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Modelo de carta de cobrança comercial

Fernando

A carta de cobrança é uma comunicação formal, em geral, enviada por uma empresa – ou uma entidade financeira – para um cliente inadimplente, que pode ser pessoa física ou jurídica. Neste artigo trazemos alguns modelos de carta de cobrança comercial, além de mais informações sobre a importância da mesma.

Carta de cobrança

Muitos consumidores estão com cada vez mais dificuldade de arcarem com suas despesas, acumulando dívidas cada vez mais altas. Sendo assim, muitas empresas estão com dificuldades para receberem seus pagamentos, saindo no prejuízo e, muitas vezes, indo à falência.

Estar preparado para lidar com clientes inadimplentes é uma tarefa muito importante para que o dinheiro devido seja pago, porém há formas mais amigáveis de abordar os clientes devedores, e isso é essencial para manter um cliente tranquilo e, por consequência, fidelizado à sua empresa e ao seu atendimento.

A carta de cobrança trata-se de uma uma comunicação de aviso, um lembrete de que existem débitos pendentes. É muito importante que as empresas utilizem esse método de cobrança, pois é, também, uma forma de deixar o cliente ciente de que a empresa tomará futuras providências caso a dívida não seja quitada.

Defina prazos para o seu processo de cobrança

Quando um cliente tem um débito, após um período ele pode ter o nome incluso nos órgãos de proteção ao crédito. Porém, segundo o código brasileiro do consumidor, isso só pode ocorrer após a empresa enviar a carta de cobrança, que mostra que o cliente estava ciente dos débitos.

Utilizar um processo de cobrança é fundamental para garantir uma boa administração da empresa, também é preciso definir prazos para a tomada de certas medidas, como por exemplo:

  • Após X dias passados da data de vencimento do título, a empresa entra em contato com o devedor por meio de telefone, e-mail ou carta.
  • Caso a situação não tenha sido resolvida, passados mais Y dias, a empresa irá encaminhar o caso a um serviço profissional de cobrança.
  • Mesmo assim, se ainda não houver solução, a empresa poderá, após Z dias, envolver o setor jurídico no caso.

Além disso, é muito importante definir uma rotina de cobrança dentro de sua empresa, como separar um dia da semana exclusivamente para entrar em contato com os clientes inadimplentes, se for o caso, encaminhar processos para o setor jurídico. Lembre-se sempre de ter o controle das tarefas de cobrança.

Modelo de carta de cobrança comercial

Carta de cobrança amigável

Nunca é agradável receber um documento de cobrança, por isso, é necessário saber qual linguagem deve ser usada para entrar em contato com o seu cliente.

A empresa deve definir qual o meio de comunicação é mais apropriado para contatar determinado cliente, pois algumas pessoas utilizam o e-mail, outras já preferem o contato por telefone, e em alguns casos, é necessário o envio do documento físico.

Para facilitar a compreensão, a carta de cobrança precisa ser muito clara, trazendo as informações de maneira explícita. Informe os valores devidos, bem como quais produtos ou serviços foram adquiridos e não quitados, ou então, o código do pedido.

Visando facilitar o recebimento, a carta de cobrança deve trazer um meio de contato da empresa, para que o cliente possa sanar as dívidas antes de que seu nome seja direcionado aos órgãos de proteção ao crédito, como o SPC.

Também é válido, anexar junto à carta, um boleto com o valor atualizado com uma nova data prevista para vencimento.

A carta deve conter ainda um aviso de que a mesma deve ser desconsiderada, caso o cliente já tenha efetuado o pagamento, importante para que o cliente não se sinta lesado ou frente a uma cobrança indevida.

Carta de Cobrança Pessoa Física e Pessoa Jurídica

Devem existir abordagens diferentes para pessoa física e pessoa jurídica.

Quando estamos lidando com empresas devedoras, a abordagem pode ser mais rígida e objetiva, visto que, geralmente, nesses casos, os valores são muito mais altos do que a dívida de uma pessoa física.

Além disso, quando entramos em contato com uma pessoa física, a importância de uma apresentação amigável é que, se a pessoa se sentir ofendida de alguma forma, ela jamais voltará a fazer negócio com a empresa que está cobrando.

Como falar com o cliente na carta de cobrança?

É preciso tomar muito cuidado com o tom usado ao redigir a carta, para não haver dúvidas, é possível ter como base o artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, onde consta, conforme a lei 8078/90:

Art. 42. Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”

É importante manter a objetividade, informando o cliente inadimplente de que ele deve determinado valor e que a empresa tomará as providências necessárias, porém sempre respeitando o que determina a lei.

Modelos de carta de cobrança:

Carta de Atraso de Pagamento

Modelo de Carta de Atraso de Pagamento

Carta de Cobrança

Modelo de Carta de Cobrança

Você pode adicionar qualquer informação que seja pertinente à sua carta de cobrança, o importante é manter a clareza para que o consumidor não faça interpretações equivocadas.

Também, é possível informar que, caso o pagamento não seja feito, a empresa tomará outras providências, como acionamento do órgão de proteção ao crédito.

Para essa informação, é preciso cuidar com o tom que será usado, para não soar agressivo.

Processo de cobrança deve ser feito com discrição

Outro ponto em que devemos prestar atenção é na forma como será enviada a carta de cobrança física.

No envelope, não deverá constar que é um documento de cobrança, apenas o destinatário deve saber o conteúdo do documento, conforme o Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Com o sistema VHSYS, você pode ter um controle periódico da situação dos seus clientes inadimplentes, como registrar quais etapas de cobrança já foram utilizadas com aquele consumidor, bem como dar baixa em pendências resolvidas. Tudo isso, feito em poucos cliques e em um sistema de gestão completo. Conheça mais sobre as funcionalidades e converse com um de nossos consultores!

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Fernando
Sobre o autor
Fernando
Formado em Marketing e Coordenador de Marketing de Conteúdo na VHSYS.

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