Equipe reduzida, pouco tempo disponível ou mesmo desconhecimento do processo são os principais fatores apontados por empreendedores e gestores na hora de realizar o fechamento de caixa. Para manter suas finanças em ordem é importante que o fechamento de caixa seja feito diariamente. Nesse artigo vamos falar sobre a importância e como fazê-lo corretamente.
Fechar o caixa todo dia?
Sim, essa é a maneira ideal. Para evitar equívocos e esquecimentos dos valores lançados. O fechamento de caixa faz parte da rotina da gestão financeira de empresas de todos os portes e significa que os valores de entrada e saída devem coincidir. É preciso que sejam verificados por meio de documentos.
O fechamento do caixa exige atenção e cuidado, tanto na conferências dos valores, quanto dos documentos que indicam as transações realizadas a cada dia. Para isso é necessário criar uma rotina de procedimentos a ser seguida diariamente, nela o gestor acompanha as operações, evitando erros e problemas fiscais futuros.
Abertura do caixa
A abertura do caixa deve ser realizada dando entrada no valor de reserva, também chamado de fundo de troco. Em sua planilha, anote esse valor, ele deve ser uma quantia pequena, composta por cédulas e moedas. Estará disponível para que os funcionários forneçam aos clientes, na hora dos recebimentos. Também pode ser utilizado para pequenas despesas.
Registre as transações
Após a abertura, inicia-se a registrar todas as entradas e saídas que acontecerem. Para facilitar, pode-se indicar um funcionário para a função, ou por turno. Se ainda estiver fazendo o controle manual, anote cada operação, separe os comprovantes e confira os dados. Caso utilize um software de gestão, como o oferecido pela VHSYS, lance as movimentações no sistema e armazene os documentos comprobatórios.
Fechamento de caixa:
Separe os valores por tipo de transação, crie categorias
- Dinheiro;
- Cheques;
- Cartões;
- Despesas
O fechamento do caixa deve ser feito somando todas as entradas, com o fundo de troco, subtraindo, em seguida, todas as saídas. O saldo das transações deve ser igual à abertura do caixa. Se houver divergências é importante revisar as anotações. E para evitá-las é importante fazer a conferência todo dia, ou turno.
Com o uso de um sistema de gestão essa parte é muito prática, uma vez que ele fornece os relatórios com as transações, bastando que se faça a conferência com os comprovantes. A possibilidade de erros é muito pequena e facilmente contornável. Conheça a solução do VHSYS e facilite a gestão do seu fechamento de caixa! clique aqui e teste gratuitamente.
E sua empresa como faz o fechamento do caixa? Comente!
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