A implementação de um Sistema ERP pode ser complexo e desafiador, afinal, ele exige um planejamento minucioso e uma execução cuidadosa.
Mas, não precisamos ter medo. Uma hora ou outra, o momento de implementar mudanças na empresa torna-se inevitável.
Para te ajudar com a implementação de ERP, criamos este artigo, que serve como um guia para explorar todos os aspectos dessa ação.
Confira!
Compreendendo os Fundamentos do ERP
Saber o que é um ERP e como ele pode ajudar a sua empresa é o primeiro passo para implementação.
Um sistema ERP é um software que integra todos os processos da sua empresa em um único lugar (neste caso, 100% digital).
Com isso, ele é capaz de automatizar tarefas e proporcionar uma visão geral das operações da empresa. Mas, não é só isso que você precisa saber sobre essa ferramenta, visto que, implementar um novo sistema é muito mais complexo.
Todas as funcionalidades devem, antes de tudo, fazer sentido para o momento da sua empresa e os novos objetivos.
Para isso, considere alguns passos importantes:
Avaliação das necessidades da empresa
Como falamos anteriormente, é preciso que o ERP faça sentido para a empresa, para chegar a conclusão do que faz sentido, primeiramente, faça a avaliação das necessidades.
Identifique os processos que precisam melhorar, atividades operacionais que podem ser automatizadas e tenha metas claras sobre o que sua empresa deseja alcançar ao adquirir um ERP.
Envolver todas as partes interessadas nesse processo para garantir que todas as perspectivas sejam consideradas.
Para te ajudar na avaliação das necessidades organizacionais, selecionamos algumas dicas:
Identificação de Processos-Chave
Comece identificando os principais processos da sua empresa.
Faça a seguinte pergunta para si mesmo: Quais são os processos que impactam diretamente a eficiência e o desempenho?
Isso pode incluir processos de vendas, compras, produção, contabilidade, recursos humanos, entre outros.
Análise de Gargalos e Ineficiências
Avalie onde estão os gargalos e as ineficiências nos processos da sua empresa.
Identificar esses pontos problemáticos ajudará a determinar como o ERP pode ser usado para melhorar esses processos.
Objetivos Claros
Estabeleça metas e objetivos claros para a implementação do ERP. Altas expectativas levam a altos níveis de desapontamento.
É preciso ser realista sobre o que um ERP pode fazer pela sua empresa.
Por isso, se pergunte: O que você espera alcançar com o novo sistema?
Isso pode incluir redução de custos, melhoria na tomada de decisões, aumento da produtividade ou melhorias na experiência do cliente.
Seleção da Solução ERP Adequada
O próximo passo é selecionar a solução ERP que mais se adequa aos pontos acima.
Por existirem muitas opções no mercado, cada uma com seus recursos e preços, lembre-se de fazer uma pesquisa aprofundada, comparar as opções disponíveis, fazer testes e escolher um sistema que atenda às necessidades da sua empresa e ao seu orçamento.
Nessa seleção, não esqueça de 4 pontos essenciais:
Orçamento: Estabeleça um orçamento claro para o investimento em um ERP. Isso ajudará a restringir suas opções e a encontrar um sistema que faça sentido financeiramente.
Fornecedores confiáveis: Busque referências, avaliações de clientes e a reputação das empresas. Fornecedores com boa reputação tendem a oferecer suporte confiável e atualizações seguras.
Facilidade de uso: Opte por um ERP que seja intuitivo e fácil de usar. Isso reduzirá o tempo de treinamento da equipe e aumentará o engajamento ao sistema.
Considere a segurança de dados: Certifique-se de que o ERP ofereça recursos de segurança, como criptografia de dados e controle de acesso. A proteção dos dados é essencial para evitar violações de segurança.
Planejamento da Implementação
Com a solução ERP escolhida, é hora de iniciar o planejamento da implementação!
Essa é uma fase que precisamos de cuidado, afinal, o ERP deve ser bem implementado para funcionar perfeitamente e ajudar sua operação.
Montagem da Equipe de Implementação
Uma equipe dedicada à implementação do ERP pode te ajudar muito neste processo.
Essa equipe deve ser composta por especialistas em tecnologia e funcionários que compreendam os processos internos da empresa.
Cada membro da equipe desempenha um papel importante na implementação e no sucesso do projeto, por isso, dedique tempo nessa missão.
Definição de Cronograma e Marcos
Um cronograma claro e a definição de marcos são essenciais para manter a implementação no caminho certo.
Tenha bem claro quais são as datas de início e término para cada fase do projeto, identifique os marcos importantes e acompanhe o progresso regularmente.
Isso ajudará a evitar atrasos e garantir que tudo esteja no prazo.
Estabelecer um cronograma sólido e a definição de marcos também são fundamentais para manter o projeto de implementação no caminho certo.
Por isso, seja realista quanto ao cronograma de implementação e leve em consideração a complexidade do seu sistema ERP, a disponibilidade da equipe e outras variáveis relevantes, como momento da empresa, para saber se existe urgência ou não.
Além disso, foque os esforços no monitoramento regular do progresso em relação ao cronograma e aos marcos. Isso ajudará a identificar desvios e permitirá que você tome medidas corretivas a tempo.
Avaliação e Preparação de Dados
Antes de iniciar a implementação, também é importante avaliar e preparar os dados que serão migrados para o sistema ERP.
