Modelo de carta de cobrança comercial

Larissa Medeiros

A carta de cobrança é uma comunicação formal, em geral, enviada por uma empresa – ou uma entidade financeira – para um cliente inadimplente e que serve para informá-lo sobre as dívidas que ele possui em aberto com a sua empresa. 

Neste artigo, trazemos alguns modelos de carta de cobrança comercial, estratégias que facilitam o pagamento por parte do cliente,  além de mais informações sobre a importância da carta.

Então se você quer saber como cobrar o seu cliente sem gerar uma situação constrangedora, não deixe de conferir o nosso post!

Carta de cobrança

Muitos consumidores estão cada vez mais tendo dificuldade de arcarem com suas despesas, fazendo com que acumulem dívidas e mais dívidas. Com isso, as empresas que estão sem receber seus pagamentos ficam no prejuízo e, muitas vezes, vão à falência.

Ter uma carta na manga para saber lidar com clientes inadimplentes é muito importante e te ajuda a diminuir as chances de ficar muito tempo sem receber o dinheiro devido, ficando no vermelho.

Hoje, existem diversas e variadas formas de abordar os clientes devedores, sem com que ele se sinta desconfortável ou chateado com a situação. Vale lembrar que muitas vezes imprevistos acontecem e talvez o cliente não tenha feito o pagamento por descuido ou falta de organização.

Saber abordar o cliente de forma amigável e gentil durante a cobrança de um dívida, garante a fidelização dele à sua empresa e ao seu atendimento, e isso é muito importante, não é?! 

O ato da cobrança não serve somente para avisar, lembrar, comunicar sobre os débitos em aberto, mas sim reforçar que o não pagamento da dívida permite que a empresa tome futuras providências, como em muitos casos, a inclusão do cliente no cadastro de proteção ao crédito.

5 dicas que podem te ajudar na cobrança de clientes inadimplentes

Use lembretes de vencimento

Antes de partir diretamente para a cobrança, você deve considerar o uso de lembretes de vencimento. Existem inúmeras situações que fazem o cliente não pagar uma dívida, são eles, esquecimento, falta de organização, carência de um planejamento ou até mesmo a correria do dia a dia.

Por isso, é melhor prevenir do que remediar. Muitas vezes, um lembrete de vencimento pode ser o suficiente para o seu cliente pagar uma dívida, evitando dores de cabeça para ambos os lados.

Facilite o pagamento

Ofereça para o seu cliente formas variadas para que ele consiga quitar o débito. Entre elas, opções para pagamento, prazos, possíveis parcelamentos etc. Além de receber o pagamento, é importante fazer com que ele continue sendo seu cliente. 

Saiba negociar

Permita que o seu cliente faça uma proposta de pagamento do débito e realize ajustes e sugestões para que fique bom para você também. Nesse momento, para decidir se a proposta dele pode ser aceita, leve em consideração o histórico desse cliente na sua base.

Mensagem de texto ou WhatsApp

A tecnologia facilitou e muito a comunicação entre as pessoas. Pensando em facilitar e agilizar também a sua rotina, o envio de uma notificação de cobrança via sms ou via WhatsApp já pode ajudar. Esses meios de comunicação, além de terem um baixo custo, possuem uma alta efetividade, pois são rápidas e práticas.

Régua de cobrança: prazos e processos

Quando um cliente tem um débito, após um período ele pode ter o nome incluso nos órgãos de proteção ao crédito. Porém, segundo o Código Brasileiro do Consumidor, isso só pode ocorrer após a empresa enviar a carta de cobrança, que mostra que o cliente estava ciente dos débitos.

Utilizar um processo de cobrança é fundamental para garantir uma boa administração da empresa, também é preciso definir prazos para a tomada de certas medidas, como por exemplo:

  • Após X dias passados da data de vencimento do título, a empresa entra em contato com o devedor por meio de telefone, sms ou WhatsApp, e-mail ou carta.
  • Caso a situação não tenha sido resolvida, passados mais Y dias, a empresa irá encaminhar o caso a um serviço profissional de cobrança.
  • Mesmo assim, se ainda não houver solução, a empresa poderá, após Z dias, envolver o setor jurídico no caso.

