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Controlar o estoque de uma pequena empresa é importante para evitar desperdícios, garantir vendas e controlar a gestão financeira do negócio. Sem o controle de estoque, é comum faltar produtos importantes ou sobrar itens parados nas prateleiras, por exemplo. A gestão eficiente do estoque ajuda a tomar decisões mais estratégicas e reduzir custos.
Fazer o controle de estoque de uma pequena empresa significa acompanhar o que entra e sai, garantindo que os produtos certos estejam disponíveis na hora certa. Para isso, é preciso ter um bom levantamento dos itens, organizá-los de forma clara e manter registros atualizados.
Esse controle evita prejuízos com perdas ou excessos e permite uma gestão mais eficiente do negócio e é possível fazer isso com organização e ferramentas simples, como o uso de planilhas, ou sistema de gestão automatizado.
Faça uma lista com todos os itens que sua empresa trabalha. Classifique por tipo, uso ou frequência de venda. Isso facilita a organização e o acesso aos produtos. Uma boa base evita confusões e perdas.
Defina onde cada produto será armazenado dentro do estoque. Use etiquetas, prateleiras e categorias visuais. Um estoque bem organizado acelera o atendimento e evita erros. A visualização facilita o controle diário.
Anote tudo que entra e sai do estoque, seja em planilhas ou sistemas. Isso garante um controle atualizado e real das quantidades disponíveis. Esse passo é essencial para evitar rupturas ou excessos de produtos.
Defina um número mínimo e máximo para cada item. Quando atingir o mínimo, já é hora de repor. Isso evita que produtos faltem ou fiquem parados em excesso. Planejar com base nesses limites melhora o fluxo do estoque.
Faça contagens físicas periódicas para comparar com os registros. Assim, é possível identificar falhas, perdas ou desvios. Aqui, uma planilha ou um sistema de gestão podem ajudar e otimizar seu trabalho.
Para fazer uma boa gestão de estoque, você pode escolher um método de controle que ajude a organizar a saída dos produtos e calcular corretamente os custos.
Cada método tem uma lógica diferente e pode ser mais indicado dependendo do tipo de mercadoria ou do modelo de negócio. Confira os principais métodos para o controle de estoque:
| PEPS (FIFO) | UEPS (LIFO) | Custo Médio |
| PEPS significa primeiro a entrar, primeiro a sair. Os itens mais antigos saem primeiro do estoque. | Último a entrar, primeiro a sair. Os itens mais novos saem primeiro do estoque. | Calcula-se o valor médio dos produtos em estoque para apurar o custo das vendas. |
| Um mercado usa PEPS para vender produtos com validade próxima, como iogurtes. | Uma loja de tintas usa UEPS para vender primeiro os lotes mais recentes. | Uma papelaria soma os preços de compra de canetas e usa a média para vender. |
Todas as atividades que envolvem o controle de estoque irão impactar diretamente na identificação e prevenção de perdas. Mas, é claro que existem algumas práticas específicas para essa prevenção, vamos conhecer algumas delas:
Grande parte das perdas de estoque estão relacionadas à compra de produtos com pouca ou nenhuma rotatividade, a consequência disso pode ser ainda pior quando os produtos em questão são perecíveis, isso é o caso de alimentos, perfumaria, maquiagens entre outros. O resultado pode variar entre a perda em valores com ações promocionais, ou em casos piores, a perda total do produto.
A prevenção de perdas começa no recebimento das mercadorias, isso inclui realizar a conferência com atenção, em um lugar adequado para que seja possível registrar as informações de maneira correta, alimentando todo o processo de controle de estoque. Você deverá conferir dados como a data de validade e as características do produto.
O processo de prevenção de perdas deve ser padronizado, assim fica mais fácil inibir erros operacionais. Muitas atividades como inventário, controle de entrada e saída, a utilização de um sistema ERP, entre outras atividades também fazem parte do processo de prevenção de perdas.
Todo tipo de processo precisa de um indicador, e a prevenção de perdas não iria ficar de fora, esses dados são muito importantes para avaliar as ocorrências de perda de estoque e quais as principais causas, só assim conseguimos diminuir a frequência de perdas. Por isso, contar com relatórios detalhados e atualizados sempre que preciso pode ser um diferencial.
O ERP vhsys é uma opção de sistema de controle de estoque para pequenas empresas, oferecendo uma plataforma intuitiva e completa. Com ele, é possível cadastrar produtos de forma detalhada, gerenciar compras, registrar fornecedores e receber mercadorias com facilidade.
O sistema ainda permite o uso de leitor de código de barras pelo aplicativo gratuito e conta com integração total entre os setores da empresa, proporcionando uma gestão mais simples, eficiente e ágil.
Jornalista apaixonada pelas palavras e pelas pessoas. Pós-graduada em Gestão Comercial e Marketing Digital. Hoje, faz parte do time de conteúdo do blog do sistema de gestão vhsys, escrevendo sobre gestão de negócios e tributação, com foco em simplificar esses temas e a vida dos empreendedores, tornando a gestão mais eficiente e acessível!
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