XML nota fiscal: o que é e como gerar?

O XML é que torna uma nota fiscal válida, o documento eletrônico que de forma literal é formado somente por códigos de programação, traz todos os dados da nota fiscal eletrônica emitida. Depois de emitida a nota, é através do XML que o SEFAZ (sistema da Secretaria da Fazenda) verifica e valida a nota fiscal. 

O que é XML nota fiscal?

O XML (eXtensible Markup Language) é o formato digital da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ele contém todas as informações fiscais e legais da nota e é obrigatório por lei, além servir como registro oficial da transação. 

Para deixar a definição mais prática, é importante destacar a diferença entre XML nota fiscal e a DAFNE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica): 

Como abrir ou visualizar um arquivo XML?

É possível abrir um arquivo XML em um editor de texto comum, ele exibirá uma estrutura de códigos técnicos e pode ser difícil de entender. Por isso, o ideal é abrir ou visualizar o XML, pelo Portal SEFAZ, ou sistemas como o vhsys, que transformam os códigos em uma nota legível, de forma prática, rápida e segura. 

Como gerar um XML de nota fiscal? 

Para gerar um XML de nota fiscal, você precisa de um sistema emissor, seja o SEFAZ ou softwares, como o vhsys, além de um certificado digital. A partir disso preencher os dados da venda no sistema, como cliente e produtos, o XML será gerado automaticamente após a emissão da nota.

Como usar XML de nota fiscal?

O XML da Nota Fiscal pode ser usada nas seguintes situações:

• Fiscalização: Deve ser enviado ao Fisco para validação.
• Armazenamento: Serve como prova da transação.
• Consulta: O cliente pode verificar os detalhes da compra.
• Contabilidade: Facilita o cálculo de impostos e o fechamento contábil.

Por que preciso guardar o XML?

O armazenamento do XML é obrigatório por lei. Ele serve como comprovante fiscal e deve ser apresentado em eventuais auditorias ou fiscalizações.

Qual é o prazo obrigatório de armazenamento?

O XML deve ser armazenado por cinco anos, contados a partir do ano seguinte ao da emissão.

O que acontece se eu perder o XML? 

Perder o XML, pode trazer alguns problemas legais ou multas, por exemplo,no caso de uma auditoria ou fiscalização. 

Para evitar essas situações, o empreendedor pode investir em sistemas de gestão que salvam automaticamente os XMLs, ou armazenar arquivos em nuvem. O backup nf-e da vhsys é a funcionalidade que salva os XMLs para impedir as perdas.

O cliente precisa receber o XML?

Sim, o cliente tem direito ao XML, pois ele é o documento oficial da transação. É obrigatório enviar o XML para o cliente, assim ele pode cumprir as obrigações fiscais. O envio pode ser feito por e-mail ou por compartilhamento direto, como via aplicativos de mensagens ou plataformas de transferência de arquivos.

Posso emitir notas sem o XML?

Não. A nota fiscal eletrônica só é válida com o XML, e não apenas com o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é uma versão resumida e impressa).

Como gerar uma Danfe a partir do XML? 

Para gerar um DANFE a partir do XML, siga estes passos:

1. Utilize um sistema emissor ou visualizador de NF-e, o vhsys é um desses sistemas especializados. Ou utilize a ferramenta pública, por meio do Portal Sefaz.
2. Importe o arquivo XML no sistema.
3. O sistema transformará os dados do XML em um formato resumido e legível.
4. Imprima ou salve o DANFE em PDF para consulta ou transporte da mercadoria.