Como um sistema de gestão pode ajudar o departamento pessoal a ser mais ágil

Você já parou para analisar como a eficiência e produtividade andam juntas?

Até aí, nada de novo, é só parar para olhar as empresas de maior sucesso. Você verá detalhadamente que as estratégias gerenciais dessas organizações são focadas na eficiência dos processos e que consequentemente trazem mais produtividade.

Mas, o que muitas empresas ainda não sabem é como tornar seus processos mais eficientes. E, quando inserimos esse problema ao departamento de pessoas o cenário é ainda mais complexo.

Sabemos que um dos desafios do setor de recursos humanos é arrumar tempo para organizar as atividades. São tantos processos que acontecem simultaneamente, que desenvolvê-los e ainda atuar estrategicamente é uma tarefa quase impossível.

Mas, é justamente aí que mora o perigo, afinal o departamento de recursos humanos precisa ser estratégico. Isso, porque ele é responsável por reter talentos, diminuir custos com turnover, criar estratégias motivacionais e fazer processos seletivos assertivos.

Agora eu te pergunto: como agir estrategicamente em todos esses processos?

A maioria dos empreendedores responderia a minha pergunta dizendo: “contratando profissionais mais qualificados”. Mas,  preciso te dizer que nem sempre essa é a solução.

De nada adianta ter profissionais extremamente qualificados se sua empresa utiliza sistemas ultrapassados, com processos burocráticos. A verdade é que reter talentos em meio a esse cenário é bem difícil.

O mercado de trabalho está mudando, assim como o perfil dos profissionais. Por isso, é necessário uma transformação no processo de gestão, e a tecnologia pode ser uma grande aliada das organizações nesse processo.  

Como um software de RH pode deixar o setor mais estratégico?

A área de recursos humanos sempre foi conhecida como um dos setores mais burocráticos de uma empresa, mas isso vem mudando. Nos últimos anos, o mercado de trabalho tem passado por grandes avanços e aprimoramento das tecnologias.

O uso do Big Data e da Internet das Coisas vem contribuindo para as tomadas de decisões. Principalmente naquelas direcionadas ao capital humano das empresas.   

Desde o controle de ponto até a seleção de profissionais, todos os processos de RH estão passando por frequentes transformações. Com ferramentas modernas e mais tecnológicas, as atividades antes burocráticas e demoradas tornam-se rápidas, eficientes e estratégicas.

Por isso, é importante que o gestor de recursos humanos tenha amplo conhecimento da relevância dos bons sistemas para alavancar os resultados relacionados ao capital humano.

Dessa forma, sua empresa poderá investir em sistemas que farão a diferença nos processos executados, buscando sempre auxiliar na produtividade da equipe.

As principais vantagens dos sistemas de RH

Existem diversos tipos de softwares de RH, entre eles sistemas de controle de ponto online e softwares para recrutamento e seleção.

Agora, vamos conhecer os benefícios de investir em novas tecnologias para o setor de recursos humanos.

Facilidade de acesso às informações

Qual gestor nunca passou por aquela situação onde precisou de uma informação com urgência, mas o funcionário que possui tal dado não estava na empresa naquele momento?

Um bom sistema de gestão poderia facilmente acabar com esse tipo de situação, pois na maioria dos casos, os dados são armazenados em nuvem possibilitando acesso de múltiplas pessoas de qualquer lugar.

Um bom software otimiza muitos processos que antes eram burocráticos. O cadastro de funcionários, por exemplo, pode ser atualizado pelo próprio colaborador ou pelo gestor responsável em uma plataforma online.

Outro exemplo é o sistema de controle de ponto online, onde as informações da marcação de ponto são enviadas em tempo real para o softwares de tratamento de ponto, facilitando assim a gestão das jornadas de trabalho.

Sistemas como esse modernizam os processos e garantem que decisões sejam tomadas com base nas informações em tempo real, integrando também a gestão de RH com os outros setores da empresa.

Administração mais eficiente com custos reduzidos

Não dá para pensar em modernização de processos sem falar sobre a redução de custos que muitas tecnologias proporcionam às empresas.

Como vimos, a facilidade e praticidade na coleta de informações trazem inúmeras vantagens. Quando comparamos sistemas em nuvem com sistemas baseados em papéis e planilhas, esses benefícios são ainda mais expressivos.

Um exemplo disso é quanto tempo uma empresa demora para fechar a folha de pagamento quando utiliza um sistema de controle de ponto manual. Arrisco a dizer que esse processo levaria nada menos que uma semana.

Já com controle de ponto online, as equipes de gestão podem fazer o gerenciamento do ponto a cada dia. Dessa forma, quando chega no final do mês, o RH levaria menos de três dias para fazer o fechamento do ponto e da folha de pagamento.

No mundo corporativo, tempo é dinheiro, e rapidez nos acessos a documentos e informações aceleram as tomadas de decisões.

Melhora da produtividade dos funcionários e integração entre departamentos

É importante lembrar que o RH é um departamento que precisa se relacionar com todos os setores da empresas. Ou seja, ele possui uma função de staff, assessorando todos os outros gestores.

Para isso, é necessário que tenha alinhamento, compartilhamento e integração entre os vários sistemas e setores da empresa.

Não adianta ter um sistema de folha de pagamento eficiente se o seu sistema de controle de ponto for burocrático. Uma informação depende da outra, da mesma forma que o departamento financeiro dependerá do departamento pessoal para realizar os pagamentos dos funcionários.

Nesse caso, ter uma integração de todos os setores permite que a administração das informações sejam mais ágeis e eficazes, facilitando assim uma gestão mais estratégica.

Viu só? Os sistemas de gestão de pessoas têm o objetivo de otimizar os processos e auxiliar na tomada de decisões de forma mais rápida, segura e precisa.

Desta forma, começa a ficar inviável para as empresas utilizar sistemas ultrapassados em suas rotinas e perder tempo fazendo tarefas que podem ser automatizadas, não é mesmo?

Por isso, muitas empresas já se renderam às ferramentas de gestão, que unem o trabalho humano à tecnologia, se tornando umas das melhores soluções do mercado.  

Cheron Moura é formada em Jornalismo e é especialista em Marketing Digital. Trabalhou com gestão de RH e aos poucos foi se especializando em comunicação interna. Atualmente atua na equipe de comunicação da PontoTel.