sendo assim, é necessário que outras áreas da empresa colaborem com a análise. 

Além desses pontos, vale ressaltar que existem dois tipos de previsão de demanda, os quantitativos e qualitativos. Você pode utilizar um dos dois ou uma combinação entre os tipos.

2- Classificação ABC

Já falamos dessa boa prática anteriormente, ela está dentro dos tipos de controle de estoque que exploramos acima. 

Mas, aqui elencamos alguns passos para você começar a usar essa metodologia para otimizar seu estoque. Confira: 

– Faça uma documentação

Controle de estoque não pode existir só na cabeça do gestor, é preciso armazenar as informações em algum lugar. 

Neste caso, para classificar os produtos em A, B e C é necessário escolher uma ferramenta para tais dados. Seja uma planilha ou um software, não deixe de detalhar.

– Coloque o preço unitário

Com o valor unitário do estoque em mãos, é possível calcular com maior precisão e detalhar quais produtos têm maior e menor demanda.

– Calcule o total de vendas 

Neste passo, é só selecionar o período que deseja analisar, pode ser dias, meses, ou até mesmo um ano. Coloque em alguma anotação porque você fez o cálculo desse período específico e quando pretende retomar esse processo e reiniciar a curva ABC. 

– Estipule o valor arrecadado

Por último e não menos importante, com a soma total das vendas da empresa, você consegue levantar qual o valor arrecadado com o giro do estoque, além de poder calcular qual foi o percentual de ganho durante o período.

3- Implementação de um sistema de gestão de estoques (SGE)

Para cada desafio de um empreendedor, existe uma tecnologia disposta a ajudá-lo. Isso não é diferente para o setor de estoque, afinal, a sua complexidade e importância exige um cuidado maior.

Por isso, essa boa prática deve ser levada a sério, mas, lembre-se de procurar o sistema de gestão que mais se encaixa no seu negócio. 

Neste sentido, os sistemas de gestão de estoque são uma forma de otimizar e automatizar algumas tarefas burocráticas que envolvem esse setor, afinal, ele integra todas as informações relacionadas ao estoque em um só lugar.

Dessa forma, é possível fazer o acompanhamento em tempo real dos níveis de estoque, com o controle das movimentações e dados para análises e futuras tomadas de decisão.

4- Análise de Lead Time

Lead time -ou tempo de espera- é o período que transcorre desde o início de um processo até a sua conclusão. 

Na gestão de estoque e cadeia de suprimentos, o lead time é o tempo necessário para que um pedido seja processado e entregue. Neste sentido, a análise de Lead Time pode trazer muitos insights para as operações de estoque, afinal, essa prática pode ajudar no armazenamento e disponibilidade de produtos. 

Afinal, esse método pode te ajudar na previsão de demanda e planejamento de estoque, pois ao entender o tempo necessário para receber produtos desde o pedido até a entrega, as empresas podem planejar melhor seus níveis de estoque. 

Isso ajuda a garantir que haja estoque suficiente para atender à demanda sem incorrer em excesso, que pode levar a custos de armazenamento mais altos ou obsolescência.

Além disso, para empresas com múltiplos locais de armazenamento ou pontos de venda, a análise de lead time pode ajudar a equilibrar o estoque entre diferentes locais.

5- Auditorias regulares de inventário

Para evitar a quebra de estoque, as auditorias de inventário feitas regularmente podem ser uma opção mais do que suficiente. Isso porque, torna-se rotina e é uma boa prática que, quanto mais é feita, mais fácil fica.

Neste sentido, separamos alguns passos para você seguir na auditoria de estoque.

– Preparativos para a auditoria

Primeiro, vamos definir claramente o que se quer alcançar com a auditoria. Neste caso, é preciso saber quais áreas de foco, organizar o cronograma e garantir que todos os recursos necessários estejam ali. 

Também é importante montar uma equipe dedicada para esta tarefa é garantir que todos estejam bem informados sobre como a auditoria deve ser conduzida, seguindo os procedimentos e padrões estabelecidos.

– Análise dos registros contábeis

Neste passo, significa que você terá que examinar tudo – desde fichas e faturas até recibos e relatórios financeiros – para ter certeza de que tudo está correto e completo. É como fazer um check-up para garantir que a saúde financeira do  estoque está em dia.

– Contagem física

Essa é a hora de colocar as mãos na massa! Afinal, neste momento é preciso contar cada item do estoque e comparar esses números com o que está registrado no sistema contábil. 

Isso não é só uma questão de números; também é hora de avaliar a qualidade, o estado e a organização dos itens. 

– Investigando as diferenças

Se encontrar alguma diferença entre o que foi contado e o que está registrado, é preciso investigar. Afinal, tem que se entender por que essas diferenças existem, quem é responsável por elas e como podemos evitar que aconteçam no futuro. 

