Como abrir uma filial evitando as maiores falhas na gestão

Gabrielly Balão

Você está pensando em expandir seu negócio para mais uma região, mas não sabe como funciona para abrir uma filial?

Essa é uma boa estratégia para atrair novos clientes e conquistar outros mercados em tempos de crise. Porém, é preciso ficar atento: abrir uma segunda loja é uma tarefa complicada e que exige atenção de seus administradores. Se você está com dúvidas sobre como funciona o processo para abrir uma filial ou como evitar possíveis falhas na sua gestão, confira o nosso artigo!

Com este post, você vai saber:

  • Como abrir uma filial
  • Como abrir uma filial no mesmo estado
  • Como abrir uma filial em outro estado
  • Empresas do simples nacional podem abrir uma filial?
  • Desafio: como evitar falhas ao abrir uma filial de empresa.

Como abrir uma filial

Então você já decidiu abrir mais uma loja do seu negócio. Examinou como essa decisão irá impactar seu desempenho em receita, custos e o local onde as operações serão estendidas. Agora, você precisa saber como deve ser feito o procedimento para a abertura e também quais documentos serão necessários para iniciar o processo

O primeiro passo é analisar se o contrato social da matriz permite a criação de uma filial ou não.

Se o contrato social permite: os donos precisam autorizar a criação dessa nova filial na Junta Comercial do estado em que estão presentes.

Se o contrato social não permite: os donos precisarão fazer alteração contratual, assim a autorização é adicionada no contrato social da empresa.

Após serem feitas as alterações e autorizações necessárias, serão liberados 30 dias após as assinaturas dos donos para que encaminhem para a Junta Comercial todos os documentos para a criação da filial.

Existem algumas especificidades na hora da entrega da documentação. Isso dependerá se a filial estará no mesmo estado ou fora dele. No próximo tópico vamos explicar quais são os documentos para cada caso.

Como abrir uma filial no mesmo estado

Existem algumas diferenças na hora de abrir uma filial no mesmo estado ou em um diferente. Se você decidiu abrir mais uma filial da sua empresa na mesma unidade de federação, os documentos necessários são:

  • Requerimento de arquivamento;
  • Contrato social alterado ou autorização de criação assinado pelos administradores da matriz;
  • Ficha de Cadastro Nacional (FCN);
  • Comprovantes dos pagamentos das taxas do serviço de registro.

Com os documentos em mãos, os donos precisam assiná-los no momento da entrega. Caso algum deles não possa comparecer, esse trabalho poderá ser feito por um procurador. Para isso, será necessário anexar uma procuração junto aos documentos.

Como abrir uma filial em um estado diferente

Alguns processos são diferentes se optar em abrir uma filial em um estado diferente de onde se encontra a matriz. Porém, é obrigatória a entrega dos mesmos documentos necessários para abrir filiais no mesmo estado.

Atenção: a entrega desses documentos deve ser realizada no mesmo estado da empresa matriz.

Após feito esse processo, devem ser entregues os documentos restantes. São os documentos que devem ser entregues no estado escolhido para a abertura da filial. Confira quais são:

  • Requerimento de arquivamento;
  • Certidão da Junta Comercial do estado da matriz;
  • Contrato social alterado ou autorização de criação assinado pelos administradores da matriz;
  • Ficha de Cadastro Nacional (FCN);
  • Comprovantes dos pagamentos das taxas do serviço de registro.

Agora você já sabe qual é o processo para abrir uma filial dentro ou fora do estado da matriz. Mas, existe uma regra para abertura de filiais para empresas do Simples Nacional? Ou somente alguns tipos de empresa podem abrir outras lojas? Confira a seguir.

Empresas do Simples Nacional podem abrir filiais?

Se a sua empresa está no enquadramento tributário do Simples Nacional, a boa notícia é que é possível. Apesar da Lei Complementar nº 123/2006, a qual instituiu o regime tributário, não ser muito clara sobre a possibilidade, ela é muito específica sobre as condições a qual uma filial de um negócio do Simples precisa estar submetida.

Confira quais são essas especificidades:

  • Não será permitido segregar as receitas da matriz e da filial para o limite do regime Simples Nacional;
  • Não será permitido alterar a atividade da filial para aquelas previstas nas atividades impeditivas do Simples Nacional.

Portanto, se a receita das empresas ultrapassar o limite máximo exigido no Simples (4,8 milhões, em 2018), ela poderá ser desenquadrada do regime. Por isso, existem duas soluções: criar um CNPJ individual ou enquadrar sua empresa no regime mais adequado a sua receita, a opção mais recomendada e sem tantas complicações.

Desafio: como evitar falhas ao abrir uma filial de empresa

  • Crie padrões

Apesar de se tratar de lojas diferentes, em diferentes locais e até estados, elas representam uma mesma marca. Ao abrir filiais, muitas empresas acabam perdendo seu foco. Essa falta de padrões faz com que cada uma crie o seu próprio processo, resultando uma falta de conexão entre as empresas.

Essa falta de conexão pode prejudicar o negócio de diversas formas. Na diferença de preço, por exemplo, o que seria mais provável: os clientes escolherem uma loja onde os valores são mais altos ou mais baixos? Pode ser um exemplo simples, porém, sabemos que quem sai perdendo é a filial com o preço mais alto. Consequência: uma das filiais poderá ter prejuízos em seu caixa.

Para evitar essa e muitas outras situações, como erros de comunicação e atendimento ao cliente, a melhor solução é criar processos padrões. Garanta que a experiência do cliente será igual se ele for na matriz ou em uma filial.

  • Adapte-se às necessidades dos clientes locais

Lembre-se que cada região onde você administra uma loja tem seus costumes e particularidades. Se a sua nova filial está localizada em uma região menos povoada, por exemplo, seria interessante analisar qual será a demanda do seu estoque.

Ao pensar nas necessidade dos clientes locais, lembre-se de todas as possibilidades. Como a criação de outlets, combos de desconto e produtos ou serviços específicos para determinada época do ano.

  • Invista em divulgação

Nada adianta abrir uma filial e esperar o mesmo sucesso que a matriz possui sem um investimento em divulgação. É preciso que as pessoas saibam que a sua marca está presente onde elas moram.

Esse é um dos maiores erros ao inaugurar uma filial. Pode ser que muitas pessoas não consumissem a sua marca pela matriz estar muito longe de suas casas. Se ela será aberta em outra cidade, pode ser que ela seja praticamente anônima. Por isso, continue seus investimentos em divulgação para a matriz e filial.

  • Invista em um sistema de gestão multi empresas

A maioria das empresas que possuem filiais são administradas por outras pessoas. Porém, você pode manter o cuidado financeiro de cada uma, mesmo não estando presente. Para que esse processo aconteça, o mais indicado é adotar um sistema de gestão que te dê a possibilidade de controlar mais de uma empresa.

Assim, você poderá ter uma visão macro sobre o desempenho, organizar informações e ter controle sobre outros fatores que influenciam seu negócio.

Conclusão

Apesar dos momentos de crise que atingem o país, investir em uma nova filial pode ser uma ideia para conquistar novos mercados e consumidores em potencial. Para que sua nova loja tenha o mesmo sucesso da matriz, é preciso investir em processos padrões, comunicação e um sistema de gestão que possibilite o controle e organize as informações de mais de um negócio.

Com todos os requisitos e estratégias planejadas, seu sucesso pode ser muito maior!

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Gabrielly Balão
Sobre o autor
Gabrielly Balão
Content Analyst no VHSYS. Formada em Relações Públicas e em busca de conhecimentos que agreguem e ajudem novos empresários.

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