Controle de estoque ruim? Evite prejuízos com relatórios de estoque

Realizar o controle do estoque é essencial para qualquer pequeno empreendedor, um bom gerenciamento evita perdas, ou desperdícios, além de facilitar o atendimento e garantir que seu negócio tenha sempre os produtos certos na hora ou época certa. 

Para isso, o relatório de estoque é uma ferramenta importante para a organização das mercadorias se tornar uma rotina, otimizando a operação do dia a dia e ajudando na gestão de estoque. 

O que é um relatório de estoque?

O relatório de estoque é um documento que apresenta informações detalhadas sobre os produtos armazenados em uma empresa. Ele pode ser usado para monitorar entradas e saídas, calcular custos e evitar desperdícios.

Na prática, para ter um bom relatório pode-se considerar as seguintes regras e contextos: 

1. Atualização frequente: manter os dados atualizados evita problemas de reposição.
2. Padronização: usar categorias e códigos facilita a identificação dos produtos.
3. Histórico de movimentação: ajuda a prever demandas futuras.
4. Automatização: sistemas como o vhsys permitem gerar relatórios de forma rápida e eficiente.

Quais dados incluir em um relatório de estoque?

Os relatórios de estoque podem conter diversas informações, mas os principais dados estão no exemplo a seguir:

Nome do produto	Código ou SKU	Quantidade atual	Custo unitário	Valor total	Data última entrada	Data última saída
Caneta azul	CAZ-001	150 unidades	R$ 2,50	R$ 375,00	10/02/2025	15/02/2025
Grampeador	GRP-003	45 unidades	R$ 20,00	R$ 900,00	02/02/2025	10/02/2025

Como fazer um relatório de estoque: passo a passo

Para construir um relatório de estoque de forma clara e organizada, selecionamos os principais pontos, um passo a passo básico: 

1. Liste todos os produtos do seu estoque.
2. Registre a quantidade disponível de cada item.
3. Anote as movimentações (entradas e saídas) dos produtos.
4. Calcule o valor total do estoque (quantidade x custo unitário).
5. Utilize um sistema de gestão para facilitar o processo.

Qual é a importância de acompanhar relatórios de estoque?

O acompanhamento de relatórios de estoque permite que você tenha uma visão clara e estratégica, facilitando a sua gestão e garantindo que a demanda seja atendida de forma adequada. 

Além disso, você tem uma visão clara de tudo o que entra e sai do estoque, ajudando a evitar problemas como falta de produtos ou excessos desnecessários. Com eles, você pode planejar melhor suas compras, controlar os custos e evitar desperdícios, mantendo sempre o equilíbrio entre oferta e demanda.

Acompanhar de perto os relatórios de estoque te ajuda a tomar decisões mais embasadas e a antecipar problemas que poderiam gerar prejuízos no futuro.

Como criar relatórios de estoque rápido?

Para agilizar a gestão do seu estoque, sistemas como o vhsys oferecem relatórios prontos que facilitam a organização dos dados. É possível acessar informações detalhadas sobre movimentações, custos e saldo de produtos, isso reduz erros manuais e permite tomar decisões estratégicas com base em dados atualizados. 

Além disso, é possível gerar gráficos e utilizar  filtros personalizáveis que ajudam a visualizar o desempenho do estoque de forma clara e rápida.

Identifique quem faz a movimentação no estoque

Além da organização e controle, no relatório de estoque vhsys é possível identificar o responsável por cada entrega de estoque. Essa função facilita a auditoria e o controle das entradas e saídas de produtos, garantindo mais transparência e segurança na gestão do estoque.

Principais tipos de relatórios de estoque

Para manter um controle eficiente do estoque, é fundamental contar com relatórios que auxiliem na gestão dos produtos armazenados. Eles permitem acompanhar movimentações, custos, níveis de alteração e identificar possíveis excessos ou faltas de mercadorias.

Relatório de estoque – Saldo

Esse relatório apresenta a quantidade de cada item disponível no estoque, permitindo que a empresa acompanhe os níveis de produtos e evite faltas. 

