Como sua empresa utiliza os relatórios de estoque? Sempre reforçamos que o estoque é o coração do negócio e precisa ser gerenciado com cuidado. Mas quais são as ferramentas que usamos para garantir esse controle? Como analisamos a real situação do estoque? A resposta está nos relatórios.
Vamos apresentar os principais modelos de relatórios e compartilhar dicas incríveis para potencializar a gestão do seu negócio.
O que são relatórios de estoque?
De maneira simples, relatórios de estoque são documentos que apresentam informações importantes para a gestão do seu estoque, neles você poderá encontrar informações como: quantidade de estoque, movimentações, valor do estoque entre outros.
Esses relatórios são muito importantes para garantir a saúde da sua empresa, evitando custos desnecessários, compras exageradas e muitos outros erros que futuramente podem se tornar uma grande dor de cabeça.
Além do relatório de estoque, um empreendedor precisa estar familiarizado com os relatórios gerenciais, esse termo é utilizado para referenciar todos os relatórios que contêm informações relevantes para um negócio, e é claro que cada setor tem o seu, alguns exemplos de relatórios gerenciais são: relatórios de fluxo de caixa, relatório de vendas, e a estrela do nosso artigo, os relatórios de estoque.
Qual é a importância de acompanhar relatórios de estoque?
O acompanhamento de relatórios de estoque permite que você tenha uma visão clara e estratégica, facilitando a sua gestão e garantindo que a demanda seja atendida de forma adequada.
Além disso, você tem uma visão clara de tudo o que entra e sai do estoque, ajudando a evitar problemas como falta de produtos ou excessos desnecessários. Com eles, você pode planejar melhor suas compras, controlar os custos e evitar desperdícios, mantendo sempre o equilíbrio entre oferta e demanda.
Acompanhar de perto os relatórios de estoque te ajuda a tomar decisões mais embasadas e a antecipar problemas que poderiam gerar prejuízos no futuro.
Principais tipo de relatórios de estoque
Preparamos uma lista com tipos de relatórios de estoque mais utilizados por empresas de todos os portes, confira:
Relatório de estoque – saldo
O relatório de saldo no estoque mostra a quantidade atual de cada produto no seu estoque. Ele é muito útil para saber o que você tem disponível para vender ou utilizar.
Por exemplo, se você tem uma loja de roupas e o saldo mostra que restam apenas 5 camisetas de um modelo que está vendendo bem, você já sabe que é hora de fazer um novo pedido antes que acabe.
Relatório de estoque – movimentações
Você pode acompanhar tudo o que entrou ou saiu do seu estoque por um determinado período de tempo. Isso inclui compras, vendas, e até devoluções.
Um exemplo prático é quando em uma padaria, relatório de movimentações mostra que a farinha de trigo foi usada mais do que o previsto no último mês.
Com essa informação, você pode ajustar o próximo pedido de farinha para atender à demanda.x
Relatório de custo
O relatório de custo mostra o valor que você pagou pelos produtos que estão no estoque. Com isso, você calcula quanto dinheiro está “parado” e se prepara para novas compras.
Imagine que um restaurante comprou ingredientes por R$5.000 e ainda tem R$2.000 em produtos no estoque. Esse valor ajuda o dono a entender quanto ele precisa vender para repor o custo dos produtos.
Inventário
O relatório de inventário é utilizado para realizar a contagem dos itens de um estoque, esse relatório consiste em comprar a quantidade de itens registrada no sistema vs a real quantidade de itens físicos no estoque, ajudando a identificar furos e perdas.
Vamos analisar um exemplo prático: Imagine que, um mercado faz o inventário e percebe que o sistema registra 100 pacotes de arroz, mas a contagem física mostra 90.
Isso pode indicar uma perda por avaria ou erro no lançamento, que deve ser investigado.
Relatório de Produto Mínimo e Máximo
Esse relatório te ajuda a manter sempre a quantidade ideal de produtos no estoque. Ele mostra quais itens estão perto de acabar (mínimo) e quais já atingiram o limite que você definiu como ideal (máximo) de acordo com a sua demanda.
Podemos pegar como exemplo uma loja de materiais de construção quando define que precisa manter no mínimo 50 sacos de cimento e no máximo 100 (de acordo com a sua demanda). Quando o relatório mostra que o estoque caiu para 55, o dono sabe que é hora de pedir mais para não correr o risco de faltar.
Curva ABC
A Curva ABC classifica os produtos do seu estoque de acordo com a importância deles para o seu negócio. Normalmente, 20% dos produtos representam 80% das vendas.
- A – Produtos classe A compõem 20% dos itens em estoque e representam 80% da receita;
- B – Produtos classe B correspondem a uma média de 30% dos itens no estoque e representam cerca de 15% da receita;
- C – Já os produtos classe C representam cerca de 50% dos itens em estoque e apenas 5% da receita.
Para entender melhor, imagine que em uma farmácia, a Curva ABC revela que os medicamentos para pressão alta são responsáveis pela maior parte do faturamento.
