O estoque é um setor que exige muita atenção por parte das pequenas empresas, pois além de ser responsável pelo abastecimento interno, também é o fator que impacta nas finanças do negócio de forma positiva ou negativa, dependendo de como está sendo controlado. Mas afinal, você sabe como controlar o estoque de sua pequena empresa?
A verdade é que, independentemente do tamanho ou ramo do negócio, fazer um controle eficiente do estoque precisa ser uma das expertise da empresa. E para te ajudar nessa tarefa, trouxemos neste post alternativas simples para fazer um controle de estoque efetivo.
Como controlar o estoque de uma pequena empresa?
Quando o negócio está no início, a quantidade de mercadorias é pequena o suficiente para ser gerenciada com cadernos e planilhas. No entanto, o crescimento repentino do negócio pode complicar esse processo. Para ajudá-lo, separamos algumas dicas essenciais para você começar com o pé direito na gestão de estoque, confira:
- Use a tecnologia a seu favor com um software de gestão de estoque;
- Organize as informações de produtos e fornecedores;
- Crie pedidos e receba mercadorias com muita atenção;
- Estabeleça níveis mínimos de estoque para reposição;
- Realize inventários regulares para garantir precisão;
- Mantenha o espaço físico organizado;
- Faça o controle de vendas e compare as informações (vendas vs estoque);
- Treine sua equipe em procedimentos de gestão de estoque;
- Acompanhe a demanda e ajuste os níveis de estoque;
- Aplique uma boa estratégia de gestão de fornecedores.
Quais são as principais atividades da gestão de estoque para pequenas empresas?
Podemos dizer que a gestão de estoque é o processo de monitoramento e controle dos itens armazenados por uma empresa, garantindo que a empresa tenha acesso aos produtos certos na hora certa. Suas principais atividades são:
- Receber e conferir mercadorias: Verificar se a quantidade e a qualidade dos produtos entregues estão corretas.
- Armazenar e organizar produtos: Guardar os produtos de forma organizada e segura.
- Registrar entradas e saídas: Anotar todas as movimentações de produtos no estoque.
- Fazer inventários: Contar os produtos regularmente para garantir que os registros estejam corretos.
- Compras e gestão de fornecedores: Realizar pedidos de compras, análise e gestão de fornecedores.
- Gerenciar devoluções: Tratar os produtos que são devolvidos pelos clientes.
- Analisar dados de estoque: Analisar todos os dados relacionados ao estoque, isso inclui, vendas, entrada e saída de produtos, entre outros.
Quais as principais ferramentas de gestão de estoque para pequenas empresas?
A gestão de estoque nas pequenas empresas pode ser um desafio, mas a boa notícia é que existem ferramentas projetadas para auxiliar os empreendedores nessa jornada. Confira as principais delas:
1. Sistemas ERP: Um sistema de gestão ERP é uma das ferramentas mais utilizadas para o controle de estoque. Com o ERP vhsys, por exemplo, o micro e pequeno empreendedor tem acesso a um sistema completo e 100% integrado.
Veja as principais funções do módulo de controle de estoque:
✔️Controle de entradas e saídas de estoque;
✔️Lançamento e estorno de produtos no estoque;
✔️Definição de estoque mínimo e máximo para cada item;
✔️Inventário de estoque e relatórios de saldo e movimentação;
✔️Integração entre estoque, vendas, emissão de notas e financeiro.
2. Planilhas de Controle de Estoque: As planilhas de controle de estoque são uma opção eficiente e gratuita para quem está começando. Elas podem ser verdadeiras aliadas para aqueles que não podem investir em outra ferramenta. Confira nosso modelo de planilha gratuita de controle de estoque.
3. Códigos de Barras: O uso de códigos de barras e EAN pode ser muito eficiente para o cadastramento e rastreamento de produtos.
4. Aplicativos Gratuitos: Para fechar com chave de ouro, trouxemos mais uma opção gratuita! O app do ERP vhsys oferece várias soluções para o seu negócio. Com ele, você tem acesso ao controle de estoque na palma da sua mão, sem nenhum custo. O app oferece leitor de código de barras, cadastramento de produtos e estoque, registro de pedidos e muito mais.
Como evitar perdas na gestão de estoque?
O controle de estoque é uma ferramenta essencial na prevenção de perdas, pois, como já vimos, envolve atividades como: registrar precisamente entradas e saídas de produtos, definir níveis mínimos e máximos, realizar inventários regulares, entre outras, o fato é que todas essas atividades irão impactar diretamente na identificação e correção de “furos”.
Só quem trabalha com controle de estoque em pequenas empresas sabe o quanto perdas e erros frequentes impactam nos resultados finais. Por isso, ter uma gestão eficiente é fundamental para o sucesso do negócio!
Além disso, a organização e o armazenamento adequados do estoque são fundamentais. Práticas como PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) são particularmente úteis, especialmente para produtos perecíveis.
Como escolher o sistema de controle de estoque adequado para minha pequena empresa?
Você ficou na dúvida sobre como escolher o melhor sistema de controle de estoque para pequenas empresas? Para te ajudar nessa etapa separamos um passo a passo, que irá ajudá-lo a fazer a escolha certa.
