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Entenda o que é o eSocial e saiba como usar esse sistema

Tempo de Leitura: 5 minutos
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O Sistema eSocial veio como uma inovação! Um projeto do governo federal instituído em 2014 e lançado em 2018 que trouxe maior praticidade e agilidade na troca de informações entre as empresas e governo. O principal objetivo do Sistema eSocial é armazenar informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias em nuvem, facilitando a entrega dessas informações por parte das empresas e também o acesso a elas por parte dos órgãos responsáveis.

Como funciona o Sistema eSocial?

O sistema eSocial em si é prático e intuitivo, oque realmente nos deixa em alerta são os processos que envolvem a entrega dos dados necessários. O eSocial cumpre a promessa de simplificar o dia a dia e a entrega de dados trabalhistas e, o profissional DP deve estar alerta, tendo em mãos os dados necessários para a sua atualização, por esse motivo empresas que já trabalham com sistemas de gestão que facilitam o acesso a esses dados automatizando esse trabalho com certeza saem na frente das demais.
Lembrando que o atraso na entrega do eSocial pode gerar uma multa de até 2% do faturamento total da empresa! Sendo assim, é sempre bom investir em um controle para que esses prazos sejam cumpridos.

Os benefícios gerados por essa mudança são inúmeros! Entre eles se destacam:

  • Informações relevantes: Esse processo elimina informações redundantes e garantem a qualidade e veracidade das mesmas.
  • Praticidade e agilidade: O colaborador de RH poderá realizar a entrega das informações em um só lugar, eliminando o trabalho oneroso realizado antes da ferramenta. 
  • Processos simplificados: Processos práticos e simplificados, com uma interface intuitiva, a utilização do eSocial irá poupar o tempo dos colaboradores para que eles possam investir no que realmente importa. 

Como usar o eSocial?

Vamos passar algumas dicas bem funcionais para você que está implementando agora essa ferramenta. 

1º Passo: Faça uma análise completa da sua empresa, como estão os seus processos? Qual é o nível de afinidade dos seus funcionários com a plataforma? O setor de DP (Departamento Pessoal) levanta mensalmente todos os dados solicitados pelo eSocial? 

2º Passo: Levantamentos realizados, agora a nossa dica é realizar a comparação, percebe se o sistema de gestão que você utiliza oferece os dados necessários para a entrega do eSocial e caso seus funcionários ainda não tenham o entendimento do eSocial passe para eles todas as informações necessárias. Vamos deixar aqui um link para o Manual do eSocial, nele constam inúmeras informações sobre o sistema. 

3º Passo: Confira o manual acima, e tire todas as dúvidas com antecedência, e confira se o Departamento Pessoal da sua empresa mantenha as informações como dados cadastrais de funcionários, documentos relacionados a segurança do trabalho, entre outros sempre atualizados. 

E o Acesso?

Para acessar o eSocial é super simples! Basta entrar no Portal eSocial e logar com sua conta gov. Não tem nenhum segredo, inclusive se você possui um Certificado Digital o passo a passo pode ser ainda mais prático! Prontinho! Agora você já pode navegar pelo sistema eSocial. Vamos destacar abaixo algumas das principais vantagens do sistema eSocial.

Principais vantagens do eSocial: 

  • Padronização: Com o eSocial todas as informações sobre os trabalhadores ficam juntas em um só lugar, essa organização facilita muito a atualização e acompanhamento desses dados.
  • Redução de burocracia: A quantidade de papéis e burocracias que o Departamento Pessoal precisa lidar diminui, deixando mais simples cumprir as regras sobre trabalho, previdência e impostos.
  • Transparência e controle: Se torna mais fácil para os chefes e os órgãos do governo realizarem o acompanhamento e gestão das informações do trabalhador, tornando o processo mais transparente.
  • Agilidade na fiscalização: Ajuda os órgãos de fiscalização a fazerem o trabalho deles mais rápido, já que as informações estão todas guardadas de forma eletrônica e organizada.
  • Redução de custos: Eliminar ou reduzir algumas burocracias pode fazer com que as empresas gastem menos dinheiro nas operações do dia a dia.
  • Garantia da conformidade legal: Ajuda empresas a manterem a conformidade com a lei
  • Facilita o acesso a benefícios: A possibilidade de manter todas as informações em um só lugar facilita para que os colaboradores consigam benefícios, como aposentadoria e outros direitos.
  • Modernização e tecnologia: Contribui para a modernização dos processos, adotando tecnologias que simplificam a gestão de informações.

