WhatsApp Business: Como usar na sua empresa

Se você é empreendedor e precisa se comunicar constantemente com seus clientes, o WhatsApp disponibiliza uma ferramenta ideal para você: o WhatsApp Business, ou WhatsApp comercial.

Essa ferramenta é uma versão do aplicativo feita exclusiva para empresas.

Utilizando esse aplicativo você terá mais funcionalidades em relação ao WhatsApp convencional. Podendo se comunicar com seus clientes de forma prática, separando suas conversas pessoais dos contatos profissionais. E também conta com funções que ajudam a promover seus produtos e comunicar promoções de vendas para seus clientes.

Veja o que você vai encontrar por aqui:

Como funciona o aplicativo WhatsApp Business?

Por que utilizar o WhatsApp Business?

Como mudar para conta comercial?

Como faço para usar o WhatsApp Business no meu celular?

Funcionalidades do WhatsApp Business:

WhatsApp Web

Como posso aumentar as vendas usando o WhatsApp Business?

WhatsApp Business em dois celulares

Como funciona o aplicativo WhatsApp Business?

A versão para negócios é quase igual à versão tradicional. A navegação e usos são idênticos. Se você já utiliza a versão convencional, não terá dificuldade de usar a versão para negócios.

Assim como o aplicativo convencional, o WhatsApp Business é gratuito e está disponível para instalação em celulares com sistema Android e iPhone.

Por que utilizar o WhatsApp Business?

A grande vantagem de trabalhar com esse aplicativo é poder organizar seus contatos e ter um atendimento mais profissional com seus clientes.

Ele é um aplicativo separado do Whatsapp convencional e te permite cadastrar um novo número de contato, podendo inclusive ser o telefone fixo da sua empresa. Assim, você pode manter todos seus contatos e conversas profissionais em um local diferente das suas conversas pessoais e dos grupos de amigos e família.

A versão para empresas também conta com algumas funcionalidades diferentes que ajudam a catalogar suas conversa e fazer envios de promoções. Falamos dessas funções mais à frente neste artigo.

Como mudar para conta comercial?

Basta fazer o download do aplicativo e criar uma conta para sua empresa.

Uma das vantagens é que você pode cadastrar um telefone fixo do seu estabelecimento como número da sua conta de WhatsApp Business.

Porém, se você já usa a versão comum do app, não é permitido usar o mesmo número de telefone na conta do Whatsapp Business. Você precisa escolher somente uma das versões para usar um número de celular.

Tenha também muito cuidado na hora de criar a conta da sua empresa. O aplicativo vai criar uma conta de usuário vinculando o número com as informações que você incluir, e essas informações não podem ser alteradas no futuro. Então verifique bem se o nome está correto e evite brincadeiras ou incluir ofertas pontuais, pois não será possível alterar depois.

Como faço para usar o WhatsApp Business no meu celular?

Siga os passos abaixo para instalar o aplicativo:

1. Entre na loja de aplicativos do seu celular;
2. Faça uma busca por WhatsApp Business;
3. Faça o download e instale o aplicativo;
4. Com o aplicativo instalado, faça a configuração da sua conta e pronto! Já pode começar a utilizar e atender seus clientes.

Funcionalidades do WhatsApp Business:

Apesar de ter uma aparência bem similar ao whats convencional, a versão para negócios possui algumas funcionalidades diferentes que ajudam a promover sua empresa:

#1 – Perfil empresarial

Na hora de criar sua conta na versão para empresa, você vai perceber que precisa preencher algumas informações referentes à sua empresa:

• Nome da Empresa
• Horários de funcionamento;
• Endereço do site – você pode também cadastrar um email ou um link para um perfil das suas redes sociais;
• Segmento de atuação;
• Breve descrição da empresa – o espaço é pequeno, seja objetivo e conte em poucas palavras o que você faz de forma que seu cliente entenda sem precisar perguntar mais detalhes;
• Endereço – é possível até indicar diretamente com link para um mapa e facilitar a visita do seu cliente.

Garanta que essas informações estejam atualizadas e corretas, pois elas ficarão expostas para os clientes sempre que eles clicarem para ver seu Perfil.

