Como economizar tempo com e-mails

Fernando

Como economizar tempo com e-mails

Quem achou que o fim dos e-mails estava próximo, com certeza enganou-se. A plataforma não só está mais viva do que nunca, como também é parte de um grande conjunto de técnicas comunicacionais e, claro, um dos meios de comunicação mais utilizados em empresas.

No entanto, será que o e-mail consome ou economiza tempo? Até onde é vantajoso priorizar os e-mails? Acompanhe em nosso artigo!

E-mail como meio de comunicação

Uma pesquisa realizada pela FBITS em 2015 mostrou que 92% dos usuários da web possuem, no mínimo, uma conta de e-mail. Além disso, 72% do total confere a caixa de entrada ao menos seis vezes por dia.

Quando o assunto é vendas, 75% dos internautas utilizam seus e-mails pessoais. Já no âmbito empresarial, de acordo com a McKinsey & Company, empresa americana de consultoria empresarial, os funcionários passam cerca de 13 horas da sua jornada semanal de trabalho verificando seus e-mails.

O e-mail no âmbito empresarial

De acordo com a consultora de marketing digital Convince&Convert, 35% dos internautas abrem e-mail de acordo com o assunto. No entanto, na rotina empresarial, os números duplicam. A maioria das decisões estratégicas são tomadas por e-mail, envolvendo até 5 pessoas em uma conversa, de acordo com uma pesquisa realizada pela Social Base.

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E, embora o e-mail seja imprescindível para o trabalho, o excesso de uso também pode ser prejudicial para o seu desempenho, já que muitas pessoas não conseguem evitar de visualizar cada e-mail recebido instantaneamente. Mas como evitar perder tempo com e-mails desnecessários?

Truques para evitar perder tempo com e-mails

Se você é o tipo de pessoa que não pode afastar-se completamente da caixa de e-mails ao longo da jornada de trabalho diária, pode realizar pequenos truques para poder organizar seu tempo sem ficar por fora de novidades e questões importantes.

Um truque básico é colocar uma mensagem automática de e-mail. Por exemplo: quando alguém te envia um e-mail, ele recebe uma mensagem automática informando que no momento você está ocupado (mas que responderá assim que possível) e, em caso de emergências (APENAS emergências) podem te contatar por outros meios (neste caso, pode ser por telefone ou aplicativo de mensagens instantâneas).

A técnica, além de prática, é eficiente em impedir que você perca seu tempo com extensas e desnecessárias trocas de e-mails em momentos inoportunos, coisas que podem ser resolvidas rapidamente e que não necessitam de urgência.

Filtros

Outra forma prática de organizar seus e-mails e filtrar mensagens importantes é através do sistema de categorias e etiquetas. Com recursos encontrados nos próprios servidores de e-mail, você pode organizar sua caixa de mensagens de acordo com a categoria (clientes, fornecedores, gestores, marketing, vendas, etc) e etiquetá-los de acordo com a prioridade. Neste caso, a filtragem ocorre de forma automática e facilita a procura de conversas e assuntos.

Conclusão

Nós sabemos como é difícil se desconectar, nem que seja por alguns minutos, quando se trata de trabalho. Mas há formas simples de evitar que o excesso de conexões, que deveriam ser benéficos e facilitar a rotina empresarial, acabam resultando no oposto: na falta de organização, reuniões desnecessárias e troca de mensagens que ocupam mais tempo do que o trabalho que deve ser realizado.

Portanto, converse com sua equipe sobre essas pequenas técnicas de otimização de tempo com o uso de e-mails, avalie as melhores opções para a sua empresa e não deixe de manter sua caixa de entradas organizadas.

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Fernando
Sobre o autor
Fernando
Formado em Marketing e Coordenador de Marketing de Conteúdo na VHSYS.

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