Principais desafios do eSocial:

Adaptação: Para muitas empresas a adaptação necessária para a implementação eficiente do eSocial pode se tornar um desafio.

Mudança cultural: A transição para o eSocial pode exigir mudanças culturais dentro da empresa, incluindo treinamento de pessoal e aceitação de novos processos.

Atualizações constantes: Manter-se atualizado com as frequentes mudanças nas normas e requisitos do eSocial pode ser um desafio constante para as empresas.

Regras complexas: As regras do eSocial podem ser complexas e detalhadas, o que aumenta a possibilidade de erros e exige atenção especial durante todo o processo. Nesse ponto vale lembrar que você pode consultar o Manual do eSocial, e mais alguns materiais escritos com o intuito de ajudar no esclarecimento. 

Custo de implementação: A implementação do eSocial pode envolver custos significativos, incluindo investimentos em tecnologia, treinamento de pessoal e adequação de processos internos.

Tempo de transição: A transição para o eSocial pode demandar tempo, especialmente para empresas com grandes volumes de dados e processos complexos.

Revisão e adaptação de processos internos: A revisão e adaptação dos processos internos para atender aos requisitos do eSocial pode representar um desafio, especialmente em empresas com estruturas mais tradicionais.

Gerenciamento de dados: A gestão de dados sensíveis dos trabalhadores requer medidas de segurança para garantir a privacidade dos dados.

Conformidade Legal e Normativas Trabalhistas:

O eSocial pode ser uma excelente ferramenta quando o assunto é conformidade normativa, pois ele mantém os documentos digitalizados e unificados em uma só nuvem, se os documentos estiverem atualizados e forem entregues no período correto, o colaborador terá todos os seus direitos garantidos. Vale lembrar que o atraso do preenchimento do eSocial pode acarretar uma multa de até 2% do lucro total da empresa. 

Mudanças recentes no eSocial 2024

Desde o seu lançamento o eSocial passou por diversas mudanças e melhorias, tornando um sistema mais robusto com mais informações. Agora vamos citar alguns pontos de mudança entre o eSocial 1.1 e o 1.2. Vale ressaltar que você poderá conferir também a publicação do Laiute que traz todas as mudanças documentadas.
Inclusão de Processo Trabalhista: Desde 1º de outubro de 2023, os empregadores estão obrigados a inserir informações sobre processos trabalhistas no eSocial, adicionando uma nova responsabilidade às empresas.

Mudança da DIRF para EFD_Reinf: Declarações anteriormente realizadas pela DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) Serão feitas agora pelo EFD Reinf (

Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) diretamente no eSocial.

FGTS Digital: O FGTS Digital veio como uma mudança positiva, pois ele promove mais praticidade para o colaborador e também para o empregador, pois, facilita o gerenciamento do fundo de garantia. 

Igualdade Salarial: Os dados cadastrados no eSocial serão utilizados pelo Ministério do Trabalho e Emprego para garantir a igualdade salarial, vale destacar a importância da plataforma na promoção de práticas igualitárias no ambiente de trabalho.

Dados Étnico-Raciais: Agora será realizada a inclusão da solicitação de dados étnico-raciais no eSocial, isso contribui para uma abordagem mais inclusiva, além de oferecer a coleta de informações demográficas relevantes no ambiente de trabalho.

Obrigações de SST (Saúde e Segurança do Trabalho): Na versão 1.2 do Sistema eSocial se torna obrigatória a inclusão de dados relacionados a Saúde e Segurança do Trabalho, contribuindo para a gestão de informações sobre a Saúde e bem-estar dos trabalhadores. 

Informações sobre o Plano de Saúde: Contribuindo com o propósito inicial do projeto que é simplificar e unificar a entrega de informações, prestações de contas sobre o pagamento de plano de saúde não serão mais declaradas pelo DIRF e sim diretamente pelo eSocial.

A vida do empreendedor é repleta de desafios, não é mesmo? São incontáveis as  mudanças que podem influenciar na saúde do seu negócio, e é preciso estar acompanhando cada uma delas para traçar as melhores estratégias e garantir a sustentabilidade da sua empresa. Por isso, vamos deixar uma dica extra: A tecnologia pode ser sua principal aliada! Use e abuse de todos os recursos que estiverem ao seu alcance, dessa forma você irá garantir que sobre tempo para investir no crescimento do seu negócio. 

Uma ótima maneira de utilizar a tecnologia a seu favor é escolhendo um bom sistema de gestão para sua empresa!Fique agora com a nossa última e mais importante dica: confira como o vhsys, um sistema de gestão completo, poderá poupar seu tempo e ajudar no crescimento do seu negócio.

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