Como preencher uma nota fiscal sem erros e evitar problemas

Preencher uma nota fiscal pode ser um desafio no início, ela é o documento responsável por registrar transações de venda de produtos ou serviços, formalizando as operações comerciais. Por conter diversas informações importantes, como dados do emitente, do destinatário, valores e impostos, a nota fiscal possui vários campos que precisam ser preenchidos corretamente.

Por isso, entender cada campo e como preenchê-lo é essencial para evitar problemas fiscais, como multas, divergências em auditorias ou até prejuízos financeiros. Neste artigo  vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre esses campos, quais informações são necessárias para emitir sua nota fiscal e muito mais! Pronto para começar?

O que você precisa para emitir uma nota fiscal?

Antes de mais nada é importante saber que o processo de emissão de uma nota fiscal pode variar de acordo com a legislação de cada município ou estado, a atividade da empresa, o setor em que atua e se ela comercializa serviços ou produtos.

Entendendo isso, você pode seguir o passo a passo abaixo para colocar a mão na massa e começar a gerar suas notas fiscais. 

• Identifique qual modelo de nota fiscal você deverá emitir:  NF-e, NFS-e, NFC-e, NFS-e, CT-e, entre outros;

• Confira se a sua empresa está com o cadastro ativo como emissora de notas fiscais na Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) do seu estado;
  
• Certifique-se de que você tenha um certificado digital ativo. Caso você ainda não possua um certificado digital entre em contato com uma Autoridade de Registro e solicite a emissão para continuar o processo;

• Escolha um sistema emissor de notas, para esse passo você tem diversas opções, uma delas é o Click NF-e da vhsys, que possibilita a emissão das duas notas fiscais GRATUITAMENTE em poucos segundos. 

Passo a passo para preencher uma nota fiscal

Uma Nota Fiscal, seja ela de produto ou serviço, é um documento que contém informações importantes para registrar e formalizar uma transação comercial. Por isso, é fundamental preencher cada campo corretamente para evitar erros, retrabalhos ou até penalidades fiscais. Pensando em simplificar esse processo,trouxemos um passo a passo detalhado que pode servir como guia para as suas primeiras emissões. Confira:

1. Preenchendo os dados da sua empresa

O primeiro passo para emitir uma Nota Fiscal é preencher os dados referentes à sua empresa. Certifique-se de incluir as seguintes informações:

• Nome Fantasia: o nome comercial pelo qual sua empresa é conhecida.
• Razão Social: o nome jurídico registrado da empresa.
• CNPJ: o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, que identifica a empresa perante a Receita Federal.
• Inscrição Municipal: registro emitido pela prefeitura para atividades sujeitas ao ISS (Imposto Sobre Serviços).
• Inscrição Estadual:número fornecido pela Secretaria da Fazenda do estado, obrigatório para empresas que realizam vendas de mercadorias.
• Endereço Completo: inclua a rua, número, complemento (se houver), bairro, cidade, estado e CEP.
• Contato: telefone e e-mail para eventuais comunicações.
• Regime Tributário: informe se a empresa é optante pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Essa informação é essencial para o cálculo correto dos tributos.

2. Informando os dados do cliente

O próximo passo é preencher os dados do cliente. Aqui, você pode se deparar com dois cenários: se o cliente for uma pessoa jurídica (empresa) ou uma pessoa física. Veja o que fazer em cada caso:

Quando o cliente for uma empresa (Pessoa Jurídica):

• Nome Fantasia;
• Razão Social;
• CNPJ;
• Inscrição Estadual (se aplicável);
• Inscrição Municipal (se aplicável);
• Endereço completo (com CEP).

Quando o cliente for uma pessoa física:

• CPF;
• Nome Completo;
• Endereço completo (com CEP).
• Certifique-se de solicitar ao cliente todas as informações corretamente para evitar problemas com a validade da nota fiscal.

3. Informações do produto ou serviço

Depois de preencher os dados da empresa e do cliente, é hora de inserir as informações detalhadas sobre o que está sendo comercializado. Essa etapa é crucial para garantir a transparência da transação. Veja os itens que precisam ser incluídos:

• Nome do produto ou serviço: descreva de forma clara e objetiva.
  
• Descrição detalhada: Insira o máximo de informações relevantes, como especificações técnicas, modelo, cor ou tamanho, no caso de produtos. Quanto mais detalhes melhor.

• Quantidade: informe a quantidade de itens ou o volume do serviço prestado.

• Valor unitário: registre o preço por unidade do produto ou do serviço.

• NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): esse código é utilizado para identificar a natureza do produto em transações nacionais e internacionais.

• CST ou CSOSN (Código de Situação Tributária): CSOSN para empresas do Simples Nacional e CST para outros regimes tributários. Ambos são utilizados para identificar a tributação do ICMS.

• CEST (Código Especificador da Substituição Tributária): quando aplicável, informe esse código para calcular os tributos.