Com essa informação o empreendedor consegue entender quais itens têm maior relevância para o seu negócio, e priorizar o abastecimento e até mesmo a negociação desses itens com os fornecedores.
Como acessar relatórios de estoque de um jeito simples?
Ter fácil acesso aos relatórios de estoque pode facilitar muito seu dia a dia. Por isso, separamos 4 dicas valiosas para te ajudar nessa tarefa. Confira:
- Use um sistema de gestão (ERP)
A maneira mais fácil de acessar relatórios de estoque é usando um sistema de gestão integrado, como um ERP. Ele permite que você gere relatórios automáticos com apenas alguns cliques, sem precisar de cálculos manuais.
Lembre-se de que o ERP deve facilitar o seu dia a dia, por isso é importante escolher com cuidado. Certifique-se de que o sistema tenha uma interface simples e fácil de usar, além de oferecer módulos completos para controle de estoque, vendas e finanças, atendendo às necessidades do seu negócio.
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- Organize as informações por categorias
Divida seus produtos por categorias, como por tipo, fornecedor ou marca. Isso ajuda a localizar rapidamente os dados que você precisa, como o estoque de um grupo específico de produtos. Quanto mais organizado estiver, mais fácil será encontrar as informações.
- Defina uma rotina de análises
Estabeleça uma frequência para analisar seus relatórios de estoque, seja semanal, quinzenal ou mensal. Ter uma rotina ajuda a manter o controle e a tomar decisões mais precisas, como quando fazer pedidos ou identificar produtos que estão parados no estoque.
- Use alertas de mínimo e máximo
Ative alertas no sistema para te avisar quando um produto estiver abaixo do estoque mínimo ou quando for hora de fazer um novo pedido. Isso evita que você precise consultar os relatórios o tempo todo e garante que você nunca fique sem mercadoria.
Erros comuns ao analisar relatórios de estoque e como evitá-los:
Saiba como evitar alguns erros comuns na hora de analisar relatórios de estoque
- Não atualizar o estoque regularmente
Não registrar corretamente entradas e saídas de produtos pode distorcer a realidade do estoque, causando faltas ou excessos.
Por isso, você deve manter os registros atualizados em tempo real ou estabelecer uma rotina diária para a atualização dos dados. - Ignorar variações sazonais
Não considerar a sazonalidade nas análises pode levar a compras excessivas ou insuficientes em períodos de alta ou baixa demanda.
Revise os históricos de movimentações e ajuste seu estoque de acordo com as tendências de cada época do ano. - Focar apenas na quantidade de produtos
Analisar apenas o número de itens no estoque, sem considerar o custo, pode esconder produtos que estão gerando altos custos de armazenamento.
Por isso você deve usar também relatórios de custo para entender o impacto financeiro dos itens armazenados. - Não classificar os produtos corretamente
Tratar todos os itens do estoque com a mesma importância pode resultar em falta de foco nos produtos que realmente impactam o negócio.
Para evitar que isso aconteça você pode usar a Curva ABC para priorizar os produtos mais valiosos e estratégicos para sua empresa. - Desconsiderar as perdas ou avarias
Ignorar produtos danificados ou perdidos pode levar a uma visão incorreta do estoque.
É aí que notamos a importância dos inventários regulares para ajustar o saldo e identificar possíveis perdas.
Como interpretar os dados de um relatório de estoque?
Saber interpretar os dados de um relatório de estoque é muito importante para tomada de decisões sobre compras, vendas e a gestão do seu negócio. Mas como você pode começar?
Primeiro, é preciso entender o contexto de cada dado apresentado no relatório. Em seguida, busque identificar padrões, como aumentos ou quedas na demanda ao longo de um determinado período. Fazer comparações também pode ser legal para entender melhor a situação.
Análise como diferentes conjuntos de dados se relacionam; por exemplo, observe a conexão entre as vendas e o estoque disponível. Não se esqueça de considerar fatores externos que podem influenciar os dados, como mudanças sazonais ou variações no mercado.
Por fim, transforme suas descobertas em insights claros que possam orientar suas decisões, como ajustes nas compras, promoções ou estratégias de vendas.
Como um sistema ERP pode ajudar no controle do meu estoque?
Imagine ter todas as informações sobre seus produtos na palma da mão, sempre atualizadas e organizadas.
Com um sistema ERP você pode ver o que está sobrando, o que está vendendo rápido e o que precisa de uma ajudinha para sair do estoque.
Além disso, ele faz o trabalho pesado de registrar entradas e saídas automaticamente, então você não precisa ficar contando tudo manualmente.E mais: você pode receber alertas quando os produtos estiverem quase acabando, evitando aquele momento de desespero quando um item popular some da prateleira.
Agora que você já sabe como um ERP pode facilitar a gestão do seu negócio, está na hora de receber a nossa melhor dica, faça um teste gratuito do ERP vhsys e veja como sua empresa pode ser ainda mais organizada.