#2 – Respostas Rápidas

Sabe quando os sites possuem uma área de Perguntas Frequentes? Essa funcionalidade é quase a mesma coisa. Com ela você pode criar algumas respostas prontas para responder perguntas comuns que os clientes possam fazer.

Então se o cliente perguntar se tem alguma oferta, você pode ter uma resposta rápida informando qual é a oferta e os descontos. Outra opção é quando o cliente pergunta se você faz entregas, e você ter uma resposta rápida indicando o link do seu site de delivery, por exemplo.

#3 – Respostas Automáticas

Além das opções de Respostas Rápidas, também é possível configurar algumas respostas padrões que são disparadas automaticamente quando o seu cliente envia uma mensagem.

Você pode criar uma mensagem de boas vindas, recebendo o seu cliente de uma forma mais divertida e personalizada. Outra opção é criar respostas de ausência, para informar o cliente que você não está disponível e orientar qual o melhor horário para ele voltar a entrar em contato.

#4 – Etiquetas para organizar conversas

Organização é um item fundamental para atender seus clientes com atenção e qualidade. Uma das funções mais legais do WhatsApp Business é a possibilidade de catalogar as conversas com etiquetas.

Assim você pode organizar os contatos e as conversas conforme o status da negociação, o tipo de cliente, ou até a prioridade do atendimento. O Whats já propõe algumas etiquetas padrões, mas você pode criar as suas próprias e organizar da forma que quiser.

WhatsApp Web

Assim como na versão convencional do whats, a versão para empresas também tem a opção de você conversar usando o computador. Isso ajuda bastante no dia a dia, evitando que você tenha de pegar o celular toda hora.

A forma de conectar é a mesma. Basta abrir o site web.whatsapp.com ; abrir o WhatsApp Business no celular; ir até o menu e escolher a opção WhatsApp Web; e então mirar a câmera do celular para o QR code que estará na tela do computador.

Como posso aumentar as vendas usando o WhatsApp Business?

Esta ferramenta foi criada para facilitar a interação com cliente e potenciais clientes do seu negócio. Se usada de forma correta, poderá ajudar a aumentar as suas vendas:

1 – Utilize listas de transmissão e não grupos

É comum criar Grupos para fazer o envio de mensagens em massa. Essa prática nem sempre consegue atingir o objetivo, além de ser considera irregular pela própria ferramenta e poder gerar penalidades para sua conta. Grupos costumam sair do controle, as pessoas se incomodam em serem adicionadas em algo que não solicitaram, alguns bloqueiam notificações e não verão as mensagens, e você acaba não tendo o resultado que esperava.

As Listas de Transmissão são mais fáceis de manusear e mais assertivas na hora de enviar as mensagens de promoção e divulgação para seus clientes. Com elas, você pode enviar a mesma mensagem para uma lista de contatos pré-definidas por você. Se você tem uma oferta exclusiva para clientes VIP, você pode criar uma lista com esses clientes e fazer um disparo exclusivo.

Outra vantagem é que quando o cliente responde sua mensagem, ela é enviada somente a você. Diferente de grupos, onde a mensagem é vista por todos. E com isso você pode ter um tratamento diferenciado para cada cliente.

Importante: Apenas os contatos que possuem seu número adicionado no telefone poderão receber suas mensagens. Caso o cliente não esteja recebendo a sua transmissão, peça para ele adicionar seu número no aparelho dele.

Como criar uma Lista de Transmissão?

1. Abra o WhatsApp Business;
2. Na tela de listagem de conversas, vá até o menu e clique em Nova transmissão;
3. Toque no botão+ ou digite os nomes dos seus contatos para escolher os destinatários
4. Clique em Pronto e depois em Criar

Seguindo estes passos você terá criado uma lista com destinatários para suas transmissões. Agora, quando você enviar uma mensagem para sua lista de transmissão, todos os destinatários receberão a sua mensagem. 

2 – Aproveite o Status do WhatsApp

O Status é outra forma de chamar atenção para suas divulgações. Essa é uma função que também existe na versão convencional do app e funciona como as Histórias (ou Stories) do Instagram, onde você publica uma foto ou vídeo e ela fica disponível para visualização por 24 horas.

Quando há alguma nova postagem no status, aparece uma bolinha na aba para informar uma notificação. E é muito comum as pessoas ficarem curiosas e clicarem para saber o que , até porque não é todo mundo que usa essa função.

