Plano de contingência de negócios: o que é e como fazer?

Um plano de contingência de negócios (PCN) é importante para que mesmo diante de momentos de crises ou imprevistos, a empresa continue funcionando. Ter um plano B ou se prevenir toda a diferença, evitando muito prejuízos em situações inesperadas.

O que é plano de contingência?

Um plano de contingência é uma estratégia para lidar com situações de emergência, faz parte da gestão de crises da empresa, ajudando a reagir mais rápido e “com um plano” diante de problemas.

As situações inesperadas podem ser desde um simples imprevisto, como queda de luz momentânea, até uma catástrofes naturais, como as enchentes que aconteceram no Rio Grande do Sul, em 2024.  

Como identificar riscos no seu negócio?

Identificar os riscos para a empresa, em diferentes áreas ou momentos do negócio é fundamental na construção de um plano de contingência.

1. Identifique situações de emergência específicas

Pense nos problemas que podem afetar seu negócio. Liste as principais situações que podem gerar impacto negativo, como:

• Restaurante: Falta de ingredientes essenciais.
• Loja online: Problemas com o provedor de pagamento.
• Oficina mecânica: Equipamentos quebrados.

Anote essas situações, mesmo que de forma simples.

2. Priorize os problemas mais críticos

Nem todos os problemas são urgentes. Para priorizar, pergunte-se:

• O que pode parar completamente o meu negócio?
• Qual problema causaria maior perda financeira?
• Qual situação pode me fazer perder clientes imediatamente?

Exemplos:

• Restaurante: Queda de luz no horário de pico.
• Loja online: Site fora do ar.
• Oficina: Falta de peças para atender pedidos.

3. Estabeleça soluções práticas para cada situação

Para cada problema, pense em uma solução simples e de fácil execução.

Exemplo:

• Problema: Queda de luz no restaurante.
• Solução: Usar um gerador portátil.
• Responsável: Gerente.
• Recursos: Gerador e lanternas.

4. Monte um plano claro e compartilhável

Crie uma tabela simples para organização:

Problema	Solução	Responsável	Recursos
Queda de luz	Usar gerador portátil	Gerente	Gerador e lanternas
Site fora do ar	Acionar técnico e migrar backup	TI ou dono	Acesso ao backup
Atraso do fornecedor	Buscar fornecedor secundário	Comprador	Lista de contatos

Imprima e compartilhe com sua equipe.

5. Teste as soluções simulando os cenários

Coloque o plano em prática antes que a crise aconteça. Simule os cenários e ajuste o que for necessário.

6. Revise e atualize o plano regularmente

Seu negócio muda, e o plano também precisa mudar. Revise periodicamente:

• Fez uma nova parceria? Atualize o plano.
• Comprou novos equipamentos? Inclua no plano.

Com essas ações simples, você pode garantir que seu negócio esteja preparado para qualquer imprevisto!

Como fazer um plano de contingência para sua empresa?

O plano de contingência deve contemplar as etapas conforme o negócio. Selecionamos algumas etapas com uma estrutura básica de um plano de contingência. Entre uma etapa e outra, provavelmente, você utilizará os riscos identificados, como exemplificado acima. 

Cenário

Faça uma análise sobre os cenários que podem prejudicar muito o seu negócio ou os que são mais prováveis de acontecer. Procure incluir diversas possibilidades de cenários, como apagões, alagamentos, quebra de contrato de um fornecedor importante, problemas com a TI ou ataques cibernéticos.

Gatilhos

Seja detalhista ao especificar o que pode acionar o plano de contingência e como. Por exemplo, em um alagamento, o seu plano só será ativado quando realmente estiver acontecendo ou então quando tiver um alerta de mau tempo? 

Cada situação pode ter mais de um gatilho ou ativação, e cada um deles pode começar em um ponto diferente do plano.

Resposta

Adicione um panorama geral do método que você seguirá em resposta ao acontecimento. Inclua no contexto a equipe ou pessoas responsáveis sobre as ações. Você precisa definir também quem será o responsável por cada elemento do plano, por cada etapa e o que você deseja que eles realizem. 

Lembre-se que a equipe ou as pessoas responsáveis precisam saber o que aconteceu e como se agir para que a resolução do evento seja da forma adequada.

Além disso, não se esqueça das obrigações legais, relatando o incidente às autoridades competentes, quando for necessário.

Linha do tempo

Trace o período desde a primeira hora até as próximas semanas, informando o que precisa ser feito após o plano entrar em vigor.

Essa é uma parte complexa e delicada, pois inclui cronogramas, detalhamento das situações e previsão do retorno das atividades, além de ser o que vai definir se a sua empresa está pronta para o retorno ou não.

Estratégias para lidar com crises 

Diante de crises no negócio, o empreendedor precisará de algumas estratégias. As crises podem acontecer em diferentes áreas e contextos, que podem impactar toda a empresa, em especial, os pequenos negócios.

Tipo de Crise	Estratégia
Crises financeiras	Negocie prazos de pagamento com fornecedores. Corte despesas não essenciais. Tenha uma reserva de emergência para custos fixos.
Crises operacionais	Invista em manutenção preventiva de equipamentos. Tenha fornecedores alternativos. Crie manuais de procedimento para emergências.
Crises externas	Fique atento às mudanças no mercado. Desenvolva parcerias que possam oferecer suporte. Tenha um plano de comunicação para clientes e fornecedores.

Qual a importância de um Plano de Contingência para pequenas empresas?

Pequenos negócios podem ser mais vulneráveis a crises devido à menor capacidade financeira e operacional para lidar com imprevistos, ou mudanças de cenários externos e também internos. Um plano de contingência para as pequenas empresas traz benefícios como:

• Redução de prejuízos financeiros: ações rápidas evitam perdas maiores.
• Proteção de ativos e dados: evita danos a bens físicos e informações importantes.
• Fortalece a confiança e relação de clientes e fornecedores: Mostra profissionalismo e preparação, fortalecendo relações.

Outro ponto importante de ter um plano de contingência é que se a empresa supera riscos e crises sem grandes perdas ou “lida bem” com mudanças e transformações, os impactos acabam não impactando a continuidade das atividades. O negócio segue crescendo.