Esse trabalho minucioso envolve a limpeza de dados, a conversão de formatos, se necessário, e a garantia de que os dados estejam prontos para serem inseridos no novo ERP.
Fase de Implementação
Com o planejamento completo, é hora de entrar na fase de implementação, de fato. É neste momento que o sistema ERP será configurado e integrado nos seus processos.
Neste caso, separamos os passos essenciais na fase de implementação de sistema ERP. Confira:
Configuração do Sistema
Configurar um sistema ERP significa fazer ajustes para que ele funcione da melhor maneira para a sua empresa.
Neste processo, é preciso definir como tudo deve acontecer, criar campos personalizados para informações específicas do seu negócio e garantir que apenas as pessoas certas tenham acesso a certas funcionalidades do sistema.
É como ajustar uma ferramenta para que ela se encaixe perfeitamente no que você precisa fazer. Por isso, tenha a certeza de que o sistema seja ajustado para seguir os processos que já existem na sua empresa.
Isso fará com que tudo funcione de forma mais eficiente e ajudará no sucesso do sistema a longo prazo.
Migração de Dados
É essencial garantir que os dados do seu negócio não sejam perdidos, para fazer a migração corretamente, se atente aos seguintes passos:
- Mapeie seus dados
Analise e pesquise quais informações são cruciais para o seu negócio e precisam ser migradas. Isso inclui dados de clientes, produtos, transações financeiras, entre outros.
- Limpeza de dados
Antes da migração, verifique que seus dados estejam limpos e sem erros. Isso inclui eliminar duplicatas, corrigir inconsistências e garantir a integridade das informações.
- Testes rigorosos
Após a migração, realize testes minuciosos para verificar se os dados foram transferidos de forma correta, nos lugares corretos e que a integridade das informações foi mantida. Isso ajuda a identificar e corrigir eventuais problemas.
- Backup dos dados antigos
Não se esqueça de manter cópias de segurança dos dados antigos, caso seja necessário acessá-los no futuro.
Treinamento dos Usuários Finais
Parte do sucesso de uma implementação de ERP é garantir que todos os funcionários que irão utilizar o sistema estejam bem preparados.
Isso é importante porque contém a resistência à mudança e a garantia de uma transição tranquila para o novo sistema. Para garantir bons treinamentos, separamos algumas dicas:
- Personalize o treinamento
Adapte o treinamento às necessidades específicas de cada grupo de usuários. Por exemplo, as ferramentas utilizadas por um time de vendas, não serão as mesmas que são utilizadas por um time financeiro.
Neste caso, para que tudo seja usado corretamente, é preciso personalizar o treinamento.
- Treinamento contínuo
Não limite o treinamento apenas ao inicial. Ofereça atualizações e treinamento contínuo à medida que o sistema evolui e chegam novos recursos.
- Recursos de apoio
Disponibilize recursos de apoio, como manuais, tutoriais e suporte técnico, para que seus colaboradores resolvam dúvidas e problemas com autonomia.
- Feedback dos usuários
Ouça o feedback dos usuários e ajuste o treinamento se for necessário. Isso ajuda a identificar áreas que podem estar enfrentando dificuldades e a melhorar a experiência geral com o ERP.
Lembre-se: quanto mais confortáveis seus colaboradores se sentirem com o novo sistema, mais produtivos eles serão!
Testes e Ajustes Finais
Chegou a hora dos ajustes finais e os testes da plataforma. Essa etapa é para garantir que todos os passos anteriores foram assertivos.
Para chegar a essa confirmação, siga os seguintes passos:
Testes de Funcionalidade
Realize testes de funcionalidade para garantir que todas as características e funcionalidades do ERP estejam operando corretamente.
Para isso, teste módulos específicos com base nos feedbacks e importância da funcionalidade para sua empresa.
Testes de Integração
Além dos testes de funcionalidade, é importante realizar testes de integração para garantir que o ERP esteja integrado a outros sistemas e processos da organização.
Por isso, verifique se os dados estão fluindo corretamente entre os sistemas e se não há conflitos.
Testes de Usuários Finais
Nesse passo, você deve colocar os usuários finais para testar o produto.
Eles podem fornecer feedback valioso sobre a usabilidade do sistema, identificando problemas ou dificuldades na operação.
Ajustes e Correções
Com base nos resultados dos testes, separe um momento para fazer os ajustes e correções necessários no sistema.
Esse passo é essencial, pois resolve problemas antes que a empresa faça o uso do ERP diariamente.
Implantação e Monitoramento Contínuo
Com os testes e ajustes concluídos, é hora de implantar o ERP em toda a empresa e, então, iniciar o monitoramento contínuo dessa ferramenta.
Neste sentido, em muitos casos, a implantação gradual é a maneira mais segura.
A implementação gradual não compromete toda a empresa, afinal, é com uma equipe piloto ou um departamento específico que é confirmado o sucesso*ou não) da implementação e, depois desse passo, a empresa sabe se pode partir para implementação para outras partes da empresa.
O monitoramento contínuo também é uma prática importante para garantir que o ERP continue a atender às necessidades do seu negócio.
Para fazer esse controle, estabeleça um sistema de suporte para lidar com problemas e consultas dos seus funcionários. Além disso, avalie regularmente o desempenho do sistema entre os seus colaboradores e faça atualizações conforme necessário para acompanhar as mudanças.
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