Para as empresas que buscam por mais facilidade na hora de fazer a gestão de diferentes áreas do negócio, adquirir um sistema ERP é um ótimo investimento.
Entretanto, fazer a escolha do sistema ERP certo para o seu negócio é uma decisão que pode impactar diretamente na eficiência, produtividade e lucratividade da sua empresa.
Por isso, não deve ser feita de maneira irresponsável. Afinal, com a gama de ERPs disponíveis no mercado, sem uma pesquisa minuciosa, é muito fácil fazer escolhas erradas e optar por uma solução que não atenda as demandas do seu negócio.
Para te ajudar, exploramos os principais fatores que você deve considerar ao escolher o melhor sistema ERP para o seu negócio.
Vamos juntos?
O que é um Sistema ERP?
Simplificando, um sistema ERP é uma plataforma de software capaz de integrar e automatizar vários processos de negócios em uma única solução.
Neste sentido, é como se o ERP fosse o cérebro das operações de uma empresa, gerenciando os dados e informações de todos os departamentos, desde finanças e estoque até vendas e recursos humanos.
Afinal, uma empresa possui diferentes departamentos, cada um com seu próprio conjunto de tarefas e diferentes processos.
Por exemplo, o departamento de vendas acompanha as transações, o de estoque controla o inventário, já o recursos humanos gerencia os funcionários e os salários, e assim por diante.
Antes dos sistemas ERP, esses departamentos operavam em silos separados, o que muitas vezes resultava em dados inconsistentes, falta de comunicação e gargalos na operação.
Neste caso, um sistema ERP resolve esse problema pois é capaz de centralizar todos os dados em um único local.
Por exemplo, quando uma venda é realizada, o sistema atualiza automaticamente o estoque, registra a transação nas finanças e atualiza os registros de recursos humanos, caso seja necessário contratar ou treinar funcionários adicionais.
Agora que você já sabe o que é esse sistema, separamos algumas dicas para você fazer a melhor escolha do ERP da sua empresa!
Avalie as Necessidades do Seu Negócio
A primeira dica parece óbvia, mas, é importante ser lembrada. Não escolha um ERP pelo que ele pode ser no futuro da sua empresa, mas sim pelo que ele pode agregar agora.
Por isso, é essencial avaliar cuidadosamente as necessidades do seu negócio.
Para entender as necessidades, revisite os processos da sua empresa, quais tarefas necessitam de automatização e áreas que precisam de melhoria.
Compreendendo os Processos do Negócio
Primeiramente, você precisa ter uma compreensão completa dos processos operacionais do seu negócio.
Mas, como fazer isso?
Neste caso, é importante ter em mente o que são processos. Isso inclui desde as aquisições e produção até vendas e atendimento ao cliente.
Isso é essencial para escolher um sistema ERP, pois uma ferramenta eficaz deve ser capaz de se integrar perfeitamente a todos esses processos e dar mais eficiência.
Identificando Áreas de Melhoria
Além de entender os processos, é importante selecionar um ERP pela capacidade que a ferramenta tem em melhorar as operações.
Neste sentido, faça uma pesquisa minuciosa sobre as áreas da empresa que podem ser melhoradas, seja com automação, gerenciamento, rastreamento de desempenho e outros.
Ter clareza sobre o que você deseja melhorar só te ajudará a escolher um sistema ERP que ofereça os recursos certos para impulsionar o crescimento e a eficiência.
Defina um Orçamento Adequado
O segundo passo do nosso guia para escolher o melhor sistema ERP para sua empresa é definir um orçamento. Afinal, de nada adianta buscar por soluções que custam mais, mas não podem ser mantidas.
Neste sentido, é importante estabelecer um orçamento realista que leve em consideração não apenas o custo de aquisição, mas também os custos contínuos de manutenção e suporte.
Avalie a Escalabilidade
Para definir um orçamento e escolher um ERP que faça sentido, a orientação é avaliar se esse sistema é capaz de crescer junto com o seu negócio. Afinal, a ideia inicial é contratar um software para alavancar o negócio.
Por esse motivo, veja se a escalabilidade do ERP escolhido é compatível para os planejamentos futuros da empresa, assim, você evitará a necessidade de fazer uma migração para um sistema mais robusto no futuro.
Acompanhando o Crescimento do Negócio
Complementando a ideia acima, acompanhe como o sistema ERP em potencial lida com a escalabilidade.
Faça perguntas como: O sistema ERP escolhido permite a adição de usuários e recursos facilmente? Ele pode lidar com um aumento no volume de dados?
Essas são perguntas críticas a serem feitas ao avaliar a escalabilidade do sistema.
Integração com Sistemas Existentes
Quando o assunto é sistema ERP, falamos de integração. Se uma das maiores vantagens é evitar que os setores atuem em diferentes silos e gerem confusão, é realmente necessário focar em quantas integrações um sistema pode fazer.
Neste caso, se você já possui qualquer outra ferramenta na sua operação, é crucial que o sistema ERP escolhido seja capaz de se integrar perfeitamente a esses sistemas existentes.
Assim, sua empresa consegue concentrar ainda mais as informações em um só lugar e facilitar as tarefas diárias, além de incentivar análises mais assertivas e economizar tempo.
Avalie a Interface do Usuário e a Facilidade de Uso
Essa parte é muito valiosa!
A usabilidade do ERP tem papel fundamental na satisfação dos usuários e eficiência das operações, afinal, para que um software faça sentido, é preciso que as equipes estejam engajadas e usem a solução adequadamente.
