É ouvir falar de “reunião” que você já fica com frio na espinha pensando nas intermináveis horas trancado com um grupo de pessoas em uma sala para chegar à conclusões que facilmente seriam resolvidas por e-mail?
Inevitavelmente reuniões irão acontecer. Mas que tal otimizar os encontros e torná-los realmente produtivos?
Preparamos algumas dicas para você potencializar seus encontros e aproveitá-lo ao máximo!
Estabeleça um objetivo
A preparação da reunião é de extrema importância pois é a etapa para organizar ideias, destacar assuntos relevantes e organizar os tópicos essenciais que justificam a necessidade da reunião.
Crie um roteiro da reunião para auxiliá-lo no desenvolvimento do encontro. Além disso, estipule o tempo de duração da reunião para que todos possam se preparar antecipadamente.
Delegue funções para cada membro
Chame para a reunião apenas as pessoas que interessam nesse encontro. Lembre-se de selecionar poucas pessoas para a reunião ser melhor aproveitada para todos
Se a reunião é para prospecção de clientes, selecione alguns membros da sua equipe e determine a função de cada um deles na reunião para que todos possam expor suas ideias sem extrapolar nas opiniões.
Escolha a data certa
Além de estabelecer um tempo de duração para reunião, não esqueça de selecionar o dia certo para marcar o encontro. Escolha fazer reuniões nos dias mais improdutivos, evitando, assim, o atraso ou acúmulo de tarefas da equipe. Além disso, estabeleça uma quantidade suficiente de reuniões necessárias para o alinhamento das atividades internas.
Utilize a tecnologia
Hoje em dia é cada vez mais comum o uso da tecnologia para marcar reuniões. Dificuldade de locomoção e falta de tempo comprometem a relação empresarial. Para suprir essas dificuldades, hoje muitas empresas aderem às vídeo-chamadas ou serviços de chat em grupo, facilitando as reuniões e, inclusive, otimizando-as com a transferência instantânea de arquivos.
Skype, Whatsapp, Facebook, Hangouts são algumas das opções para as reuniões virtuais.
Deixe claro a importância da reunião
Não é preciso muito para saber o porque das reuniões serem tão rejeitadas entre os profissionais: na maioria dos casos, há muita enrolação, muita demora e, principalmente, pouco ou nenhum feedback de como a reunião contribuiu nas operações de uma empresa.
Portanto, enfatize para sua equipe a necessidade dos alinhamentos internos através das reuniões, e deixe explícito os avanços e os resultados obtidos com os encontros.
Organize-se
Repassando: ao marcar uma reunião, pense na praticidade e selecione os melhores meios de realizar a reunião (é difícil para todos os participantes se deslocarem? a conversa flui melhor por e-mail, chat ou pessoalmente?).
Roteiro: anote todos os itens essenciais para o melhor aproveitamento da sua reunião e organize um roteiro para destacar os pontos principais da reunião.
Aproveite essas dicas para melhorar o desempenho dos encontros profissionais e otimizar a execução de tarefas e o desenvolvimento de novas ideias para a sua empresa.
