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Guia para escolher o melhor Sistema ERP para o seu negócio

Tempo de Leitura: 6 minutos
Guia para Escolher o Melhor Sistema ERP para o Seu Negócio
ERP completo +  Conta PJ Integrada + Maquininha Stone com mensalidade zero

Supere seus concorrentes com a Gestão Integrada

Organize suas finanças e aumente suas vendas, tudo em um só lugar!

Para as empresas que buscam por mais facilidade na hora de fazer a gestão de diferentes áreas do negócio, adquirir um sistema ERP é um ótimo investimento.

Entretanto, fazer a escolha do sistema ERP certo para o seu negócio é uma decisão que pode impactar diretamente na eficiência, produtividade e lucratividade da sua empresa. 

Por isso, não deve ser feita de maneira irresponsável. Afinal, com a gama de ERPs disponíveis no mercado, sem uma pesquisa minuciosa, é muito fácil fazer escolhas erradas e optar por uma solução que não atenda as demandas do seu negócio.

Para te ajudar, exploramos os principais fatores que você deve considerar ao escolher o melhor sistema ERP para o seu negócio.

Vamos juntos?

O que é um Sistema ERP?

Simplificando, um sistema ERP é uma plataforma de software capaz de integrar e automatizar vários processos de negócios em uma única solução. 

Neste sentido, é como se o ERP fosse o cérebro das operações de uma empresa, gerenciando os dados e informações de todos os departamentos, desde finanças e estoque até vendas e recursos humanos.

Afinal, uma empresa possui diferentes departamentos, cada um com seu próprio conjunto de tarefas e diferentes processos.

Por exemplo, o departamento de vendas acompanha as transações, o de estoque controla o inventário, já o recursos humanos gerencia os funcionários e os salários, e assim por diante. 

Antes dos sistemas ERP, esses departamentos operavam em silos separados, o que muitas vezes resultava em dados inconsistentes, falta de comunicação e gargalos na operação.

Neste caso, um sistema ERP resolve esse problema pois é capaz de centralizar todos os dados em um único local. 

Por exemplo, quando uma venda é realizada, o sistema atualiza automaticamente o estoque, registra a transação nas finanças e atualiza os registros de recursos humanos, caso seja necessário contratar ou treinar funcionários adicionais.

Agora que você já sabe o que é esse sistema, separamos algumas dicas para você fazer a melhor escolha do ERP da sua empresa!

Avalie as Necessidades do Seu Negócio

A primeira dica parece óbvia, mas, é importante ser lembrada. Não escolha um ERP pelo que ele pode ser no futuro da sua empresa, mas sim pelo que ele pode agregar agora.

Por isso, é essencial avaliar cuidadosamente as necessidades do seu negócio. 

Para entender as necessidades, revisite os processos da sua empresa, quais tarefas necessitam de automatização e áreas que precisam de melhoria.

Compreendendo os Processos do Negócio

Primeiramente, você precisa ter uma compreensão completa dos processos operacionais do seu negócio.

Mas, como fazer isso? 

Neste caso, é importante ter em mente o que são processos. Isso inclui desde as aquisições e produção até vendas e atendimento ao cliente. 

Isso é essencial para escolher um sistema ERP, pois uma ferramenta eficaz deve ser capaz de se integrar perfeitamente a todos esses processos e dar mais eficiência.

Identificando Áreas de Melhoria

Além de entender os processos, é importante selecionar um ERP pela capacidade que a ferramenta tem em melhorar as operações. 

Neste sentido, faça uma pesquisa minuciosa sobre as áreas da empresa que podem ser melhoradas, seja com automação, gerenciamento, rastreamento de desempenho e outros. 

Ter clareza sobre o que você deseja melhorar só te ajudará a escolher um sistema ERP que ofereça os recursos certos para impulsionar o crescimento e a eficiência.

Defina um Orçamento Adequado

O segundo passo do nosso guia para escolher o melhor sistema ERP para sua empresa é definir um orçamento. Afinal, de nada adianta buscar por soluções que custam mais, mas não podem ser mantidas. 

Neste sentido, é importante estabelecer um orçamento realista que leve em consideração não apenas o custo de aquisição, mas também os custos contínuos de manutenção e suporte.

Avalie a Escalabilidade

Para definir um orçamento e escolher um ERP que faça sentido, a orientação é avaliar se esse sistema é capaz de crescer junto com o seu negócio. Afinal, a ideia inicial é contratar um software para alavancar o negócio.

Por esse motivo, veja se a escalabilidade do ERP escolhido é compatível para os planejamentos futuros da empresa, assim, você evitará a necessidade de fazer uma migração para um sistema mais robusto no futuro.

Acompanhando o Crescimento do Negócio

Complementando a ideia acima, acompanhe como o sistema ERP em potencial lida com a escalabilidade. 

Faça perguntas como: O sistema ERP escolhido permite a adição de usuários e recursos facilmente? Ele pode lidar com um aumento no volume de dados? 

Essas são perguntas críticas a serem feitas ao avaliar a escalabilidade do sistema.

Integração com Sistemas Existentes

Quando o assunto é sistema ERP, falamos de integração. Se uma das maiores vantagens é evitar que os setores atuem em diferentes silos e gerem confusão, é realmente necessário focar em quantas integrações um sistema pode fazer.

Neste caso, se você já possui qualquer outra ferramenta na sua operação, é crucial que o sistema ERP escolhido seja capaz de se integrar perfeitamente a esses sistemas existentes.

Assim, sua empresa consegue concentrar ainda mais as informações em um só lugar e facilitar as tarefas diárias, além de incentivar análises mais assertivas e economizar tempo.

