Como fazer a gestão de projetos com maior eficiência?

Gabrielly Balão

Gestão de projetos é um tema que antigamente não era tão discutido nas empresas. As atividades eram muito mais divididas entre seus setores e cargos, cada colaborador tinha suas atividades prédefinidas. Porém, os tempos e o gerenciamento das empresas mudaram, o que antes era apenas uma atividade, agora pode ser desenvolvida com muito mais etapas e complexidade.

Gestão, controle ou administração de projetos, independente da maneira que é chamada, é uma das maiores estratégias para guiar um negócio ao sucesso. Atualmente, o assunto está no alvo da maioria dos gestores brasileiros, que enxergam na gestão de projetos uma ferramenta que define o que vai dar certo, ou não, dentro de uma organização.

Porém, os projetos podem fracassar e muitas vezes é isso que acontece. Segundo o Project Management Institute (instituição internacional que associa profissionais de gestão de projetos), cerca de 31% dos projetos são cancelados antes mesmo de terminar. Além disso, a mesma instituição afirma que aproximadamente 222% dos projetos não conseguem atender o seu prazo limite. Quando perguntado para estes empresários quais eram os maiores motivos de fracasso, a maioria citou que as mais recorrentes foram a falta comunicação, passar do prazo, mudança de escopo e de orçamento.

Qual seria a solução para melhorar esses dados? Utilizar o método para a gestão desses projetos. Para que você acerte na gestão dos seus projetos, vamos te ajudar a entender o que é um projeto, como você deve organizá-lo com a sua equipe e como evitar problemas que podem surgir no meio do caminho.

Mas o que é um projeto?

Com o avanço tecnológico, tudo muda rapidamente, a maneira como os consumidores pensam, as formas de se comunicar e até mesmo o modo de gestão das empresas. Projeto é sinônimo de agilidade diante de um mercado concorrido.

Empresas que criam projetos estão sempre um passo à frente no rumo do que estão fazendo, criam uma comunicação mais assertiva e rápida, além de encontrar novas soluções para problemas.

Podemos definir projeto como um esforço coletivo (de pessoas e recursos) para alcançar um objetivo em comum, sem espaço para acomodações.

Os projetos estabelecem objetivos, que estão ligados às ações de melhoria dentro de uma empresa independente do seu tamanho. Sempre haverá um propósito ao desenvolvê-lo, uma estratégia. Lembre-se que ele deve ser possível de ser realizado em conjunto as atividades rotineiras da empresa, ao contrário, ele poderá atrapalhar o dia-a-dia do negócio.

O que é Gestão de Projetos?

A gestão de projetos é uma estratégia valiosa para guiar uma empresa, quando planejada com antecedência e de maneira organizada. 

Segundo uma pesquisa feita durante o 16ª Seminário Nacional de Gestão de Projetos, foi possível confirmar que as empresas são cientes de que a gestão de projetos é essencial para o sucesso de um negócio. Os 193 profissionais entrevistados apontaram alguns dos seus benefícios, como:

  • Maior comprometimento com objetivos e resultados;
  • Melhoria da qualidade nos resultados dos projetos;
  • Diminuição dos riscos em projetos
  • Aumento da satisfação do cliente (interno/externo)
  • Maior integração entre as áreas

Com a pesquisa, é possível observar o quanto ela pode ser eficiente em diversas situações. Agora que você já conhece um pouco mais sobre o que é gestão de projetos, além de seus benefícios, saiba como você pode fazer seu planejamento.

Como criar uma gestão de projetos de sucesso?

Existem diversos estágios durante a gestão de projetos, os quais separam o sucesso do fracasso. As suas etapas estãos dividas em: alinhamento, planejamento, ação e conclusão. Vamos explicar cada uma delas.

Alinhamento

Qual será o objetivo do projeto? O projeto deve estar linkado com os objetivos da empresa, sejam eles o aumento da receita ou a otimização de um serviço que ela oferta, por exemplo. É importante que todos estejam cientes sobre qual será esse objetivo, o por quê dele estar sendo feito. Dessa forma, todos estarão seguindo o mesmo rumo na hora da execução.

