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Controle de estoque para pequenas empresas: como fazer da maneira correta

O estoque é um setor que exige muita atenção por parte das empresas, pois além de ser responsável pelo abastecimento interno, também é o fator que impacta nas finanças do negócio de forma positiva ou negativa, dependendo de como está sendo controlado.

Mas afinal, você sabe como controlar o estoque de sua pequena empresa?  

A verdade é que, independentemente do tamanho ou ramo do negócio, fazer um controle eficiente do estoque precisa ser uma das expertise da empresa. E para te ajudar nessa tarefa, trouxemos neste post alternativas simples para fazer um controle de estoque efetivo. 

Veja só:

Definição de controle de estoque

O gerenciamento de estoque é o processo que auxilia no rastreamento das vendas, remessas e produção, para que a empresa tenha dados exatos sobre quais produtos estão sendo vendidos, onde e em que quantidade. 

Esse processo permite fazer previsões da curva de oferta e demanda, para que seja possível ajustar remessas e entregas, ou mesmo a produção, para atender precisamente as necessidades do negócio. 

Em resumo, a gestão de estoque é essencial para a redução de custos na empresa, bem como o aumento da lucratividade.

Mas além disso, o controle de estoque também é crucial para diversas outras áreas. Dá só uma olhada:

Atendimento ao cliente 

O gerenciamento de estoque é parte essencial no atendimento ao cliente, pois um bom controle dessa área evita possíveis frustrações, como permitir a compra produtos que não estão mais disponíveis.

Gestão Financeira 

Como você já leu, o controle de estoque também tem seu papel em outras áreas, e uma delas é a financeira. Ao controlar e rastrear o número de itens que você vende, é possível melhorar os processos financeiros como um todo.

Isso porque quando sai um item do estoque, o valor total da venda é contabilizado diretamente no seu controle financeiro, fazendo com que todos os processos aconteçam em harmonia, evitando possíveis furos.

Mas isso é claro, considerando o uso de um sistema automatizado para controle de estoque.

Vendas

Essa é uma das áreas que mais sofre impactos, positivos e negativos, a partir do controle de estoque e vice-versa.

Os dados de oferta e demanda de longo prazo, vindos a partir da área de vendas, é o que gera insights para os setor de estoque para saber sobre quais são os produtos vendidos, quais os clientes compram mais e quais devem ser retirados de disponibilidade por baixa aderência.

Qual é a importância do controle de estoque para as empresas?

É graças ao gerenciamento de estoque que a empresa mantém os níveis do setor sempre otimizado, para que não tenha problemas com o excesso de produtos, bem como a falta deles. 

A partir do monitoramento contínuo dos níveis de estoque, entrada, saída e pedidos precisos aos fornecedores, as empresas conseguem manter esse setor sempre atualizado. 

Além desses resultados, muitas empresas também consideram que uma boa gestão de estoque envolve sistemas que automatizam processos, como rastreamento e entrada e saída automáticas, para manter os dados sempre em tempo real.

Como funciona a gestão de estoque nas pequenas empresas

A gestão de estoque nas pequenas empresas é sempre um assunto um pouco complexo. 

Quando o empreendimento ainda está no início, a quantidade de mercadorias para controle permite que a gestão seja feita utilizando cadernos e planilhas. Mas acontece que o crescimento repentino do negócio pode complicar um pouco esse processo.

Abaixo, listamos algumas ações para facilitar a gestão de estoque na sua pequena empresa, confira:

O primeiro passo para organizar seu estoque é registrar no seu sistema as informações necessárias de produtos e fornecedores Esses são os dados primários sobre o seu estoque, que vão te permitir fazer um controle ainda mais detalhado desse setor. 

1. Organize as informações de produtos e de fornecedores

Ao inserir as informações sobre seus produtos, não deixe de registrar o máximo de dados que conseguir. Toda essa especificação será importante para manter um estoque completo, em relação a dados, sem o risco de não ter acesso a uma informação que pode ser importante para uma consulta futura. 

Além das especificações de seus produtos, é igualmente importante inserir dados dos fornecedores. Alguns sistemas de estoque permitem que você salve informações de contato dos fornecedores, como telefone, e-mail, endereço, e ainda distinguir entre Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.