Muitos sistemas ERP oferecem suporte humanizado e programas de onboarding para facilitar o uso, mas isso não significa que não exista a necessidade de ter uma interface do usuário que seja amigável.
Para avaliar esses passos, fique atento nos seguintes passos:
Usabilidade e Produtividade
Um sistema ERP intuitivo e fácil de usar pode aumentar a produtividade da equipe e reduzir a necessidade de treinamento extenso. Além disso, engaja os colaboradores a descobrirem mais funcionalidades dentro do sistema.
Por isso, certifique-se de que a interface do usuário seja eficiente e que os funcionários possam realizar suas tarefas diárias com facilidade.
Testando a Interface do Usuário
Por esses motivos, antes de tomar uma decisão final, o ideal é testar o sistema ERP e avaliar a aceitabilidade da equipe.
Muitos softwares oferecem testes gratuitos para avaliar como o sistema se comporta em situações diárias da empresa.
Segurança e Privacidade
Mais um ponto importante a se considerar na hora de contratar seu ERP: segurança e privacidade dos dados.
Diariamente, lidamos com uma quantidade enorme de dados confidenciais e sensíveis, por esse motivo, a segurança dos dados é uma preocupação crítica em qualquer sistema.
Por esse motivo, certifique-se de que o sistema ERP escolhido oferece recursos robustos de segurança, como criptografia de dados, controle de acesso e monitoramento de atividades suspeitas.
Além disso, verifique se o fornecedor do sistema segue padrões de segurança reconhecidos.
Suporte Técnico e Atualizações
Empresas de ERP que oferecem um bom suporte técnico devem estar no topo da lista na hora da sua busca por um sistema.
Afinal, problemas técnicos podem acontecer, mas a solução deve ser encontrada o mais rápido possível.
Por esse motivo, verifique se o fornecedor do sistema oferece suporte técnico eficaz e rápido. Ter acesso a uma equipe de suporte confiável é essencial se surgirem problemas inesperados.
Processo de Atualizações do Sistema
As atualizações de sistema são formas de corrigir falhas de segurança, melhorar o desempenho e adicionar novos recursos.
Sendo assim, é fator essencial na hora de procurar por um ERP, por isso, entenda como o processo de atualização funciona e com que frequência as atualizações são disponibilizadas.
Reputação do Fornecedor
Por último, mas não menos importante, procure pela reputação do fornecedor do sistema ERP.
Afinal, a escolha de um fornecedor respeitável e confiável pode fazer toda a diferença na experiência com o sistema.
Para entender melhor como saber da reputação do fornecedor, separamos duas dicas:
Pesquise Avaliações e Feedback de Clientes
Procure por avaliações e feedback de clientes que já utilizam o sistema ERP do fornecedor.
Neste caso, procure em sites como Reclame Aqui, Procon e com outros empreendedores para entender qual o nível de satisfação dos clientes.
Avalie o Histórico de Desempenho
Pesquisar o histórico de desempenho do fornecedor também pode te ajudar a saber mais da credibilidade do sistema.
Nessa busca, inclua pesquisa sobre a estabilidade financeira do fornecedor e sua capacidade de inovação. Uma empresa com um histórico sólido é mais provável de fornecer um sistema ERP confiável e atualizado.
Explorando os Recursos do Sistema vhsys
Agora que você já sabe o que é necessário para ter um bom sistema de gestão, que tal saber mais sobre o vhsys?
Somos um sistema de gestão feito para a pequena empresa ganhar tempo e acelerar o próprio negócio! Confira alguns recursos disponíveis:
Gestão Financeira
O vhsys é uma solução completa para gestão financeira! Afinal, nosso sistema permite o controle das finanças de maneira eficiente.
Conte com recursos para faturamento, contas a pagar e receber, conciliação bancária, fluxo de caixa e relatórios financeiros detalhados.
Controle de Estoque Avançado
Com o vhsys, sua empresa pode acompanhar seus estoques de forma precisa e automatizada.
Fazemos a gestão de estoque mínimo, máximo e médio, controle de movimentações, inventário e a possibilidade de trabalhar com múltiplos depósitos.
Ferramentas de Emissão de Notas Fiscais
Emita notas fiscais eletrônicas de forma simplificada com o vhsys!
Ao automatizar essa tarefa, sua empresa garante que as exigências fiscais e tributárias sejam seguidas à risca, além de poupar tempo e esforço da sua equipe.
Contabilidade Integrada
O sistema vhsys também oferece recursos completos de contabilidade, permitindo que as empresas façam o gerenciamento das suas contas, lançamentos contábeis, balanços e demonstrativos financeiros de maneira eficaz.
Relatórios Personalizados
Além disso, o vhsys também disponibiliza uma ampla variedade de relatórios pré-configurados, mas também permite a criação de relatórios personalizados de acordo com as necessidades específicas da empresa.
Isso ajuda os gestores façam análises mais detalhadas e assertivas!
Integrações
O vhsys permite conexões com várias outras ferramentas e sistemas que a empresa já utiliza, como sistemas de folha de pagamento, e-commerce e muito mais.
Suporte Técnico
Com um suporte técnico e humanizado, somos especializados em auxiliar os usuários em caso de dúvidas ou problemas, afinal, nossa meta é garantir um uso eficaz da plataforma.
Quer saber mais sobre o vhsys? Conheça na prática!