Em poucas palavras, no alinhamento deve ser feito um dossiê do projeto. Com ele deve ser possível responder algumas questões, como: a expectativa do projeto (o que se espera com ele?), quais serão os recursos disponíveis e quando ele estará pronto. Além disso, será preciso definir o modelo de governança e prever os possíveis riscos, para que seja mais fácil se prevenir.

O alinhamento é uma etapa que, muitas vezes, acaba sendo mal aproveitada e subestimada. Porém, é a base para que todo o projeto seja bem feito.

Planejamento

Agora que sua equipe já está com o objetivo definido, é o momento de traçar o caminho e analisar quais serão as alternativas para a execução do projeto. 

Quanto tempo será necessário? Qual será o orçamento? Quantas pessoas da equipe será preciso movimentar? São algumas das questões que devem ser respondidas, tudo dependerá do quão urgente ou complexo o projeto é.

É uma das etapas mais difíceis, pois muitas pessoas não sabem como começar. São muitas informações, e por isso, existem algumas técnicas que podem ajudar. Uma delas é o Diagrama de Árvore, com ele, você define qual será o objetivo principal do projeto e então, este objetivo se divide em partes menores, em atividades intermediárias que serão necessárias para alcançar o objetivo principal.

Outro meio para otimizar a gestão de projetos e organizar melhor as atividades é por meio de um sistema que possua a ferramenta de gestão de projetos, como o VHSYS. Dessa forma, você consegue alinhar quais são as atividades encarregadas para cada pessoa do seu time, monitorar cada fase do projeto e ainda cuidar da gestão empresarial.

Ação

Agora, o projeto é colocado em prática. Com toda a organização feita anteriormente, é possível ganhar tempo nessa etapa, pois os objetivos do projeto já foram especificados, as atividades foram delegadas para seus responsáveis e já se sabe quais são os recursos disponíveis.

A partir do momento que o projeto sai do papel, é preciso ter foco e seguir o escopo proposto. Muitas vezes, mudanças vão acontecer no meio do caminho e ações deverão ser tomadas. Pense antes de ter mais atividades de última hora: será que é necessário resolver esse problema nesse momento? Se não, é melhor deixar de lado.

Problemas inesperados também vão aparecer. Talvez aquela pessoa indispensável da equipe fique doente e não possa vir ou dados indispensáveis sejam perdidos. É preciso ter planos de ação, que sejam rápidos e eficientes para não atrapalhar o andamento do projeto. Por isso, procure resolver os problemas com agilidade e evite complexidade para resolver as questões mais simples.

Para te auxiliar, é importante ter uma ferramenta para acompanhar o progresso do projeto. Assim, você consegue observar se tudo está saindo como planejado ou não. 

Encerramento

É o momento em que o projeto termina. Nessa etapa, é importante recapitular o que foi feito, e acima de tudo, apurar e aprender com os resultados obtidos.

Documentar essa etapa é ter embasamento para as próximas atividades e projetos. Além disso, é o momento de comemorar com a sua equipe.

Conclusão

Gestão de projetos é um tema que está em pauta em todas as empresas. Os projetos são a base para o sucesso, independente do ramo do negócio.

Se a sua empresa tem muitas iniciativas, mas poucas são concluídas, a gestão de projetos pode te ajudar a reverter essa situação. É preciso ter pensamento estratégico e ter uma equipe com foco no objetivo que é preciso alcançar. Seguindo todas as etapas que explicamos, com certeza, sua empresa pode melhorar, e muito, seu desempenho no mercado e trazer o retorno desejado.

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Gabrielly Balão
Sobre o autor
Gabrielly Balão
Content Analyst no VHSYS. Formada em Relações Públicas e em busca de conhecimentos que agreguem e ajudem novos empresários.

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