Se você é dono do próprio negócio, é um gestor ou faz parte do RH e administração de uma empresa, você precisa dar uma atenção especial à alguns processos e documentos obrigatórios. Um deles, e talvez um dos mais importantes quando se fala de gestão de pessoas, é a Folha de Pagamento.
A Folha de Pagamento é um documento que deve ser gerado, obrigatoriamente, todos os meses pelo departamento de recursos humanos da empresa. Ele funciona como um relatório que contém todas as informações específicas sobre a remuneração de todos os funcionários, bem como a discriminação de todos os descontos, abatimentos e valor líquido referentes ao mês de cada um dos colaboradores da empresa.
É muito comum que as informações da Folha de Pagamento sejam interpretadas erroneamente pelos funcionários que, em grande parte das vezes não têm conhecimento ou entendem errado algum desconto, por exemplo. Por isso, é importante que essas informações estejam bem detalhadas e fáceis de entender, e que esteja bem claro o que é direito do colaborador e quais os descontos que estão sendo contabilizados.
Utilizar a Folha de Pagamento é uma obrigação do empregador, prevista na Lei nº 8.212/91 da Consolidação da Legislação Previdenciária – CLP e também na Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, na Lei nº 5.452/43. Além de ser um relatório da remuneração do funcionário, a Folha de Pagamento também é muito importante porque, a partir do holerite ou do contracheque, o colaborador pode financiar um imóvel ou um carro, por exemplo. Além disso o holerite, por conter um histórico da remuneração da pessoa ao longo da vida, também funciona como um documento comprobatório que será utilizado no processo de aposentadoria.
Assim, vemos que o cálculo da Folha de Pagamento requer muito cuidado e atenção aos detalhes. Mas afinal, você sabe exatamente o que a folha deve conter e como calculá-la?
Elementos da Folha e como calcular
O processo de cálculo da folha pode ser manual, mecânico ou eletrônico. Independente da forma de cálculo e por mais simples que seja a Folha de Pagamento, ela deve apresentar, no mínimo:
- O nome do colaborador segurado: empregado, autônomo, trabalhador avulso, empresário, etc.
- Cargo, função ou serviços prestados
- O valor bruto da remuneração (salário e outras vantagens);
- As deduções do valor bruto da remuneração (descontos e contribuições);
- O valor líquido que os empregados terão direito de receber;
Para calcular, você precisa primeiro classificar os funcionários por categorias (comércio, vendas, indústria, etc.), porque cada uma dessas categorias está sob uma Convenção Coletiva que possui normas que você deve seguir. Depois, você precisa analisar o ponto – relógio-ponto, cartão-ponto ou livro-ponto – dos funcionários para ver quantas horas eles trabalharam por mês e se há descontos por atrasos ou adicionais de horas extras, trabalho noturno, etc. Você também precisa averiguar quais são os adicionais de cada funcionário (salário família, periculosidade, insalubridade, descanso semanal remunerado, etc.). Também será necessário verificar as faltas dos colaboradores, conferindo se existem faltas que não foram justificadas, para depois descontá-las do salário bruto. Além disso, você precisa calcular o INSS, imposto de renda e os benefícios legais (INSS, vale refeição e transporte, adiantamentos, imposto de renda, contribuições sindicais, etc. No final, você deve apresentar o valor líquido que a empresa vai pagar ao colaborador.
É importante lembrar que a Folha de Pagamento é um documento muito importante, elaborado geralmente pelo departamento de recursos humanos ou financeiro. Se a sua empresa está começando agora e você mesmo irá elaborar a Folha de Pagamento, lembre-se de procurar ajuda especializada, caso você não tenha tanta experiência.
Esperamos que tenha ajudado!
Até mais.
