Aprenda a elaborar um plano de contingência para sua pequena empresa

“É melhor prevenir do que remediar”. 

Quem nunca ouviu essa frase, não é mesmo? Ela retrata a importância de garantir um planejamento, ou seja, um plano de contingência, prevendo certas situações para evitar que alguma ação incomum nos pegue de surpresa.

No último ano, praticamente o mundo todo foi surpreendido pela pandemia e precisou se adaptar aos meios tecnológicos para dar continuidade ao seu trabalho, estudo e demais obrigações.

Empresas que já se alertaram aos primeiros sinais de avanço do vírus puderam desenvolver um plano de contingência para que não fossem muito prejudicados com o cenário instaurado pela pandemia. 

Mas vale ressaltar que não são apenas esses tipos de situações que necessitam de um plano de contingência. 

Problemas comuns, como perda de membros da equipe, clientes ou fornecedores também podem contar com um planejamento prévio. 
Por isso, preparamos este artigo para que você entenda mais sobre ter um Plano B na sua empresa e como desenvolver  o seu plano de contingência de forma simples. Confira!

• O que é plano de contingência e para que serve?
• Por que é importante ter um plano de contingência?
• O que deve conter em um plano de contingência?
• 5 dicas de como elaborar um plano de contingência para pequenas empresas

O que é plano de contingência e para que serve?

Um plano de contingência (ou também conhecido como plano B, plano de backup ou plano de recuperação) é um plano elaborado para um resultado diferente do plano habitual ou previsto. Ou seja, funciona como uma ação alternativa se as coisas não saírem como planejado.

Sem um plano de contingência empresarial, você corre o risco de não conseguir ter um controle efetivo sobre o que pode acontecer com o seu negócio. 

Mas o que seria “risco” no meu negócio? 

De forma simples, o risco pode envolver:

• Possibilidade de perda ou dano comercial;
• Ameaças que podem impedir ou enfraquecer a capacidade de atingir as metas do negócio;
• Situações em que o resultado esperado não acontece (por exemplo, os clientes não respondem bem ao lançamento de um novo produto).

Nesses casos, o plano de contingência vai servir para minimizar os danos causados pelas situações inesperadas. 

Por exemplo, quando uma empresa conta com um gerador de emergência, significa que o time pode continuar o trabalho normalmente, mesmo durante um apagão.

Por que é importante ter um plano de contingência?

O plano de contingência é importante porque permite que uma empresa retome suas atividades diárias o mais rápido possível após um evento imprevisto. 

Além disso, esse planejamento ajuda a proteger os recursos, minimiza a inconveniência com o cliente, identifica as equipes capacitadas e atribuem responsabilidades específicas durante o processo de recuperação.

Assim, todas as atividades da empresa podem seguir seu pleno funcionamento.

O que deve conter em um plano de contingência?

O plano de contingência deve contemplar as etapas conforme o negócio. 

Existem negócios que vão precisar de várias etapas completamente detalhadas para superar um cenário. Enquanto que, para outros, uma estrutura básica já é o suficiente.

Por isso, é importante fazer uma análise detalhada da empresa e tentar prever certos eventos que podem ser mais prejudiciais se acontecer do que outros. 

Confira os principais pontos considerados pelas empresas na elaboração de um plano de contingência: 

Cenários

Antes de começar a planejar o que deve ou não ter no seu plano de recuperação, faça uma análise sobre os cenários que podem prejudicar muito o seu negócio ou os que são mais prováveis de acontecer.

Procure incluir diversas possibilidades de cenários, como apagões, alagamentos, quebra de contrato de um fornecedor importante, problemas com a TI ou ataques cibernéticos.

Gatilhos

Seja detalhista ao especificar o que pode acionar o plano de contingência e como. Por exemplo, em um alagamento, o seu plano só será ativado quando realmente estiver acontecendo ou então quando tiver um alerta de mau tempo? 

Cada situação pode ter mais de um gatilho ou ativação, e cada um deles pode começar em um ponto diferente do plano.

Resposta

Adicione um panorama geral do método que você seguirá em resposta ao acontecimento. Inclua no contexto a equipe ou pessoas responsáveis sobre as ações. 

Você precisa definir também quem será o responsável por cada elemento do plano, por cada etapa e o que você deseja que eles realizem. 

Lembre-se que a equipe ou as pessoas responsáveis precisam saber o que aconteceu e como se agir para que a resolução do evento seja da forma adequada.

Além disso, não se esqueça das obrigações legais, relatando o incidente às autoridades competentes, quando for necessário.

Linha do tempo

Trace o período desde a primeira hora até as próximas semanas, informando o que precisa ser feito após o plano entrar em vigor.

Essa é uma parte complexa e delicada, pois inclui cronogramas, detalhamento das situações e previsão do retorno das atividades, além de ser o que vai definir se a sua empresa está pronta para o retorno ou não. 

5 dicas de como elaborar um plano de contingência para pequenas empresas

Como você já leu aqui, a criação de um plano de contingência para sua pequena empresa, demandará planejamento e diferentes análises. Por isso, selecionamos algumas dicas para que você consiga estruturar o seu plano B. Confira!

1 – Identificação

Identifique todos os riscos do seu negócio. Isso inclui ameaças relacionadas a falhas no software principal, falência de fornecedores e desligamento de um líder ou equipe principal.

Reconhecer cada item te ajudará a entender e a prever o que pode sair do fluxo normal, e eventualmente, resolver com rapidez.

2 – Priorização

Categorize todos os riscos, e logo após, comece a priorizar eles com base no grau de impacto em seu negócio.

Definir as ameaças por efeitos que elas podem causar irá facilitar caso aconteça mais de um evento ao mesmo tempo. Assim, você e sua equipe conseguem tratar o mais urgente e deixar o mais baixo para depois.

3 – Investigação

Detalhe os impactos que os riscos têm na sua empresa.

Cada risco tem impacto diferente de acordo com o negócio. Por isso, realizar uma investigação minuciosa vai te ajudar a entender o que é importante focar quando o evento acontecer.

4 – Esquematização

Para cada risco, registre as etapas do que fazer quando ele acontecer. 

Se a equipe souber o que está acontecendo e como dar os primeiros passos para resolver o problema, conseguiram distribuir as tarefas para acelerar o tempo de resposta.

Você pode deixar no plano o contato da empresa de manutenção de impressoras, caso tenha dado algum pane geral na sua gráfica, por exemplo.

5 – Manutenção

Crie um cronograma para a atualização do plano. É muito importante que todos tenham conhecimento do plano para mantê-lo sempre atualizado. 

Se algum evento acontecer e a equipe que é a responsável pela resolução não souber os detalhes ou as modificações que o plano teve na última melhoria, pode ser que demore mais tempo do que o necessário para que a ameaça seja controlada.

Modelos de plano de contingência

Agora que você já sabe da importância de elaborar um plano de contingência para a sua pequena empresa, chegou a hora de saber qual é o modelo mais ideal.

A verdade é que existem diversos tipos e estilos de planos de contingência, como os feitos em planilhas ou até mesmo aqueles que são desenvolvidos em mapas mentais. 

A dica para escolher o melhor modelo é fazer um estudo do seu negócio, entender quais são as necessidades que devem ser colocadas no plano, e suas complexidades, para então saber qual se enquadra melhor.

Abaixo trouxemos um modelo de plano de contingência em um cenário de “queda de sistema”. Veja só:

Você pode usar o modelo acima para iniciar o seu plano de contingência e ir adaptando conforme as suas necessidades.

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