Essas informações devem ser preenchidas com muita atenção, pois elas podem impactar diretamente na tributação cobrada na sua nota fiscal, então a nossa dica é: antes de mais nada consulte um contador.

4. Calculando e preenchendo os tributos

Nesta etapa, você deve calcular os tributos incidentes sobre a operação. É uma parte muito sensível e exige total atenção, já que as alíquotas e os impostos podem variar conforme o regime tributário da sua empresa e o tipo de produto ou serviço vendido. Os principais tributos a serem considerados são:

• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
• ISS (Imposto sobre Serviços);
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
• PIS e COFINS.

Considere o regime tributário da sua empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real) para preencher corretamente esses campos. Se você não tiver certeza sobre o cálculo,procure o apoio de um contador para evitar erros.

Além disso, inclua a origem do produto, que é um dado obrigatório para determinar se haverá algum imposto adicional, como tarifas aduaneiras em casos de importação.

5. Gerando o XML e o DANFe

Com todos os campos preenchidos, o próximo passo é gerar o arquivo XML da Nota Fiscal. Esse arquivo é o registro eletrônico oficial da transação e precisa ser enviado ao cliente, juntamente com o DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica).

O DANFe é uma versão simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, impressa em papel, que acompanha o transporte de mercadorias e facilita o acesso às informações principais da operação.

Dica de ouro: O arquivo XML deve ser armazenado pelo emitente por no mínimo 5 anos, conforme exigido pela legislação tributária brasileira. Garanta que os backups estejam organizados e seguros para evitar problemas futuros.

Além do preenchimento correto, é muito importante revisar todos os dados antes de finalizar a emissão. Pequenos erros podem gerar a necessidade de cancelamento ou emissão de notas fiscais complementares, o que pode causar atrasos e complicações para o seu negócio.

Seja qual for o porte da sua empresa, entender os detalhes do preenchimento da Nota Fiscal é um passo importante para a regularidade fiscal e o sucesso das suas operações. Com atenção aos dados e o apoio de um contador, sempre que necessário, você estará no caminho certo para emitir documentos fiscais com segurança.

O que significa cada campo da nota fiscal?

A nota fiscal é um documento detalhado, que carrega as principais informações sobre uma transação comercial, e para garantir que você conheça e entenda a importância de cada um desses campos, nós montamos uma tabela, confira:

Campo	Função	Para que Serve
Razão Social	Identifica o nome jurídico da empresa.	Formaliza a empresa juridicamente.
Nome Fantasia	Nome comercial da empresa.	Facilita a identificação da marca no mercado.
CNPJ	Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.	Identifica a empresa perante o Fisco.
Inscrição Estadual (IE)	Registro da empresa na Secretaria da Fazenda estadual.	Obrigatório para operações sujeitas ao ICMS.
Inscrição Municipal (IM)	Registro da empresa na prefeitura.	Obrigatório para prestação de serviços sujeitos ao ISS.
Endereço Completo	Detalhamento do local onde a empresa está estabelecida.	Facilita a localização fiscal e logística.
Telefone e E-mail	Contato da empresa.	Permite comunicação sobre a operação.
Nome ou Razão Social	Nome do cliente (físico) ou razão social (jurídico).	Identifica o destinatário da transação.
CPF ou CNPJ	Identificação fiscal do cliente.	Relaciona a operação ao cliente para fins fiscais.
Natureza da Operação	Descreve o tipo de transação.	Define a finalidade (ex.: venda, devolução, transferência).
Data de Emissão	Data em que a Nota Fiscal foi gerada.	Registra o momento oficial da emissão.
Data de Saída/Entrada	Data da movimentação da mercadoria.	Registra o transporte ou recebimento da mercadoria.
Código do Produto/Serviço	Código interno do item vendido.	Facilita o controle interno e fiscal da empresa.
Descrição do Produto	Detalhamento do item vendido.	Identifica claramente o produto ou serviço comercializado.
Quantidade	Número de unidades ou volume vendido.	Define o volume da operação.
Unidade de Medida	Forma de medição (ex.: unidade, kg, litros).	Padroniza a quantidade comercializada.
Valor Unitário	Preço por unidade ou serviço.	Calcula o valor total da operação.
Valor Total	Soma dos valores de todos os itens.	Define o valor total da transação.
NCM	Código de classificação fiscal do produto.	Necessário para identificar o tipo de mercadoria nacional e internacionalmente.
CST/CSOSN	Código de Situação Tributária.	Identifica a tributação incidente na operação.
CFOP	Código Fiscal de Operação e Prestação.	Define a natureza da transação para fins fiscais.
Base de Cálculo	Valor sobre o qual os impostos são aplicados.	Determina a base para cálculo dos tributos.
ICMS	Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.	Calcula o imposto devido ao estado.
PIS e COFINS	Tributos federais incidentes sobre receita bruta.	Arrecadam fundos para seguridade social.
ISS	Imposto sobre Serviços.	Incide sobre a prestação de serviços e é recolhido pelo município.
Modalidade do Frete	Indica o responsável pelo custo do transporte.	Determina quem paga o frete (remetente, destinatário ou terceiros).
Transportadora	Nome e CNPJ da empresa responsável pelo transporte.	Identifica o responsável pelo transporte das mercadorias.
Placa do Veículo	Placa do veículo utilizado no transporte.	Relaciona o transporte à mercadoria transportada.
Volumes	Quantidade de volumes transportados.	Especifica o número de pacotes, caixas ou contêineres.
Peso Bruto/Líquido	Peso total com embalagem (bruto) e sem embalagem (líquido).	Identifica o peso da carga transportada para controle e cálculo de frete.
Valor Total da Nota	Soma de todos os valores (produtos, tributos, frete e descontos).	Define o custo total da operação comercial.
Informações Complementares	Dados adicionais, como observações legais ou comerciais.	Fornece detalhes extras sobre a operação, quando necessário.
Chave de Acesso	Código único de identificação da Nota Fiscal.	Permite consultar e validar a Nota Fiscal nos sistemas da Secretaria da Fazenda.
Assinatura Digital	Certificação eletrônica da Nota Fiscal.	Garante a autenticidade e validade do documento perante o Fisco.
XML	Arquivo eletrônico da Nota Fiscal.	Registro oficial armazenado e enviado para validação fiscal.
DANFe	Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.	Versão impressa e simplificada da Nota Fiscal, utilizada no transporte da mercadoria.

