Entender o funcionamento da nota fiscal de venda e suas particularidades é fundamental para o sucesso de qualquer empreendedor. Afinal, a principal função desse documento é formalizar as transações de vendas realizadas na sua empresa, sejam elas de serviços ou produtos, garantindo a conformidade fiscal do seu negócio.
Mas, sempre que o assunto envolve a palavra fiscal surgem diversas dúvidas. Quais são os tipos de nota fiscal de venda? Qual eu devo emitir? E por aí vai. Neste artigo vamos responder às principais dúvidas sobre o tema. Confira.
A nota fiscal de venda é o documento que registra vendas de produtos ou prestações de serviços, auxiliando no recolhimento de impostos e na fiscalização pelos órgãos competentes.
É importante lembrar que deixar de emitir esse documento configura crime de sonegação de imposto, sujeito a penalidades como multas e até 2 anos de reclusão.
A emissão da nota fiscal de venda é uma obrigação legal, mas, além disso ela pode servir como uma forma de controle financeiro, e trazer credibilidade para o seu negócio.
A nota fiscal assegura que o cliente tenha acesso a garantia do produto, e além de reforçar a confiança dos clientes ela também traz um impacto positivo em sua relação com investidores, deixando sua empresa bem vista no mercado.
A emissão e o controle das notas fiscais também garantem uma boa gestão financeira e de estoque. Isso acontece porque com a ferramenta certa, como o emissor de notas vhsys por exemplo, sempre que uma nota fiscal é emitida o valor é computado em “contas a receber” e a baixa do produto vendido é dada automaticamente no seu estoque. Isso significa muito mais controle para o seu negócio.
Isso tudo sem falar na conformidade fiscal, que é um ponto importantíssimo para o sucesso de qualquer negócio.
As notas fiscais de venda são: NF-e, NFS-e, NFC-e
Essa é a famosa nota fiscal de produto, o tipo mais comum de nota fiscal, emitida sempre que é realizada uma transação de venda de produtos, como a venda de materiais escolares, por exemplo.
Esse modelo de nota fiscal é destinado exclusivamente ao consumidor final, ele é emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar transações de venda presenciais ou a distância (e-commerce) em operações internas, sem a geração de crédito de ICMS.
Todos os empreendedores que realizam transações de venda ou prestação de serviços devem emitir a nota fiscal de venda.
Alguns anos atrás a nota fiscal de venda era exigida apenas em casos que recolhiam o ICMS ou IPI. Mas, hoje em dia se tornou uma obrigação para empresas do Simples Nacional e até mesmo para os MEIs em alguns casos, confira quais modelos de negócio devem por obrigatoriedade emitir a nota fiscal de venda:
Para emitir uma nota fiscal de venda você precisa de duas ferramentas essenciais: Um sistema emissor de notas e um certificado digital.
Além disso, para a emissão das suas notas fiscais é essencial que você tenha a Inscrição Estadual, que pode ser providenciada junto à Secretaria da Fazenda do seu estado. Mesmo que você tenha o conhecimento necessário para realizar esse processo, ainda sim é recomendado que você o realize com o acompanhamento de um contador, para garantir que nada saia fora do planejado.
Com a Inscrição Estadual, Certificado Digital ativo, um sistema emissor e a ajuda de um contador, você poderá começar a preencher os campos da sua nota fiscal. Durante esse momento é importante entender todos os campos e saber realizar todos os cálculos de impostos, por isso a ajuda de um contador é tão importante.
Mas, esse processo precisa ser realizado manualmente apenas uma vez, isso porque o sistema emissor grava as informações após o preenchimento, e sempre que você precisar emitir uma nota, ele puxa essas informações de forma automática, evitando erros e possibilitando que todo o processo leve apenas alguns segundos.
O primeiro passo para emitir uma nota fiscal de vendas é entender qual é o tipo de nota que você irá utilizar NF-e, NFS-e, NFC-e. Vale ressaltar que o processo de emissão de uma nota fiscal pode variar de acordo com o seu estado, município, regime tributário e com o produto que você comercializa.
Entendendo qual o modelo de nota e quais são as especificidades da sua empresa, você pode partir para o preenchimento da nota fiscal. As informações requisitadas estão relacionadas a 3 elementos principais: sua empresa (remetente), seu cliente (destinatário) a mercadoria negociada. Confira como preencher nota fiscal!
Com todos os dados preenchidos é só gerar a sua nota fiscal, e armazenar o XML, é importante lembrar que o XML deve ficar armazenado por pelo menos 5 anos após a emissão da nota, uma dica para resolver esse problema é utilizar um emissor de notas com o ERP vhsys que armazena seus XMLs em nuvem pelo tempo necessário.
Consultar uma nota fiscal de venda é um processo bem simples, basta você acessar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, clicar em consultar NF-e e informar a chave de acesso da sua nota fiscal. Já na próxima tela você terá acesso a todos os dados do documento, como: destinatário, emitente, situação atual e por aí vai.
Caso, você procure um jeito ainda mais fácil de consultar sua nota fiscal, é possível fazer essa consulta pelo ERP vhsys no módulo Notas Fiscais, ali você pode conferir todas as suas notas, a situação de cada uma delas, além de ter acesso a pré-visualização da NF-e.
Já pensou em realizar todos esses processos que citamos acima em menos de um minuto? Com o ERP vhsys você emite todos os tipos de notas fiscais de vendas com facilidade e segurança.
Assim você mantém seu negócio em dia com as obrigações fiscais, tudo bem organizado e com o controle na palma da sua mão!
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