Além disso, é muito importante definir uma rotina de cobrança dentro de sua empresa, como separar um dia da semana exclusivamente para entrar em contato com os clientes inadimplentes e, se for o caso, encaminhar processos para o setor jurídico. Lembre-se sempre de ter o controle das tarefas de cobrança.

Carta de Cobrança: tom de voz adequado e quais informações inserir

Nunca é agradável receber um documento de cobrança, por isso, é necessário saber qual linguagem deve ser usada para entrar em contato com o seu cliente.

O tom utilizado na carta de cobrança tem que ser definido previamente. Ele não pode ser rude, grosseiro e também não deve constranger a pessoa. É possível ter como base o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, onde consta, conforme a lei 8078/90:

“Art. 42. Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”

É importante manter a objetividade, informando o cliente inadimplente de que ele possui débitos em aberto, quais produtos ou serviços foram adquiridos, ou então, o código do produto.

É sempre importante também informar que a empresa tomará as providências necessárias, Isso, é claro, sempre respeitando o que determina a lei.

Carta de Cobrança Pessoa Física x Pessoa Jurídica

Primeiramente, devem existir abordagens diferentes para pessoa física e pessoa jurídica.

Quando estamos lidando com empresas devedoras, a abordagem pode ser mais rígida e objetiva, pois, geralmente, nesses casos, os valores são muito mais altos do que a dívida de uma pessoa física. Ela também já está habituada com o ambiente de cobranças, cobrar e ser cobrado faz parte da rotina das empresas. 

Além disso, quando entramos em contato com uma pessoa física, a importância de uma apresentação amigável é que, se a pessoa se sentir ofendida de alguma forma, ela jamais voltará a fazer negócio com a empresa que está cobrando.

Modelos Carta de Cobrança

Existem diversos modelos de carta de cobrança, mas definir um modelo para utilizar, dependerá muito de quem é o seu público, ou até mesmo, qual a linguagem da sua empresa. 

Abaixo, você pode conferir alguns modelos de carta de cobrança que separamos para você. Confira!

Modelo carta de cobrança amigável

A linguagem utilizada no modelo de carta de cobrança formal é mais culta e pontual. O tom utilizado é mais sério e o recado é bem direto. Esse modelo de carta de cobrança, geralmente, é mais utilizado em empresas que possui uma linguagem mais formal com os seus clientes.

Modelo carta de cobrança simples

Esse modelo, geralmente, é utilizado por empresa que não possui uma formalidade tão assídua. O tom utilizado permanece formal, mas ainda é uma linguagem acessível. 

Modelo carta de cobrança formal

Esse modelo de carta de cobrança é o que todo mundo gostaria de receber, no caso de uma inadimplência. Nesse modelo, a linguagem é leve e gentil, a empresa escreve em um tom de conversa com o cliente e ele não se sente tão constrangido pela cobrança.

Importante

Nos 3 modelos de carta de cobrança mostrados acima, vale lembrar que você pode adicionar qualquer informação que você considere pertinente, o importante é manter a clareza para que o consumidor não faça interpretações equivocadas.

Processo de cobrança deve ser feito com discrição

A forma como será enviada a carta de cobrança também requer atenção.

No envelope, não deverá constar que é um documento de cobrança, apenas o destinatário deve saber o conteúdo do documento, conforme o Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Ferramentas que auxiliam o processo de cobrança

Com o sistema VHSYS, você pode ter um controle periódico da situação dos seus clientes inadimplentes, como registrar quais etapas de cobrança já foram utilizadas com aquele consumidor, bem como dar baixa em pendências resolvidas.

Tudo isso, feito em poucos cliques e em um sistema de gestão completo. Conheça mais sobre as funcionalidades e converse com um de nossos consultores!

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Larissa Medeiros
Sobre o autor
Larissa Medeiros
Redatora na VHSYS, formada em Letras pela PUCPR e com experiência na escrita de assuntos que auxiliam novos empreendedores em seu dia a dia.

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