Você pode usar essa função para promover ofertas exclusivas, noticiar lançamentos, ou criar um novo canal de relacionamento publicando dicas, mensagens, e até depoimentos.

3 – Crie um cronograma de mensagens

Crie o hábito de sempre estar atualizando as suas divulgações, sejam novos produtos, serviços ou alguma promoção que esteja fazendo. Um cronograma te dá mais controle para saber quando e como postar, de acordo com o que você já está fazendo.

4 – Ofereça conteúdos ricos como áudio, vídeos e documentos

As imagens são mais fáceis de serem criadas e possem uma leitura rápida do conteúdo, mas o WhatsApp permite outros formatos mais ricos que chamam atenção e diferenciam sua comunicação.

Experimente filmar seus novos produtos e convide os clientes a visitarem o seu negócios para conferirem de perto. Crie áudios divertidos para comunicar alguma oferta. Use documentos em PDF para enviar catálogos e propostas.

Hoje em dia é possível fazer todo uma negociação que você faria por email, inteiramente no zap!

5 – Crie campanhas de vendas

Além das ofertas que você já cria e divulga, você pode trabalhar com campanhas exclusivas para o WhatsApp.

Primeiro, defina bem os objetivos da sua ação de vendas e como o Whats pode te ajudar. Nem tudo pode ser feito na ferramenta, e nem toda abordagem é legal de ser feita em um ambiente de mensagens diretas. Lembre que seu cliente usa essa plataforma para falar com amigos e se divertir.

Crie campanhas de Indique e Ganhe, faça materiais que possam ser compartilhados e aumentem a divulgação do seu produto, incentive seus clientes a participarem das vendas e divulgação em troca de cupons ou brindes.

6 – Não demore para responder as mensagens

Como dito acima, o WhatsApp é uma ótima plataforma para ajudar o seu negócio, mas é preciso que você faça sua parte.

Aproveite a praticidade do aplicativo para responder de forma efetiva às perguntas dos clientes. Esteja sempre atento aos questionamentos e procure se mostrar sempre disposto a ajudar no que seus clientes precisarem.

Aproveite os recursos para personalizar o atendimento. Responda com vídeos, envie documentos, e esteja pronto para receber mensagens em formatos diversos também. O aplicativo irá ajudar a estreitar e melhorar a relação com o seu público, mas você precisa estar disposto a atender.

Importante: Você pode e deve determinar um horário de atendimento. Eduque seu cliente, responda nos horários que você está efetivamente trabalhando e evite atender demandas de madrugada ou no final de semana.

7 – Defina um responsável pelo canal

Para manter sempre o mesmo tom de voz e comunicação, é importante definir uma pessoa que fique responsável sempre pelo WhatsApp do negócio, de preferência alguém que entenda bem dos produtos e serviços, bem como conhecimento da norma culta da língua.

WhatsApp Business em dois celulares

Infelizmente, o aplicativo não permite acesso à mesma conta em dois aparelhos diferentes. Isso é uma medida de segurança da plataforma para evitar fraudes e o uso indevido da sua conta por pessoas má intencionadas. 

Contudo, você pode usar o Whats normal e o Business no mesmo celular. Por se tratar de dois aplicativos diferentes, é possível instalar ambos no mesmo dispositivo. 

É importante lembrar que mesmo com os dois aplicativos no mesmo dispositivo, você precisa de dois números de telefone diferentes para utilizar os aplicativos.

O mundo do online está aí para facilitar a vida dos novos empreendedores que precisam ganhar visibilidade no mercado. Uma divulgação bem feita, com as ferramentas certas, podem garantir bons resultados para a marca.

Outra necessidade é estar sempre atualizado com ferramentas que agilizam os processos e gestão e de atendimento aos clientes.

O sistema vhsys é uma solução completa para gestão de pequenas e médias empresas. Com ele você automatiza fluxos financeiros, fechamento de caixa, controle de estoque, emissão de Notas Fiscais, e outras diversas necessidades que o empreendedor tem na sua rotina de gestão.

Investir em tecnologias é uma opção barata e necessária para tornar sua empresa mais organizada!

Gostou das dicas? Existe algum outro aplicativo que ajuda o seu negócio? Deixe seu comentário!