A importância de otimizar reuniões

Fernando

A importância de otimizar reuniões

É ouvir falar de “reunião” que você já fica com frio na espinha pensando nas intermináveis horas trancado com um grupo de pessoas em uma sala para chegar à conclusões que facilmente seriam resolvidas por e-mail?

Inevitavelmente reuniões irão acontecer. Mas que tal otimizar os encontros e torná-los realmente produtivos?

Preparamos algumas dicas para você potencializar seus encontros e aproveitá-lo ao máximo!

Estabeleça um objetivo

A preparação da reunião é de extrema importância pois é a etapa para organizar ideias, destacar assuntos relevantes e organizar os tópicos essenciais que justificam a necessidade da reunião.

Crie um roteiro da reunião para auxiliá-lo no desenvolvimento do encontro. Além disso, estipule o tempo de duração da reunião para que todos possam se preparar antecipadamente.

Delegue funções para cada membro

Chame para a reunião apenas as pessoas que interessam nesse encontro. Lembre-se de selecionar poucas pessoas para a reunião ser melhor aproveitada para todos

Se a reunião é para prospecção de clientes, selecione alguns membros da sua equipe e determine a função de cada um deles na reunião para que todos possam expor suas ideias sem extrapolar nas opiniões.

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Escolha a data certa

Além de estabelecer um tempo de duração para reunião, não esqueça de selecionar o dia certo para marcar o encontro. Escolha fazer reuniões nos dias mais improdutivos, evitando, assim, o atraso ou acúmulo de tarefas da equipe. Além disso, estabeleça uma quantidade suficiente de reuniões necessárias para o alinhamento das atividades internas.

Utilize a tecnologia

Hoje em dia é cada vez mais comum o uso da tecnologia para marcar reuniões. Dificuldade de locomoção e falta de tempo comprometem a relação empresarial. Para suprir essas dificuldades, hoje muitas empresas aderem às vídeo-chamadas ou serviços de chat em grupo, facilitando as reuniões e, inclusive, otimizando-as com a transferência instantânea de arquivos.

Skype, Whatsapp, Facebook, Hangouts são algumas das opções para as reuniões virtuais.

Deixe claro a importância da reunião

Não é preciso muito para saber o porque das reuniões serem tão rejeitadas entre os profissionais: na maioria dos casos, há muita enrolação, muita demora e, principalmente, pouco ou nenhum feedback de como a reunião contribuiu nas operações de uma empresa.

Portanto, enfatize para sua equipe a necessidade dos alinhamentos internos através das reuniões, e deixe explícito os avanços e os resultados obtidos com os encontros.

Organize-se

Repassando: ao marcar uma reunião, pense na praticidade e selecione os melhores meios de realizar a reunião (é difícil para todos os participantes se deslocarem? a conversa flui melhor por e-mail, chat ou pessoalmente?).

Roteiro: anote todos os itens essenciais para o melhor aproveitamento da sua reunião e organize um roteiro para destacar os pontos principais da reunião.

Aproveite essas dicas para melhorar o desempenho dos encontros profissionais e otimizar a execução de tarefas e o desenvolvimento de novas ideias para a sua empresa.

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Fernando
Sobre o autor
Fernando
Formado em Marketing e Coordenador de Marketing de Conteúdo na VHSYS.

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