Erros comuns ao preencher uma nota fiscal

Conheça os 5 erros mais comuns na hora de preencher uma nota fiscal e aprenda como evitá-los:

1. Escolher o CFOP errado: o CFOP é o código que identifica o tipo de operação, e o preenchimento errado deste código pode alterar o cálculo dos impostos e até mesmo invalidar a nota. 

Você pode consultar a Tabela CFOP para identificar o código certo para sua transação mas, fique atento e caso você não tenha certeza absoluta de qual é o CFOP correto para operação consulte um contador.

2. Inserir valores incorretos nos tributos: se os impostos não forem calculados corretamente, você pode acabar pagando valores a mais ou a menos, o que pode gerar multas. Para garantir que esteja tudo certo, consulte um contador. 

3. Usar um código NCM inválido: o NCM impacta em toda a cadeia tributária envolvida na transação comercial, então é preciso ficar de olho! Para consultar o seu NCM você pode acessar o site da receita federal do Brasil.

4. Não validar o certificado digital antes de começar: O certificado digital é uma peça importante na emissão de notas, pois ele garante a autenticidade da operação e muitas vezes é obrigatório. Então, você precisa garantir que o seu certificado esteja ativo. 

Em alguns sistemas de emissão como vhsys, por exemplo, você pode conferir a situação do seu certificado de um jeito super simples, além disso, quando seu certificado está próximo ao vencimento, o sistema emite alertas para que você possa renová-lo. 

5. Não conferir os dados do cliente: o preenchimento errado dos dados do cliente podem implicar no cancelamento da Nota Fiscal. Então, inclua no seu checklist de emissão um double check nos dados do cliente para garantir que tudo esteja correto.

Dica de ouro: Um sistema ERP pode diminuir consideravelmente os erros no momento da emissão da sua nota fiscal, isso acontece porque você precisa preencher as informações necessárias apenas uma vez, após isso o sistema puxa essas informações automaticamente, assim você diminui erros e ganha tempo. Com o ERP vhsys, por exemplo, você faz tudo isso em menos de um minuto!  

Principais dúvidas na hora preencher uma nota fiscal

E para finalizar a sua leitura sem nenhuma dúvida sobre o preenchimento da nota fiscal, vamos responder as perguntas mais frequentes sobre o tema, confira:

Quem é obrigado a emitir nota fiscal?

Todas as empresas, sejam MEIs ou pessoas jurídicas, que realizam vendas de produtos ou serviços de forma legal são obrigadas a emitir nota fiscal. Isso inclui empresas enquadradas no Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real. 

Qual a diferença entre nota fiscal de produto e de serviço?

A diferença é simples! A Nota Fiscal de produto é utilizada para registrar transações comerciais relacionadas a venda de produtos, enquanto a Nota Fiscal de Serviços é utilizada para registrar transações de prestação de serviço, como estadia em hoteis, voos, corte de cabelo etc.

O que fazer em caso de erro no preenchimento?

Em casos de erro no preenchimento da nota fiscal, você tem algumas opções: o cancelamento da nota (se estiver dentro do prazo), a emissão de uma nota de substituição, a emissão de uma nota complementar ou o mais comum, a emissão da carta de correção (CC-e).

É possível emitir nota fiscal como pessoa física?

Sim, é possível emitir nota fiscal como pessoa física. Embora não seja muito comum, pessoas que não possuem CNPJ e mesmo assim precisam emitir esse documento podem optar pela emissão da nota fiscal avulsa.