Notas fiscais mãe e filha: confira o que é e quando usar

As notas fiscais mãe e filha são utilizadas em situações muito específicas das empresas quando a venda envolve entregas, importações ou exportações.

Para evitar multas e problemas fiscais, é muito importante que os gestores entendam exatamente.

O que são notas fiscais mãe e filha?

As notas fiscais mãe e filha são utilizadas quando um único pedido tem seus itens enviados separadamente. Então, nesses casos, a empresa precisa emitir mais de uma nota fiscal para o transporte: a nota fiscal mãe e filha.

A nota fiscal mãe é emitida para registrar a operação comercial como um todo, enquanto a nota fiscal filha é emitida para documentar cada uma das entregas realizadas separadamente. 

Essa modalidade de emissão de nota fiscal eletrônica permite que a empresa cumpra com suas obrigações fiscais e tributárias, além de facilitar a gestão financeira e contábil, pois possibilita o registro e o controle individualizado de cada entrega realizada de um mesmo pedido. 

Quando usar? 

As notas fiscais mãe e filha são usadas quando os itens de um único pedido são enviados separadamente ou quando os serviços de uma única transação comercial são prestados de forma separada.

Por exemplo, em alguns casos, um pedido possui uma quantidade tão grande de itens que precisa ser enviado em mais de um veículo. Em outras situações, o cliente pede que alguns produtos sejam enviados antes dos outros ficarem prontos. Nesse caso, é obrigatório que cada veículo de entrega tenha uma nota fiscal com os itens que estão sendo transportados.

Também existem casos em que um importador obtém as mercadorias de fornecedores diferentes, mas ao declarar a importação para a nacionalização dos produtos descobre que todos os pedidos estão em uma mesma DI.

Como emitir notas fiscais mãe e filha?

Para emitir notas fiscais mãe e filha é necessário seguir as orientações e procedimentos estabelecidos pela legislação fiscal e tributária do estado em que a empresa está localizada.

Mas, geralmente, o processo de emissão segue estes passos:

1. Verifique se o sistema emissor de gestão utilizado pela empresa possui a funcionalidade de emissão de notas fiscais mãe e filha.
2. Emita uma nota fiscal para faturar o pedido de venda.
3. Na emissão da nota de faturamento para entrega futura se utiliza o CFOP 922, no qual não há incidência de ICMS devido a não circulação de mercadoria na operação.
4. No momento de emitir a nota fiscal de saída das mercadorias para a entrega, será preciso emitir as notas fiscais mãe e filha.
5. Para a entrega das mercadorias ao cliente, é necessário a emissão de outra nota fiscal com o CFOP 117.
6. Na emissão da nota fiscal mãe, informe todos os produtos ou serviços prestados.
7. Na emissão da nota fiscal filha, informe os produtos ou serviços específicos que estão sendo entregues separadamente. Cada nota filha precisa estar informada com a chave de acesso da nota fiscal mãe.
8. A soma das quantidades de produtos e dos valores das notas filhas devem corresponder à quantidade e ao valor total da nota fiscal mãe.