– Elaborando o relatório

Com todas essas informações em mãos, crie um relatório detalhado. Este documento vai mostrar o que você descobriu, oferecer recomendações e sugerir um plano de ação para resolver quaisquer problemas encontrados.

– Prática

Agora é momento de agir. 

Trabalhe lado a lado com a equipe responsável pelo estoque para colocar em prática as recomendações da auditoria. E claro, acompanhe de perto para ver como essas mudanças estão funcionando, garantindo que elas realmente façam a diferença a longo prazo. É um compromisso contínuo com a melhoria e a eficiência.

6- Estabelecimento de ponto de pedido

O “ponto de pedido” é sobre o momento certo para fazer uma compra de reposição do estoque, mas, esse momento certo não é baseado em opiniões e sim em um cálculo específico para saber o nível mínimo de estoque de cada um dos produtos.

Para isso, existem três fatores essenciais que devem ser levados em conta na hora do cálculo. São eles:

  • Estoque de segurança
  • Tempo de reposição (calculado no just in time, por exemplo)
  • Consumo médio: média diária de consumo 

A partir desses dados você chegará a um número que representa o estoque mínimo (que seria o alerta vermelho de um inventário).

Para fazer o cálculo de ponto de pedido, nada melhor do um exemplo prático:

Imagine que a sua empresa comercializa teclados sem fio. São vendidas 15 unidades do produto da marca Y todos os dias, e o fornecedor demora 4 dias para entregar uma nova remessa ao seu armazém. Levando em conta que o estoque mínimo é de 75 itens, o cálculo do ponto de pedido seria o seguinte:

Ponto de pedido = 75 + (15 x 4) = 135

Sendo assim, o ponto de pedido é calculado pela fórmula: estoque mínimo + (consumo médio x tempo de giro).

7- Adoção de técnicas JIT (Just-in-Time)

Já falamos dele anteriormente neste texto, mas o JIT não vai ser esquecido tão cedo. Afinal, essa é uma das metodologias mais eficazes para a gestão de estoque.

Por isso, separamos algumas dicas sobre o JIT para você seguir e implementar -com sucesso- esse método no seu estoque e até em outras áreas.

  • Analise a demanda: Antes de tudo, entenda a demanda dos seus produtos, para isso, faça a análise dos padrões de vendas e previsões para saber exatamente quando e quanto de cada item será necessário.
  • Tenha bom relacionamento com fornecedores: O JIT depende de fornecedores confiáveis que possam entregar as mercadorias rapidamente e em pequenas quantidades, por isso, é importante que você desenvolva parcerias e bons relacionamentos com eles.
  • Implemente um sistema de gestão de estoque: Um software de gestão de estoque pode automatizar muitas tarefas, nesse sentido, ele poderá rastrear o inventário em tempo real e automatizar pedidos com base em níveis predefinidos de estoque.
  • Qualidade em primeiro lugar: O JIT exige produtos de alta qualidade, pois a ideia aqui é que não haja estoque excedente para cobrir defeitos. 

8- Rastreamento de produtos com código de barras

O rastreamento de produtos usando códigos de barras no controle de estoque é fundamental na gestão de estoque. Afinal, essa tecnologia melhora a eficiência, a precisão e a confiabilidade dos processos de gestão de estoque.

No caso da melhora na eficiência, o uso de códigos de barras no rastreamento de produtos agiliza significativamente as operações de estoque. 

Com um simples escaneamento, os funcionários podem registrar a entrada e saída de produtos, atualizando instantaneamente o banco de dados de estoque, sendo assim, elimina-se a necessidade de registros manuais, que são mais demorados e suscetíveis a erros. 

Outro benefício é a precisão, afinal, ao eliminar grande parte dos erros humanos associados à entrada manual de dados, os gestores obtêm uma visão mais precisa do inventário. 

Essa visão consegue evitar problemas como excesso ou falta de estoque, que podem resultar em perdas financeiras ou insatisfação do cliente.

Além disso, o rastreamento de produtos com códigos de barras levam a uma redução significativa dos custos do estoque. Isso porque, menos erros significam menos devoluções e menos desperdício de produtos. 

Outro ponto importante é que a gestão eficiente do estoque evita a necessidade de manter um excesso de produtos, o que pode representar uma economia com armazenamento e desperdício. 

9- Estratégias de rotatividade de estoque

Com estratégias inteligentes, é possível aumentar os lucros, reduzir custos de armazenamento e manter a satisfação do cliente através da rotatividade de estoque. Para te ajudar, separamos algumas dicas relacionadas a essa boa prática. 

– Análise de vendas e previsão de demanda

Analisar as vendas passadas é um passo para prever a demanda futura. 

É importante também estar atento às tendências de mercado atuais, além disso, o uso de softwares de previsão pode ajudar a entender melhor essas tendências e a demanda futura.

– Gestão de relacionamento com fornecedores

Manter um bom relacionamento com fornecedores ajuda a garantir entregas no tempo certo e oferece flexibilidade para ajustar os pedidos conforme necessário. Como falamos anteriormente, é um passo essencial para quem utiliza estratégia de pedidos just-in-time.