2. Crie e envie pedidos de compra exatos

Os pedidos de compra são a maneira mais fácil de gerenciar suas compras para o estoque. É por meio dos pedidos de compra que você consegue manter a eficiência do controle, desde a colocação do pedido até o recebimento da remessa e também o pagamento da conta. 

Ao realizar um pedido de compra, sempre fique atento(a) às informações do seu sistema de estoque, para garantir a necessidade de pedido de um determinado produto, além do valor disponível para essa compra.

Alguns sistemas possuem um alerta de estoque baixo, facilitando ainda mais o seu processo de compra de mercadorias, renovando os produtos que realmente necessitam.

3. Receba seus pedidos com precisão

Mesmo que você tenha um pedido de compras preciso, se não houver um recebimento adequado dos produtos você pode gerar prejuízo ao seu negócio devido a erros no controle de estoque e furtos.

Uma dica muito importante para o recebimento de mercadorias é desempacotar, conferir e armazenar tudo no mesmo espaço, evitando problemas de perda de mercadoria durante o deslocamento para outro local.

Lembre-se também que a conferência dos itens deve ser feita a partir do seu pedido de compra. Muitas empresas utilizam apenas a guia entregue pelo fornecedor para conferir seus pedidos, mas essa prática não é recomendável. 

Em caso de erro no recebimento dos pedidos, não deixe de fazer o contrato imediato com o seu fornecedor para evitar dores de cabeça futuras.

4. Identifique suas mercadorias

Uma vez que seus produtos estão em sua loja ou depósito, é chegada a hora do controle do estoque. Esse é o processo de gerenciar os produtos que você tem fisicamente. 

A etiquetagem e rotulagem de estoque são essenciais para o controle da área por dois motivos: 

  • Identificação de preço para os consumidores;
  • Aceleração do processo de checkout (etiquetas com código de barras).

As etiquetas de código de barras, além de te dar mais agilidade no momento da venda PDV, também facilita a contagem dos produtos, ajustando automaticamente os níveis do estoque. 

5. Faça o rastreamento do estoque de acordo com as vendas

Acompanhar as vendas é uma obrigação de qualquer operação comercial, que envolve muito mais do que apenas contabilizar os totais no final do dia. 

Com um sistema de gerenciamento de estoque, a cada registro de venda o número de mercadorias disponíveis é atualizado automaticamente, tornando mais simples e precisa a operação não só de estoque, mas de todas as áreas da empresa.

6. Inventários periódicos

A única forma de saber se a quantidade de estoque físico é a mesma daquela registrada no seu sistema é realizando um inventário. É imprescindível que os relatórios gerenciais reflitam a realidade do negócio, pois é a partir deles que são  tomadas as decisões estratégicas que envolvem o estoque.

Faça um levantamento físico de todos os itens presentes no estoque e aproveite esse processo também para organizar melhor seus produtos, separando-os de acordo com suas especificações e localidade.

Lembre-se também de, se for o caso, levantar a data de vencimento dos produtos, além do estado de conservação dos itens. Evite ter prejuízos por descuido!

7. Organize seu espaço físico

Independente se você tem pouco ou muito espaço para o seu negócio, a organização é a chave para um gerenciamento eficaz de suas mercadorias. 

Uma dica importante para a organização do espaço físico do estoque é sempre ter um espaço excedente para aproveitar, por exemplo, descontos ou promoções ao realizar pedidos com seus fornecedores.

Para te ajudar na organização do seu espaço físico, separamos abaixo as principais metodologias usadas na contabilidade do setor.

Confira!

Metodologias para controle de estoque

Existem diferentes técnicas para o gerenciamento de estoque que ajudam na eficiência e precisão desse setor. E é sobre isso que você vai ele agora.

Veja abaixo quais são as principais metodologias utilizadas pelas empresas para controlar o setor de estoque:

PEPS

PEPS é a sigla para Primeiro que Entra, Primeiro que Sai, vindo do termo em inglês FEFO, First In, First Out.

Muito utilizado pelas empresas que trabalham com produtos perecíveis, essa metodologia dá preferência para a saída dos produtos que entraram primeiro no estoque. 

O custo/preço da venda do item nesse método é calculado de acordo com o custo do estoque mais antigo, ajudando não só com o giro de estoque, mas também mantendo o lucro real do produto, uma vez que usa como base o preço de compra mais antigo.

