Fazer uma boa gestão financeira para pequenas empresas é fundamental para o sucesso dos negócios. Afinal, a organização e os resultados do setor financeiro influenciam o desempenho de todas as outras áreas da empresa: pagamento de fornecedores, investimento em equipamentos, contratação de mão de obra, controle tributário, entre outros.
De acordo com um estudo feito pelo Sebrae em parceria com o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), cerca de 25% das micro e pequenas empresas brasileiras fecham as portas antes de completar dois anos de atividade e, dentre os principais motivos para o fechamento, destacam-se a falta de capital de giro, a alta carga tributária e a falta de conhecimento em gestão financeira.
Embora seja essencial para o bom funcionamento dos negócios, a gestão financeira é um grande desafio para a maioria dos gestores, pois é preciso muita organização, planejamento e conhecimento para manter o fluxo financeiro correto.
Por isso, neste artigo vamos compartilhar algumas dicas muito importantes que é preciso considerar na hora de fazer a gestão financeira para pequenas empresas.
O que compõe a gestão financeira de uma pequena empresa?
A gestão financeira de uma pequena empresa é composta uma série de atividades e processos que envolvem o controle de todo o dinheiro da empresa, incluindo atividades como:
- Pagamento de contas a pagar e receber
- Monitoramento do fluxo de caixa
- Pagamento de fornecedores
- Controle tributário
- Elaboração de orçamentos
- Análise de investimentos
- Controle de custos e despesas
Como fazer a gestão financeira de pequenas empresas?
Para fazer a gestão financeira para pequenas empresas, é necessário ter um ótimo planejamento e ter todas as atividades funcionando corretamente.
1. Organização das contas
O controle de contas a pagar e receber é uma das principais atividades da gestão financeira para pequenas empresas, pois é o processo que gerencia os prazos de pagamentos e recebimentos para evitar o atraso e a inadimplência dos negócios.
É muito importante que os gestores tenham um sistema de controle financeiro eficaz, que alerte sobre as datas de pagamentos, mantenha um fluxo de cobrança funcionando e tenha todos os dados necessários sempre à vista para a tomada de decisões.
2. Fluxo de caixa
Fazer o fluxo de caixa é uma atividade fundamental para a gestão financeira de uma pequena empresa, pois é o processo de registro e controle de todas as entradas e saídas de dinheiro – tarefa que permite os gestores obterem uma visão clara da saúde financeira do negócio.
Através do fluxo de caixa, é possível identificar oportunidades de investimentos, falhas a serem corrigidas, custos e despesas que precisam ser reduzidas, picos de vendas, entre muitas outras informações relevantes para ações estratégicas da administração financeira.
3. Classificação de custos fixos e variáveis
A classificação de custos fixos e variáveis é uma atividade para categorizar as despesas da empresa. Essa classificação é importante para a gestão financeira de uma pequena empresa, pois permite uma análise mais precisa dos custos envolvidos na produção ou venda dos produtos e serviços.
- Custos fixos são aqueles que permanecem inalterados, independentemente do volume de produção ou vendas da empresa, como aluguel, internet, salários dos funcionários, seguros, mensalidade do sistema utilizado, entre outros.
- Custos variáveis são aqueles que se alteram de acordo com o volume da operação ou das vendas da empresa, como compra de matérias-primas, embalagens, entre outros.
Com base na organização de custos fixos e variáveis é possível identificar oportunidades de redução de despesas fixas, que geralmente são mais difíceis de serem cortadas, e encontrar maneiras de aumentar a eficiência dos processos de produção, compra de mercadorias, venda ou prestação de serviços, a fim de reduzir os custos variáveis.
4. Ferramentas de apoio
Organização é um mandamento na gestão financeira para pequenas empresas, para isso é primordial contar um sistema que permita controlar e automatizar as finanças da empresa. Dessa forma, a sua administração consegue obter benefícios como:
- Integração: com um sistema que possua a funcionalidade de controle financeiro, como um ERP, é possível integrar as informações financeiras com outras áreas da empresa, como vendas, compras de mercadorias e estoque. Isso possibilita uma visão geral do negócio, facilitando a execução de tarefas, a tomada de decisões e a análise de resultados, além de gerar mais segurança nas transações financeiras.
- Análise de dados: com um sistema gestão seus relatórios financeiros ficam mais completos, permitindo a análise de dados importantes para a tomada de decisões, como fluxo de caixa, lucratividade, rentabilidade e indicadores de desempenho.
- Automatização de processos: um sistema como o ERP automatiza muitas atividades financeiras, como a emissão de notas fiscais, o controle de contas a pagar e a receber, a conciliação bancária e o fechamento do caixa. Com isso, é possível economizar tempo e aumentar a eficiência dos processos financeiros.
- Redução de erros e prejuízos financeiros: um sistema para o controle financeiro pode ajudar a reduzir erros manuais, como duplicidade de lançamentos e erros de digitação, aumentando assim a precisão dos dados financeiros e evitando problemas futuros.
5. Automação de cobranças
Garantir que os recebimentos da empresa estejam em dia é muito importante para a saúde financeira da empresa. Por isso, esse setor deve ter uma ótima organização das cobranças a serem feitas e um fluxo assertivo de relacionamento com os clientes.
6. Conciliação bancária
A conciliação bancária é utilizada para comparar as informações financeiras registradas na contabilidade da empresa com as informações fornecidas pelo banco, a fim de verificar se há divergências.
O objetivo dessa atividade é garantir que as informações financeiras da empresa estejam precisas e atualizadas para evitar problemas fiscais e prevenir fraudes..
