Como fechar o caixa no fim do dia?

Como fechar o caixa envolve a conferência e o registro de todo o dinheiro que entrou e saiu da loja durante o dia. É essencial que este processo seja feito sempre corretamente e tenha suas informações registradas de maneira segura para facilitar o controle financeiro e tributária da empresa.

Para descobrir como fechar o caixa no fim do dia de uma maneira mais segura e eficiente, é necessário implementar algumas práticas de registros da empresa.

O que é fechamento de caixa?

Fechar o caixa é a tarefa de registrar a entrada de dinheiro, o que acontece principalmente por meio das vendas, e a saída de dinheiro do caixa da empresa. 

Essa atividade pode ser principalmente em uma loja física que tem seus caixas físicos, mas a prática também pode ser feita por empresas prestadoras de serviços ou e-commerces, por exemplo.

Em um fechamento de caixa diário é importante ter as seguintes informações:

1. Saldo inicial: valor que consta no caixa no início do dia.
2. Vendas realizadas: informações importantes da venda como forma de pagamento e valor.
3. Reforço de caixa: é o dinheiro adicionado no caixa, prática muito comum quando é preciso inserir troco para dinheiro em espécie na loja, por exemplo.
4. Sangria de caixa: retirada de dinheiro que não foi programada previamente.
5. Devoluções: quando um valor que foi retirado do caixa é devolvido.

Por que fechar o caixa diariamente?

Aprender a como fechar o caixa diariamente é muito importante para garantir o controle e a segurança financeira da empresa.

1. Controle do fluxo de caixa: aprender a como fechar o caixa é essencial para que a gestão possa fazer o controle do fluxo de caixa, que é o monitoramento da entrada e saída de dinheiro total da empresa para então verificar se os recursos gerados são recursos suficientes para preencher o capital de giro da empresa.
2. Prevenção de fraudes: fechar o caixa todos os dias ajuda a encontrar possíveis erros, fraudes ou desvios de dinheiro da empresa. Comparar os registros financeiros com o dinheiro em caixa, por exemplo, permite analisar se há discrepâncias e investigá-las imediatamente.
3. Controle das metas de vendas: fechar o caixa todos os dias permite com que os gestores tenham um melhor acompanhamento das vendas da empresa, fazendo com que as medidas necessárias sejam tomadas para que a equipe alcance as metas estabelecidas. Por exemplo, se as vendas diárias não estão alcançando o objetivo desejado, é possível fazer promoções ou identificar o que precisa ser melhorado para reter clientes.
4. Cumprimento das obrigações fiscais e tributárias: os registros das vendas para fechar o caixa são importantes para garantir a organização e as conformidades fiscais e tributárias da empresa, além de facilitar a gestão financeira e contábil. 

Como fechar o caixa no fim do dia?

Para entender como fechar o caixa diariamente é simples, basta seguir estes passos:

1. Registre o saldo inicial do caixa 

O primeiro passo é registrar o saldo inicial do dia para ter um melhor controle do dinheiro que entrar ou sair.

2. Verifique todas as entradas e saídas

O passo mais importante é verificar e registrar todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa, que são:

1. Vendas realizadas: valor que entrou em cada venda.
2. Reforços: dinheiro que foi adicionado no caixa durante o dia.
3. Sangrias: retirada de dinheiro que não foi programada previamente.
4. Devoluções: valores que foram devolvidos após serem retirados do caixa em algum momento.

3. Confira se todos os valores estão corretos

Caso a sua empresa ainda não tenha um sistema para facilitar o registro das vendas e fazer o fechamento automático do caixa, é necessário revisar se os valores e as vendas anotadas estão corretas, se os valores descritos estão compatíveis com o que está de fato no caixa da empresa.

4. Conclua o fechamento de caixa

Após preencher todos os registros necessários para fechar o caixa e, principalmente, revisar as informações caso a empresa ainda utilize planilhas, então é possível finalizar o processo de fechamento de caixa do dia ou do expediente. 

Erros para se evitar e pontos de atenção ao fechar o caixa

Saber como fechar o caixa corretamente todos os dias é uma tarefa básica e muito importante para a gestão financeira de qualquer empresa. Por isso, gestores e suas equipes precisam estar atentos para evitar erros e possíveis problemas nas informações.

1. Não registrar todas as transações

É obrigatório registrar todas as movimentações necessárias no fechamento de caixa, pois esse procedimento garante que o valor total no caixa esteja correto. 

Portanto, certifique-se de que você registre corretamente todas as movimentações de venda e caixa em um sistema PDV ou em uma planilha.

2. Não registrar corretamente as informações das vendas

As informações das vendas são valiosas para a empresa tomar decisões e também prestar contas fiscais ou tributárias. Então, garanta que você anote corretamente as informações essenciais de cada venda ao fechar o caixa, como a forma de pagamento (se foi em dinheiro, pix ou cartão, por exemplo), o cadastro do cliente, o horário da venda, se houve desconto, entre outras informações relevantes.

3. Falta de conferência de documentos fiscais

É essencial que você confira todos os documentos fiscais relacionados às movimentações de caixa, como notas fiscais e cupons, para garantir que registrou tudo corretamente.

4. Erros de cálculo

Quem utiliza planilhas ou até mesmo o antigo “caderninho” frequentemente comete erros de cálculo no fechamento de caixa. Afinal, são muitas informações e outras coisas que acontecem na loja. Porém, essas falhas geram diferenças preocupantes no valor total do caixa. Por isso, verifique sempre se os cálculos estão corretos.

5. Falta de controle de troco

Você sabia que problemas com troco podem levar a erros no fechamento de caixa? Para isso, anote a adição e retirada de dinheiro quando for necessário. É sempre importante conferir se você anotou corretamente os valores de troco.

6. Ausência de sistema para automatizar o fechamento de caixa

Para garantir a segurança e a precisão dos registros financeiros na empresa, é importante automatizar o procedimento de fechamento de caixa. 

Para isso, usar um sistema de PDV é a opção mais indicada para empresas que desejam simplificar essa atividade e ao mesmo tempo obter benefícios significativos, como a segurança dos dados financeiros e o aumento de produtividade. 

Diferente do uso de planilhas ou do famoso “caderninho”, que pode levar a erros nos registros e inconsistências financeiras, um sistema PDV oferece diversas vantagens, como o registro automático das transações, o fechamento de caixa automático, a emissão de relatórios precisos em poucos cliques e a integração com outros sistemas, como ERP.

Com todas as informações sendo registradas automaticamente em um sistema PDV, o processo de fechamento de caixa pode ser concluído em poucos segundos, economizando tempo e permitindo que os gestores e suas equipes possam se concentrar em outras tarefas importantes. 

Além disso, um sistema PDV oferece recursos adicionais, como o gerenciamento de pagamentos, cadastro e histórico de clientes e a emissão de notas e cupons fiscais.