- Entenda suas necessidades: Pense no tamanho do seu estoque, quantos tipos de produtos você tem e como são suas vendas. Isso vai te ajudar a entender o que o sistema precisa fazer.
- Entenda quais funções são essenciais: Decida quais funções são mais importantes para você. Isso pode ser o controle de entrada e saída de produtos, o controle de mínimo e máximo, relatórios sobre o estoque e como ele está, integração dos demais setores da empresa, ou até mesmo todas essas opções.
- Avalie o custo benefício: Análise do valor do sistema. Pense no dinheiro que você vai ganhar de volta, como economizar tempo, errar menos e ser mais ágil
- Entenda as opções disponíveis: Pesquise os tipos diferentes de sistemas. Isso pode ser programas grandes como ERP, programas que só ajudam com estoque, ou planilhas no computador que fazem muito.
- Confira se o sistema é fácil de usar: Escolha um sistema que seja fácil de usar e que você entenda bem. Isso vai ajudar a treinar a equipe e a não perder tempo.
- Pense no futuro: Escolha um sistema que possa acompanhar o crescimento da sua empresa. Isso é muito importante se você quer crescer mais no futuro.
- Avalie as integrações disponíveis: Entenda quais são as opções de integrações que esse sistema oferece, e, se elas irão ajudar a atender o seu negócio.
- Pergunte para outras pessoas: Leia o que outras pessoas falam sobre o sistema e peça sugestões de empresas como a sua.
- Teste: O teste grátis é uma oportunidade de entender se essa é a solução ideal para o seu negócio. Em apenas alguns dias de teste, você poderá entender todos os benefícios que um sistema ERP pode oferecer.
Qual o melhor sistema de controle de estoque para pequenas empresas?
O ERP vhsys é o melhor sistema para controle de estoque para pequenas empresas! Você já sabe o porquê? Esse ERP oferece um módulo completo de controle de estoque, permitindo:
✔️O sistema mais intuitivo do mercado;
✔️Cadastro detalhado de produtos;
✔️Gestão simplificada de compras;
✔️Recebimento fácil de mercadorias;
✔️Cadastro completo de fornecedores;
✔️Registro abrangente de produtos, incluindo peso, data de validade e outras informações relevantes;
✔️Sistema 100% integrado;
✔️Leitor de código de barras através do nosso aplicativo gratuito.
O ERP vhsys te dá acesso a essas e muitas outras soluções para o controle do seu estoque, e não para por aí! o controle de estoque é 100% com os outros módulos do sistema!
Faça toda a gestão do seu negócio de uma só plataforma, de maneira rápida e intuitiva!
Principais dúvidas
Confira as principais dúvidas relacionadas ao controle de estoque:
Quais são os 3 métodos mais comuns de controle de estoque?
Os três métodos mais comuns de controle de estoque são PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), UEPS (Último a Entrar, Primeiro a Sair) e Custo Médio. PEPS é usado para produtos perecíveis, UEPS dá preferência de saída para o último item que entrou no estoque, pode ser vantajoso em períodos de inflação e Custo Médio calcula o valor médio do estoque.
Como posso reduzir o custo de manter o estoque?
Para reduzir o custo de manter o estoque, você pode otimizar os níveis de estoque para evitar excessos, negociar melhores condições com fornecedores, prever com mais precisão a demanda futura e reduzir o tempo de espera entre o pedido e a entrega.
Como evitar a falta de estoque sem acumular excessos?
Para evitar a falta de estoque sem acumular excessos, analise detalhadamente os relatórios de demanda oferecidos pelo sistema, utilize métodos como o PEPS para produtos perecíveis e mantenha uma comunicação eficiente com fornecedores para garantir reposições rápidas.
Como lidar com produtos obsoletos ou de baixa rotatividade?
Produtos obsoletos ou de baixa rotatividade podem abrir oportunidades para promoções ou descontos. Vale lembrar que produtos obsoletos são um sinal de que você precisa reavaliar o fluxo de compra, a fim de readequar seu estoque e evitar perdas.
Como integrar o controle de estoque com outras áreas da empresa (vendas, compras, produção)?
Utilize um sistema ERP que permita integração completa entre vendas, compras, produção e estoque, estabelecendo uma comunicação regular entre os departamentos.
Quais são os principais indicadores de desempenho (KPIs) para o controle de estoque?
Os principais indicadores de desempenho (KPIs) para o controle de estoque incluem giro de estoque, inventário e nível de serviço ao cliente, frequência de vendas, a precisão dos registros de estoque e a eficiência no atendimento aos pedidos.
Como treinar a equipe para uma gestão eficiente do estoque?
Treine a equipe regularmente em procedimentos de controle de estoque e no uso de sistemas adequados, estabelecendo padrões operacionais e promovendo o trabalho em equipe para melhorar a colaboração.
O que fazer em caso de discrepâncias no inventário?
Em caso de discrepâncias no inventário, faça uma recontagem imediata para confirmar os números, investigue a causa do erro e atualize os registros corrigindo qualquer problema encontrado.
