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A importância do tom de voz no atendimento ao cliente

“O tom da sua voz diz muito mais do que as palavras que ela representa.” (Paulo Cuba)

Uma boa comunicação é importante para em qualquer tipo de relação, seja pessoal ou profissional. Muitos fatores influenciam para que sua mensagem seja passada da melhor forma: as palavras escolhidas, sua linguagem corporal e também o tom de voz.

Quer saber mais sobre a importância de um tom de voz adequado? Confira abaixo!

A influência do tom de voz

Sua voz é sua e é única, mas o tom que você coloca sobre ela pode variar de acordo com a situação. Afinal, o tom que você usa em um momento de descontração com os amigos é diferente do tom usado com seus clientes, não é mesmo?

Esse tom tem total impacto na forma como seu interlocutor vai receber a mensagem que você quer passar, além de influenciar também a imagem que você transmite sobre você mesmo.

Afinal, a forma como falamos pode transparecer nosso estado de espírito e emoções.

Transmitimos o humor até por um simples “bom dia”. A voz também entrega o nervosismo. Você, com certeza, já presenciou algum atendimento no qual a voz do cliente que estava mais grave ou aguda, ou uma fala mais agressiva e alta.

Já ouviu falar em sorriso na voz? Um sorriso tem o poder de derrubar as barreiras das pessoas, que ficam muito mais propensas a ouvir quando a voz é amigável. Uma única frase pode ter mais de um sentido e isso porque a entonação de voz pode mudar a interpretação. Por exemplo, a frase: “Você pode me ajudar?” pode ter diferentes interpretações de acordo com o tom usado.

Você deve conhecer alguém que fica inseguro ao falar no telefone ou até mesmo ouvir e gravar um simples áudio no WhatsApp, muitas vezes por vergonha da sua voz ou nervoso. Nesses casos, ouvir com atenção e respirar fundo pode ajudar, e o tom expressado ficará ainda melhor.

Nossas habilidades de comunicação são vistas como uma medida do nosso profissionalismo, inteligência, preparação e caráter e, atualmente, existem vários meios de melhorar sua comunicação. Com a ajuda de profissionais, é possível aprender técnicas de oratória e exercícios para modificar a qualidade do seu tom de voz.

É um fator que o cliente vai levar em consideração na avaliação da sua empresa, conscientemente ou não. Pode parecer simples, mas no mundo dos negócios os aspectos aparentemente sem importância podem diferenciar sua empresa da concorrência além de melhorar as suas vendas, criando fidelidade com os clientes e impulsionando os seus resultados financeiros. Porque para os clientes, cada detalhe faz a diferença.

Por isso é importante garantir que todos da empresa se comuniquem com clareza e objetividade com os clientes, seja fisicamente ou por escrito.

As pessoas formam uma opinião sobre você já nos primeiros segundos da interação. Além disso, os clientes não apenas o julgaram rapidamente como também sua empresa com base no que esperam da aparência de um atendente. 

Se a sua aparência, postura e conduta forem profissionais, eles presumiram que o atendimento prestado é profissional.

Manter-se alinhado não se limita a vestir-se e cuidar-se bem, mas incluir o modo como você se apresenta, e se comunica. Por isso é importante ficar em alerta, ser atencioso, ouvir e sempre estar disposto a servir.

Tom de voz com o cliente

Precisamos ter em mente um cliente é conquistado por vez, e mil são perdidos de uma vez só, sim a famosa propaganda boca a boca, hoje em dia com a tecnologia isso se tornou cada vez mais forte, um cliente insatisfeito e infeliz com seu atendimento pode convencer seus contatos e seguidores a não fazer mais negócios com a sua empresa, nós seres humanos fomos “configurados” para prestar mais atenção nos pontos negativos que positivos. 

O tom da sua voz pode ser o diferencial para entregar uma experiência incrível aos seus clientes, afinal, todos nós preferimos ser atendidos por pessoas atenciosas e dispostas. 

Precisamos ter em mente que toda vez que o cliente entrar em contato, nossa reputação está em jogo e pode melhorar ou piorar, e que se o atendimento for bom, o cliente vai querer voltar e até divulgar a experiência que teve com a empresa.

Quando estiver interagindo com seu cliente: 

  • Mantenha-se atento;
  • Se for presencial sempre mantenha contato visual;
  • Não o interrompa;
  • Não se envolva em outras tarefas;
  • Jamais demonstre impaciência ou distração;
  • Não tente adivinhar o que ele vai dizer;
  • Demonstre interesse. 

Alguns clientes têm medo de passar vergonha, principalmente quando precisam do suporte técnico e acabam ficando constrangidos de admitir por se sentirem intimidados. Por outro lado, se você expressar um tom de voz que transmite empatia, o cliente vai se sentir mais à vontade para falar com você e entender que sua empresa está ali para ajudar, e não julgar.

Como você costuma adaptar seu tom de voz de acordo com cada situação? Conte para a gente nos comentários!

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