Exemplo: se a loja possui 200 unidades de um determinado produto e vendeu 50, o saldo atualizado será 150.

Relatório de estoque – Movimentações

Registra todas as movimentações de entrada e saída de produtos em um período específico. 

Exemplo: um mercado pode verificar que recebeu 500 pacotes de arroz e vendeu 300 no último mês, ajudando a planejar novas compras.

Relatório de custo

Demonstra o custo unitário de cada item e o valor total do estoque. 

Exemplo: se um lote de camisetas custa R$ 25 cada e há 100 unidades no estoque, o custo total é de R$ 2.500.

Inventário

Lista completa de todos os produtos armazenados, essencial para auditorias e controle patrimonial. 

Exemplo: ao realizar um inventário semestral, uma papelaria descobre que há 30 blocos de notas a mais do que o registrado, indicando possível erro de lançamento.

Relatório de produto mínimo e máximo

Define um limite mínimo e máximo para cada produto, garantindo que sempre haja estoque suficiente sem faltas ou excessos.

Exemplo: se o estoque mínimo de um produto é 10 unidades e há apenas 5 disponíveis, um alerta é gerado para reposição.

Curva ABC

A Curva ABC classifica os produtos do seu estoque de acordo com a importância deles para o seu negócio. Normalmente, 20% dos produtos representam 80% das vendas.

• A – Produtos classe A compõem 20% dos itens em estoque e representam 80% da receita;
• B – Produtos  classe B correspondem a uma média de 30% dos itens no estoque e representam cerca de 15% da receita;
• C – Já os produtos classe C representam cerca de 50% dos itens em estoque e apenas 5% da receita.

Relatório de giro de estoque

Avalia a velocidade com que os produtos entram e saem do estoque, auxiliando no planejamento de compras e estratégia de vendas.

Exemplo: um restaurante nota que a farinha de trigo gira rapidamente e precisa ser reposta toda semana.

Relatório de produtos parados (estoque obsoleto)

Identifica produtos que não tiveram movimentação em um longo período, ajudando a tomar decisões como promoções ou descarte. 

Exemplo: um lojista percebe que um modelo de tênis não vende há 6 meses e decide oferecer desconto para liquidá-lo.

Como acessar relatórios de estoque de um jeito simples?

Ter fácil acesso aos relatórios de estoque pode facilitar muito seu dia a dia. Por isso, separamos 4 dicas valiosas para te ajudar nessa tarefa. Confira:

1. Use um sistema de gestão (ERP)
   A maneira mais fácil de acessar relatórios de estoque é usando um sistema de gestão integrado, como um ERP. Ele permite que você gere relatórios automáticos com apenas alguns cliques, sem precisar de cálculos manuais.

Lembre-se de que o ERP deve facilitar o seu dia a dia, por isso é importante escolher com cuidado. Certifique-se de que o sistema tenha uma interface simples e fácil de usar, além de oferecer módulos completos para controle de estoque, vendas e finanças, atendendo às necessidades do seu negócio.

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2. Organize as informações por categorias
   Divida seus produtos por categorias, como por tipo, fornecedor ou marca. Isso ajuda a localizar rapidamente os dados que você precisa, como o estoque de um grupo específico de produtos. Quanto mais organizado estiver, mais fácil será encontrar as informações.

3. Defina uma rotina de análises
   Estabeleça uma frequência para analisar seus relatórios de estoque, seja semanal, quinzenal ou mensal. Ter uma rotina ajuda a manter o controle e a tomar decisões mais precisas, como quando fazer pedidos ou identificar produtos que estão parados no estoque.

4. Use alertas de mínimo e máximo
   Ative alertas no sistema para te avisar quando um produto estiver abaixo do estoque mínimo ou quando for hora de fazer um novo pedido. Isso evita que você precise consultar os relatórios o tempo todo e garante que você nunca fique sem mercadoria.

