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Controle de estoque: quais os erros mais comuns?

O gerenciamento de estoque é um dos processos mais importantes em uma empresa. A eficiência no controle auxilia a logística, dá suporte ao setor de compra e vendas, além de aumentar o capital de giro da empresa.

O problema é que muitos empreendedores acreditam que o único fator que afeta os resultados é o número de vendas, deixando afetar a gestão de outros departamentos, como o estoque.

Neste post, resumimos os erros mais comuns na organização do estoque para que você previna sua empresa de possíveis prejuízos.

1) Falta de controle efetivo de todos os produtos

Esse com certeza é o erro mais comum e, também, o mais óbvio. Você deve ter o registro que centralize 100% os produtos da empresa, incluindo todas as informações importantes, como, por exemplo:

  • Nome do produto;
  • Número de referência;
  • Preço da compra;
  • Preço da venda;
  • Quantidade mínima;
  • Estoque atual: quantidade e valor;
  • Outras informações que julgar importante.

Esse registro deve ser feito não somente apenas para produtos novos, mas também para aqueles produtos que já estão parados há algum tempo. Armazenamento de produtos sem as informações necessárias é sinônimo de má gestão de estoque.

2) Funcionários não qualificados

Apesar de parecer um processo fácil, assim como qualquer outro departamento, para que a gestão do estoque funcione de maneira efetiva, você precisa de um colaborador responsável e de confiança para fazer bem o trabalho.

Ou seja, defina uma única pessoa como responsável pela gerência do estoque. Essa pessoa será responsável por apoiar os objetivos estratégicos do departamento, além de contribuir pela constante melhoria dos processos.

Mas lembre-se! Por mais que você determine uma pessoa para ser responsável pelo departamento, todos da empresa devem conhecer as boas práticas do setor desde o início. Centralizar um conhecimento específico em uma pessoa pode ser prejudicial ao seu negócio.

3) Espaço de sobra no estoque

Você precisa saber que quanto mais espaço você tem em seu estoque, mais você se instala, fica menos exigente e atento sobre as questões do departamento.

Você sabia que as fábricas da Toyota são mundialmente conhecidas por não trabalhar com espaço no estoque? É isso mesmo! Tudo é minimamente pontual e, obviamente, requer uma otimização máxima.

Com isso, a empresa adapta a demanda rapidamente, reduz de forma considerável os custos financeiro e logísticos, além de identificar muito mais rápido peças com defeito.

Para isso, calcule a taxa de preenchimento e seu estoque atual. Se o resultado obtido for acima de 85%, isso significa que o processo pode ser menor eficiente, mas isso te ajudará na otimização da área.

4) Trabalhar longe do estoque

O seu escritório funciona fora ou muito longe de onde você armazena seu estoque? Saiba que isso pode ser um grande problema. Isso porque nenhuma forma de registro substitui o aspecto visual.

Quando você não vê o seu estoque regularmente há uma grande possibilidade de se desconectar da realidade, dificultando o acompanhamento do fluxo do departamento.

Se realmente não for possível trabalhar próximo do armazenamento de suas mercadorias, planeje visitas regularmente para evitar a possível má gestão do estoque.

5) Relações ineficazes com fornecedores

O relacionamento com seus fornecedores é tão importante quanto com seus clientes. Isso porque sem eles sua loja não pode ser abastecida.

Para que tudo ocorra da melhor maneira, é preciso construir uma relação de trabalho sólida com seus fornecedores, ou seja, definir expectativas claras de cronograma e comunicação entre ambos.

6) Inventário uma vez por ano

Quando o assunto é inventário, muita gente associa a um local fechado, muitos colaboradores em horas e mais horas de contagem. Isso é o principal motivo para que as empresas façam inventário uma vez por ano.

Agora, contando com o apoio da tecnologia, inventário uma vez por ano não é mais uma solução considerada eficiente e muito menos com a melhor relação custo-benefício.

Ao fazer essa contagem precisa apenas uma vez por ano, você corre o risco de demorar para perceber problemas sérios como previsão e, além disso, dificuldade em manter um bom controle quando há muitas mudanças de mês para mês.

Uma solução para isso é  fazer a “contagem de ciclos”, ou seja, contar por blocos de mercadorias um pouco por vez. Por exemplo, uma loja de roupa que possui uma grande variedade pode definir, por mês, a contagem de um item específico: contar calças jeans em janeiro, camisas em fevereiro, shorts em março e assim por diante.

7) Gerenciamento manual

Muitos empreendedores por medo de perder o controle do estoque preferem fazer a gestão manualmente e isso é um erro.

Um dos possíveis prejuízos gerado pelo controle manual são pedidos altos demais para a real necessidade da empresa. Esse comportamento varia sempre de acordo com a personalidade do gestor: conservador x excesso de confiança. 

O problema está em que o controle manual não é racional o suficiente por conta da falta de análise e tempo consecutivamente. 

Por outro lado, existem processos que saem muito melhores quando são feitos por pessoas, por exemplo, promoções, transações comerciais, alteração de calendário etc.

O recomendado é que apenas 95% de seus pedidos sejam automatizados. Gerenciar manualmente controles e algumas exceções te garante mais tempo para cuidar dos seu clientes e da sua equipe.


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