Avalie a Interface do Usuário e a Facilidade de Uso

Essa parte é muito valiosa! 

A usabilidade do ERP tem papel fundamental na satisfação dos usuários e eficiência das operações, afinal, para que um software faça sentido, é preciso que as equipes estejam engajadas e usem a solução adequadamente. 

Muitos sistemas ERP oferecem suporte humanizado e programas de onboarding para facilitar o uso, mas isso não significa que não exista a necessidade de ter uma interface do usuário que seja amigável.

Para avaliar esses passos, fique atento nos seguintes passos:

Usabilidade e Produtividade

Um sistema ERP intuitivo e fácil de usar pode aumentar a produtividade da equipe e reduzir a necessidade de treinamento extenso. Além disso, engaja os colaboradores a descobrirem mais funcionalidades dentro do sistema.

Por isso, certifique-se de que a interface do usuário seja eficiente e que os funcionários possam realizar suas tarefas diárias com facilidade.

Testando a Interface do Usuário

Por esses motivos, antes de tomar uma decisão final, o ideal é testar o sistema ERP e avaliar a aceitabilidade da equipe.

Muitos softwares oferecem testes gratuitos para avaliar como o sistema se comporta em situações diárias da empresa.

Segurança e Privacidade

Mais um ponto importante a se considerar na hora de contratar seu ERP: segurança e privacidade dos dados. 

Diariamente, lidamos com uma quantidade enorme de dados confidenciais e sensíveis, por esse motivo, a segurança dos dados é uma preocupação crítica em qualquer sistema.

Por esse motivo, certifique-se de que o sistema ERP escolhido oferece recursos robustos de segurança, como criptografia de dados, controle de acesso e monitoramento de atividades suspeitas. 

Além disso, verifique se o fornecedor do sistema segue padrões de segurança reconhecidos.

Suporte Técnico e Atualizações

Empresas de ERP que oferecem um bom suporte técnico devem estar no topo da lista na hora da sua busca por um sistema.

Afinal, problemas técnicos podem acontecer, mas a solução deve ser encontrada o mais rápido possível. 

Por esse motivo, verifique se o fornecedor do sistema oferece suporte técnico eficaz e rápido. Ter acesso a uma equipe de suporte confiável é essencial se surgirem problemas inesperados.

Processo de Atualizações do Sistema

As atualizações de sistema são formas de corrigir falhas de segurança, melhorar o desempenho e adicionar novos recursos. 

Sendo assim, é fator essencial na hora de procurar por um ERP, por isso, entenda como o processo de atualização funciona e com que frequência as atualizações são disponibilizadas.

Reputação do Fornecedor

Por último, mas não menos importante, procure pela reputação do fornecedor do sistema ERP. 

Afinal, a escolha de um fornecedor respeitável e confiável pode fazer toda a diferença na experiência com o sistema.

Para entender melhor como saber da reputação do fornecedor, separamos duas dicas:

Pesquise Avaliações e Feedback de Clientes

Procure por avaliações e feedback de clientes que já utilizam o sistema ERP do fornecedor. 

Neste caso, procure em sites como Reclame Aqui, Procon e com outros empreendedores para entender qual o nível de satisfação dos clientes.

Avalie o Histórico de Desempenho

Pesquisar o histórico de desempenho do fornecedor também pode te ajudar a saber mais da credibilidade do sistema.

Nessa busca, inclua pesquisa sobre a estabilidade financeira do fornecedor e sua capacidade de inovação. Uma empresa com um histórico sólido é mais provável de fornecer um sistema ERP confiável e atualizado.

Explorando os Recursos do Sistema vhsys

Agora que você já sabe o que é necessário para ter um bom sistema de gestão, que tal saber mais sobre o vhsys?

Somos um sistema de gestão feito para a pequena empresa ganhar tempo e acelerar o próprio negócio! Confira alguns recursos disponíveis:

Gestão Financeira

O vhsys é uma solução completa para gestão financeira! Afinal, nosso sistema permite o controle das finanças de maneira eficiente.

Conte com recursos para faturamento, contas a pagar e receber, conciliação bancária, fluxo de caixa e relatórios financeiros detalhados.

Controle de Estoque Avançado

Com o vhsys, sua empresa pode acompanhar seus estoques de forma precisa e automatizada.

Fazemos a gestão de estoque mínimo, máximo e médio, controle de movimentações, inventário e a possibilidade de trabalhar com múltiplos depósitos.

Ferramentas de Emissão de Notas Fiscais

Emita notas fiscais eletrônicas de forma simplificada com o vhsys!

Ao automatizar essa tarefa, sua empresa garante que as exigências fiscais e tributárias sejam seguidas à risca, além de poupar tempo e esforço da sua equipe.

Contabilidade Integrada

O sistema vhsys também oferece recursos completos de contabilidade, permitindo que as empresas façam o gerenciamento das suas contas, lançamentos contábeis, balanços e demonstrativos financeiros de maneira eficaz.

Relatórios Personalizados

Além disso, o vhsys também disponibiliza uma ampla variedade de relatórios pré-configurados, mas também permite a criação de relatórios personalizados de acordo com as necessidades específicas da empresa.

Isso ajuda os gestores façam análises mais detalhadas e assertivas!

Integrações

O vhsys permite conexões com várias outras ferramentas e sistemas que a empresa já utiliza, como sistemas de folha de pagamento, e-commerce e muito mais.

Suporte Técnico

Com um suporte técnico e humanizado, somos especializados em auxiliar os usuários em caso de dúvidas ou problemas, afinal, nossa meta é garantir um uso eficaz da plataforma.

Quer saber mais sobre o vhsys? Conheça na prática!

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