Diversificação e gestão de produtos

Diversificar os produtos oferecidos é importante para controlar bem seu estoque, por isso, avalie regularmente quais itens têm melhor ou pior desempenho ajuda a atender melhor a demanda e a não depender de poucos produtos.

Estratégias de precificação

Ajustar os preços com base na demanda e na sazonalidade dos produtos pode ser eficaz. Por isso, opte por oferecer descontos em produtos de movimento lento ajuda a movimentar o estoque.

– Controle de qualidade e gestão de estoque antigo

Manter um controle de qualidade rigoroso é importante para evitar perdas, por isso, identifique e liquide o estoque obsoleto para liberar espaço e recursos.

– Uso de tecnologia

A implementação de sistemas automatizados de gestão de estoque ajuda a manter tudo organizado e facilita a tomada de decisões baseadas em dados.

Essas estratégias podem fazer uma grande diferença na gestão do estoque, contribuindo para a saúde financeira e operacional do negócio.

10- Monitoramento de tendências de mercado

O monitoramento de tendências de mercado permite que as empresas se adaptem rapidamente às mudanças no comportamento dos consumidores e nas condições do mercado. 

Para isso, é essencial que o seu negócio entenda a importância de monitorar os concorrentes e tirar insights, utilizar dados de vendas e feedback dos clientes, analisar as tendências globais para estoque e preferências dos consumidores. 

Além desse monitoramento, não esqueça de fazer ajuste proativo do estoque com base nesses dados, sem esperar pelos itens menos populares. Outra prática essencial é utilizar as informações sobre tendências para planejar compras futuras, evitando excesso de estoque e garantindo que novos produtos desejados pelos consumidores sejam introduzidos a tempo.

11- Treinamento da equipe de estoquistas

Mais do que ferramentas, estratégias, metodologias, a equipe que comanda o estoque também é parte essencial para a gestão desse setor.

Por isso, o bom treinamento pode garantir resultados que vão além do operacional.  

Por isso, inclua não apenas treinamento em procedimentos operacionais padrão, mas também em novas tecnologias e práticas de gestão de estoque. Uma equipe que entende a importância de seu papel e está equipada com o conhecimento necessário pode operar melhor e contribuir muito mais!

12- Avaliação de fornecedores

Bons fornecedores, ajudam boas companhias. Por isso, é importante avaliar a qualidade de cada fornecedor que está com você nessa empreitada de otimizar o estoque.

Primeiro de tudo, entenda que a qualidade dos produtos fornecidos é, sem dúvida, um dos aspectos mais críticos. Fornecedores que consistentemente entregam produtos de alta qualidade reduzem o risco de problemas relacionados a devoluções e garantias.

Além da qualidade, avalie a confiabilidade na entrega.

Fornecedores que cumprem prazos de entrega ajudam a manter o estoque em níveis adequados e evitam atrasos na cadeia de suprimentos. Isso é extremamente importante em modelos de negócios que operam com estoque mais enxuto. 

A capacidade de resposta dos fornecedores também é um aspecto importante. 

Em um ambiente de negócios que muda rapidamente, ter fornecedores que podem se adaptar a mudanças de demanda ou a situações de emergência é um grande critério. 

Outro ponto a considerar é o custo. 

Embora o comum seja a  busca pelo menor preço, equilibre custo e qualidade. Fornecedores que oferecem preços competitivos sem comprometer a qualidade são parceiros valiosos na gestão de estoque eficiente.

13- Utilização de indicadores de desempenho (KPIs)

A utilização de Indicadores de Desempenho, conhecidos como Key Performance Indicators (KPIs), é uma prática fundamental na gestão de estoque. Estes indicadores fornecem uma visão clara e quantificável do desempenho e eficiência dos processos de estoque, permitindo que as empresas tomem decisões baseadas em dados concretos.

KPIs eficazes na gestão de estoque geralmente incluem métricas como, taxa de rotatividade de estoque, custo de manutenção de estoque, precisão do inventário, tempo de ciclo de pedido e nível de serviço ao cliente.

14- Adoção de tecnologia de RFID

A tecnologia RFID utiliza etiquetas eletrônicas ou ‘tags’ que são fixadas aos produtos ou embalagens. 

Essas tags contêm um chip e uma antena, permitindo a comunicação sem fio com um leitor RFID. Quando um produto com uma tag RFID passa por um leitor, a informação contida na tag é capturada automaticamente, atualizando o sistema de estoque em tempo real.

Neste caso, há maior precisão no inventário, além de aumentar a eficiência da operação através da facilidade de gerenciamento em tempo real.

15- Estratégias de disposição de produtos

Implementar uma estratégia inteligente de disposição de produtos não só facilita o acesso e a localização dos itens, mas também contribui para a redução de custos e melhoria no gerenciamento do inventário.

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