UEPS

Sendo o oposto do método PEPS, o UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) dá preferência de saída para o último item que entrou no estoque. Assim, empresas que trabalham com produtos perecíveis não devem trabalhar com essa metodologia.

Uma das vantagens da metodologia UEPS é conseguir ter uma média do consumo do período, permitindo prever o consumo futuro à medida que novos itens entram no estoque. 

Porém, fatores externos momentâneos, como inflação, variação cambial etc, são repassados ao preço de custo da mercadoria na metodologia UEPS, fazendo com que tenha uma redução da margem de lucro operacional da empresa. 

Just in time

Just in time, ou no portugês livre “No momento exato” é o método utilizado para a redução de custos no estoque, uma vez que o nível do setor é mantido sempre dentro da necessidade para atender as demandas da empresa. 

Para que esse método seja eficaz, é preciso ter um controle extremamente rigoroso para que a empresa não corra o risco de perder vendas pela falta de itens no estoque.

Além disso, ter bons fornecedores também é essencial, pois é preciso que os pedidos de compra sejam sempre atendidos com agilidade e na frequência necessária.

Principais erros na gestão de estoque

Os erros no gerenciamento do setor de estoque, principalmente, envolvem como um todo a falta de visibilidade e o planejamento insuficiente. O que custa muito caro para o caixa da empresa futuramente.

Para te ajudar a entender melhor quais são os erros mais cometidos, fizemos uma lista abaixo explicando cada um deles para você. 

Ausência de inventário físico

Empresas que confiam sempre no número de itens de seu controle podem ter surpresas desagradáveis a qualquer momento.

O ideal é ter um cronograma de realização de inventário para garantir que as mercadorias físicas estejam de acordo com o que está no sistema, evitando problemas com falta de estoque ou compras indevidas.

Excesso de mercadorias
A demanda dos consumidores está sempre em constante mudança e isso pode levar muitas empresas a estocar muitos itens sem necessidade, causando problemas futuramente para a saída dos itens. 

Uma dica para evitar essa e outras situações é criar uma estratégia de pedido de itens principais, que você sabe que tem uma boa saída, para evitar a compra desnecessária de itens que não têm tanta procura.

Visibilidade limitada
Quando os itens da sua empresa são difíceis de identificar ou localizar no estoque físico, é comum ter remessas incompletas, imprecisas ou atrasadas. 

Para evitar que isso aconteça, estruture estrategicamente a localização de seus itens no estoque, identificando as especificidades de cada um. Além disso, o processo de etiquetagem e rotulagem também são importantes para esse processo. 

Falta de automação

O rastreamento manual do estoque pode ser considerado um dos obstáculos para as empresas Isso porque, além de tomar um bom tempo na rotina, o controle pode não ter a mesma precisão caso  fosse realizado por um sistema.

Com um sistema de gerenciamento de estoque, fica mais fácil garantir que os dados sejam atualizados em tempo real, evitando o furo de informações e demais problemas com as informações de estoque.

Além disso, um sistema automatizado para controle de estoque também ajuda a empresa na previsão de demandas, tornando o processo de compras mais eficaz, criando também padrões para as compras futuras.

Sistema para gestão de estoque

Como você viu aqui, a automatização é a melhor forma para garantir um estoque sempre otimizado e sempre atualizado com o que acontece nos demais setores. 

Se você quer garantir uma gestão ainda mais eficiente, o ideal é buscar um sistema de gestão com módulos integrados, como o vhsys

O sistema de gestão vhsys é totalmente integrado e online, permitindo uma gestão completa e acessível para todas as pessoas da empresa.

O módulo de estoque do vhsys garante a gestão de entrada e saída de materiais, além do controle de lote e validade dos produtos. 

Por ser integrado, todos os dados são puxados pelo próprio sistema, garantindo uma margem de erro mínima e proporcionando mais agilidade na rotina da empresa.

Ao acessar o módulo de estoque do seu sistema,você pode:

  • Cadastrar produtos;
  • Extrair relatórios;
  • Controlar as entradas e saídas de mercadorias;
  • Consultar os níveis de estoque 
  • e muito mais!

Além disso, com o PDV integrado, todos os itens vendidos já são registrados e retirados do estoque, evitando furo de informações nos setores.

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