7. Integração de áreas
O setor financeiro impacta todas as outras áreas da empresa, por isso é muito importante que os gestores garantam que os departamentos estejam devidamente integrados para evitar erros nas informações, atraso nos pagamentos e falhas nos investimentos.
8. Gestão de inadimplência
A gestão da inadimplência serve para prevenir e gerenciar a inadimplência, ou seja, a falta de pagamento de dívidas. É um processo essencial para a saúde financeira dos negócios, especialmente para as pequenas empresas, que têm menos recursos para lidar com a inadimplência e precisam estar em boas condições para conseguir investimento, quando necessário.
9. Metas de gastos e crescimento
A gestão financeira para pequenas empresas gerencia os recursos disponíveis para a empresa usufruir, o que faz necessário realizar um planejamento consistente para controle de despesas e investimento com foco nos resultados.
10. Reserva financeira
Na vida pessoal e empresarial, organizar uma reserva financeira é uma das melhores práticas para garantir a saúde financeira e prevenir contra imprevistos. Para isso, é necessário:
- Definir uma meta para o valor da reserva contando com os objetivos da empresa e suas despesas
- Definir um prazo para atingir o valor esperado
- Indicar as ações que serão feitas para alcançar o valor necessário
- Fazer os investimentos necessários
- Manter a organização e disciplina no planejamento financeiro
11. Investimentos
Obter e fazer investimentos é uma missão desafiadora da gestão financeira para pequenas empresas, pois seu crescimento depende muito disso. Por isso, a administração precisa preparar as finanças e a imagem da empresa para receber investimentos, quando faz sentido para a expansão dos negócios.
As três frentes de ação de gestão financeira para empresa
Para uma gestão financeira eficaz, podemos trabalhar com três pilares:
1. Gestão do caixa no dia a dia
Fazer a gestão do fluxo de caixa diariamente na empresa é uma tarefa muito importante que não deve ser negligenciada, pois é o que permite controlar a entrada e saída de dinheiro do negócio a fim de ajustar as ações necessárias para atingir os objetivos e gerenciar custos.
Para essa atividade, muitas empresas que possuem loja física contam com um sistema chamado PDV para frente de caixa para organizar com muita segurança e facilidade as questões financeiras da empresa, como emissão de notas fiscais, fechamento do caixa, monitoramento dos resultados, etc.
2. Gestão de investimentos
A gestão de investimentos gerencia os recursos financeiros com o objetivo de maximizar o retorno dos investimentos, minimizar os riscos e obter crédito no mercado. É uma prática primordial para as empresas, mas infelizmente os pequenos negócios acabam deixando de lado. Por isso, para se destacar no mercado e acelerar seu crescimento, estude sobre investimentos e inclua essa prática na administração financeira.
3. Gestão de crises
Toda empresa deve estar preparada para enfrentar adversidades, seja quedas de vendas que podem ser previstas em determinados períodos do ano ou possíveis crises externas que afetam o andamento dos negócios.
Ter um plano de contingência, saber gerenciar despesas, fazer uma reserva financeira e ter possibilidade de conseguir investimentos são ações que precisam estar em andamento em uma gestão financeira preparada para gerenciar crises.
O que NÃO fazer na gestão financeira da empresa
Nós compartilhamos várias práticas essenciais para uma boa gestão financeira para pequenas empresas. Porém, além das boas práticas, existem alguns comportamentos que sua gestão precisa evitar ao máximo para não prejudicar a saúde financeira dos negócios, são eles:
1. Deixar de definir um pró-labore
Se você é empreendedor, a regra número um da sua gestão deve ser: jamais misture as finanças da empresa com suas finanças pessoais. Nunca retire dinheiro do caixa para pagar contas e não insira dinheiro pessoal sem justificativa na empresa.
Para organizar essa questão, o empreendedor deve definir o seu pró-labore, que é uma espécie de “salário”, podendo ser um valor fixo ou uma porcentagem do lucro da empresa, por exemplo. Dessa forma, o gestor recebe seu pagamento e não precisa misturar o dinheiro da empresa com suas finanças pessoais.
2. Não ter uma reserva financeira
É preciso estar preparado para possíveis ameaças externas e dificuldades financeiras. Se o seu negócio ainda não possui uma boa reserva de valores, comece a planejar agora mesmo o quanto a gestão precisa alcançar para manter a segurança financeira dos negócios.
3. Se esquecer de registrar todas as entradas e saídas
Ter o registro correto das entradas e saídas de dinheiro da empresa é importante para a gestão financeira gerenciar todas as ações, mas também é essencial para a segurança dos negócios, a fim de evitar multas ou fraudes. Portanto, instale um mecanismo preciso de registro de transações financeiras e treine todos os seus funcionários para tal atividade.
Um sistema ERP pode auxiliar nessa tarefa, pois registra todas as movimentações de maneira integrada para que os gestores tenham todos os dados necessários em mãos.
4. Não possuir objetivos financeiros
De maneira geral, o objetivo de toda empresa é lucrar e crescer, certo? Mas toda gestão precisa trabalhar com metas específicas para guiar as atividades de maneira bem-sucedida dentro dos negócios.
Por exemplo, quanto a empresa precisa lucrar para crescer? Qual o prazo para atingir os resultados estimados? Quais as ações e investimentos que precisam ser feitas para alcançar as metas?
Definir metas reais e específicas é o primeiro passo para um planejamento correto da gestão financeira das pequenas empresas.
Saiba mais sobre como fazer a gestão financeira da sua empresa!