Erros comuns ao analisar relatórios de estoque e como evitá-los:

Saiba como evitar alguns erros comuns na hora de analisar relatórios de estoque

• Não atualizar o estoque regularmente
  Não registrar corretamente entradas e saídas de produtos pode distorcer a realidade do estoque, causando faltas ou excessos.
  Por isso, você deve manter os registros atualizados em tempo real ou estabelecer uma rotina diária para a atualização dos dados.
  
• Ignorar variações sazonais
  Não considerar a sazonalidade nas análises pode levar a compras excessivas ou insuficientes em períodos de alta ou baixa demanda.
  Revise os históricos de movimentações e ajuste seu estoque de acordo com as tendências de cada época do ano.
  
• Focar apenas na quantidade de produtos
  Analisar apenas o número de itens no estoque, sem considerar o custo, pode esconder produtos que estão gerando altos custos de armazenamento.
  Por isso você deve usar também relatórios de custo para entender o impacto financeiro dos itens armazenados.
  
• Não classificar os produtos corretamente
  Tratar todos os itens do estoque com a mesma importância pode resultar em falta de foco nos produtos que realmente impactam o negócio.
  Para evitar que isso aconteça você pode usar a Curva ABC para priorizar os produtos mais valiosos e estratégicos para sua empresa.
  
• Desconsiderar as perdas ou avarias
  Ignorar produtos danificados ou perdidos pode levar a uma visão incorreta do estoque.
  É aí que notamos a importância dos inventários regulares para ajustar o saldo e identificar possíveis perdas.

Como interpretar os dados de um relatório de estoque?

Saber interpretar os dados de um relatório de estoque é muito importante para tomada de decisões sobre compras, vendas e a gestão do seu negócio. Mas como você pode começar?

Primeiro, é preciso entender o contexto de cada dado apresentado no relatório. Em seguida, busque identificar padrões, como aumentos ou quedas na demanda ao longo de um determinado período. Fazer comparações também pode ser legal para entender melhor a situação.

Análise como diferentes conjuntos de dados se relacionam; por exemplo, observe a conexão entre as vendas e o estoque disponível. Não se esqueça de considerar fatores externos que podem influenciar os dados, como mudanças sazonais ou variações no mercado.

Por fim, transforme suas descobertas em insights claros que possam orientar suas decisões, como ajustes nas compras, promoções ou estratégias de vendas.

Como um sistema ERP pode ajudar no controle do meu estoque?

Imagine ter todas as informações sobre seus produtos na palma da mão, sempre atualizadas e organizadas. 

Com um sistema ERP você pode ver o que está sobrando, o que está vendendo rápido e o que precisa de uma ajudinha para sair do estoque.

Além disso, ele faz o trabalho pesado de registrar entradas e saídas automaticamente, então você não precisa ficar contando tudo manualmente.E mais: você pode receber alertas quando os produtos estiverem quase acabando, evitando aquele momento de desespero quando um item popular some da prateleira.

Agora que você já sabe como um ERP pode facilitar a gestão do seu negócio, está na hora de receber a nossa melhor dica, faça um teste gratuito do ERP vhsys e veja como sua empresa pode ser ainda mais organizada.

Dúvidas frequentes sobre relatórios de estoque

Como definir o estoque mínimo para cada produto?

O estoque mínimo deve ser baseado no tempo de reposição do fornecedor e na demanda média do produto. Também é importante analisar períodos sazonais e tendências de mercado para evitar faltas e excessos.

Qual a frequência ideal para analisar os relatórios?

O ideal é analisar os relatórios pelo menos uma vez por semana. Empresas com alta movimentação devem fazer isso diariamente, enquanto negócios menores podem revisar quinzenalmente.

Como evitar erros ao atualizar o estoque?

Utilize um sistema automatizado, faça conferências periódicas e treine a equipe responsável. Manter um controle reduz falhas e melhora a precisão dos registros.

Como prever a demanda futura com base nos relatórios?

Analise o histórico de vendas, a sazonalidade dos produtos e tendências de mercado. Ferramentas de análise preditiva também ajudam a fazer projeções mais precisas.