Você já percebeu a importância da gestão de fornecedores para o sucesso do seu negócio? Um estudo realizado pela NYU Stern School of Business revelou que cerca de 58% das empresas que implementaram uma estratégia eficiente de compras observaram uma redução significativa nos índices de erro, enquanto 30% relataram melhorias nos custos operacionais.
Um fator chave para o sucesso nas estratégias de compras é a gestão eficiente de fornecedores. Isso envolve todo o processo de contato, negociação, seleção e monitoramento dos fornecedores com os quais uma empresa trabalha.
Neste artigo vamos entender melhor como funciona a gestão de fornecedores, quais são as ferramentas mais utilizadas, e muito mais.
Como funciona a gestão de fornecedores?
A gestão de fornecedores também conhecida como SRM (Supplier Relationship Management) está diretamente ligada ao gerenciamento da cadeia de suprimentos. Seu principal objetivo é analisar e selecionar os fornecedores mais adequados para a estratégia do negócio, além de gerenciar e monitorar todas as atividades e o relacionamento com esses fornecedores.
Uma boa gestão de fornecedores vai além de garantir o recebimento de produtos na hora certa, ela também envolve custos com a entrega, monitoramento das encomendas entre outros fatores que podem ser usados como diferenciais estratégicos.
Como fazer a gestão de fornecedores?
Para garantir uma boa gestão de fornecedores a sua empresa pode adotar os seguintes passos:
- Definir metas e objetivos para a estratégia: estabeleça metas claras e objetivos específicos para a estratégia de gestão de fornecedores.
- Mapeamento de processos: mapeie todos os processos da empresa para entender como funcionam e onde os fornecedores se encaixam.
- Classificação de fornecedores: avalie e classifique os melhores fornecedores com base em critérios como qualidade, preço e prazo de entrega.
- Plano de ação: elabore um plano de ação detalhado para alcançar os objetivos estabelecidos e coloque o plano de ação em prática, garantindo que todas as etapas sejam seguidas conforme planejado.
- Análise de resultados: monitore e analise os resultados do plano de ação para identificar áreas de melhoria e ajustar as estratégias conforme necessário.
6 Ferramentas fundamentais para fazer a gestão de fornecedores
Para te ajudar em uma gestão de fornecedores eficiente, selecionamos algumas ferramentas essenciais, confira:
1. Sistema ERP (Enterprise Resource Planning)
Um sistema ERP integra todas as funções e processos de uma empresa em uma única plataforma.
Na gestão de fornecedores, o ERP ajuda a centralizar informações relacionadas a compras, vendas, finanças e estoque. Isso facilita o acompanhamento de pedidos, o controle de estoque e a gestão financeira.
2. 5W2H
O método 5W2H é uma ferramenta estruturada para análise e implementação de novas estratégias de compras. Ele define as perguntas-chave que precisam ser respondidas para que a estratégia tenha sucesso:
- What? (o que será feito)
- Why? (por que será feito)
- Where? (onde será feito)
- When? (quando será feito)
- Who? (quem será responsável)
- How? (como será feito)
- How much? (quanto vai custar).
Essa ferramenta pode ajudar a garantir que todas as etapas sejam planejadas e executadas de forma adequada.
3. CRM (Customer Relationship Management)
Embora tradicionalmente usado para gerenciar relacionamentos com clientes, o CRM também pode ser adaptado para gerenciar e monitorar o relacionamento com fornecedores.
Ele ajuda a manter um registro detalhado das interações com os fornecedores, gerenciar contratos, acompanhar o desempenho e identificar oportunidades de melhoria na relação comercial.
4. Matriz SWOT
A Matriz SWOT é uma análise que poderá identificar as Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças relacionadas aos fornecedores e ao processo de compras.
Isso permite que as empresas avaliem de forma estratégica o impacto dos fornecedores na cadeia de suprimentos e desenvolvam planos de ação para valorizar pontos fortes, diminuir fraquezas, aproveitar oportunidades e enfrentar ameaças.
5. Curva ABC:
A Curva ABC é uma ferramenta de categorização que ajuda a priorizar produtos com base na importância estratégica. Classifica os itens em categorias A (alto valor, baixo volume), B (valor intermediário, volume intermediário) e C (baixo valor, alto volume).
Na gestão de fornecedores, isso permite focar recursos e esforços nos itens que têm maior impacto no resultado final da empresa.
6. 5 Forças de Porter:
A análise das 5 Forças de Porter é um método para avaliar o ambiente competitivo, incluindo o poder de negociação dos fornecedores. As cinco forças são:
- Rivalidade entre os concorrentes existentes;
- Ameaça de novos entrantes;
- Poder de negociação dos compradores;
- Poder de negociação dos fornecedores;
- Ameaça de produtos substitutos.
Essa análise ajuda a entender as dinâmicas do mercado e a desenvolver estratégias para melhorar a posição competitiva da empresa em relação aos fornecedores.
Como fazer a gestão de fornecedores com o ERP vhsys
O ERP vhsys conta com um módulo completo e integrado de compras, permitindo que você possa gerar ordens de compra de maneira simplificada, registrar a entrada de mercadorias, ajustar o estoque e atualizar o financeiro em “contas a pagar”.
No módulo financeiro, os clientes vhsys podem ativar a função DDA (Buscador de Boletos), que mostra todos os boletos emitidos contra o CNPJ da empresa, facilitando o pagamento e garantindo um bom relacionamento com os fornecedores. Todos esses processos são realizados em alguns cliques, sem complicações.
Além do módulo de compras, o ERP vhsys também permite cadastrar seus fornecedores, facilitando a gestão do relacionamento com eles.
Um sistema de gestão 100% integrado, como o ERP vhsys, pode significar uma verdadeira transformação na forma como você realiza a gestão de fornecedores.
8 maneiras de melhorar a relação com seus fornecedores
Agora que você já entendeu os principais desafios e ferramentas para uma boa gestão, vamos trazer 8 dicas sobre como manter um ótimo relacionamento com seus fornecedores, está preparado para? Confira:
1. Crie um contato mais próximo
Estabeleça uma comunicação transparente com seus fornecedores, de modo que tenha um alinhamento de expectativas e uma relação que beneficie ambas as partes. É muito importante manter um canal de comunicação aberto e para troca de informações, como telefone, e-mail ou até mesmo visitas presenciais.
2. Compartilhe ideais para melhores resultados
É essencial criar um ambiente propício para colaboração e troca, incentivar a participação dos fornecedores em processos de melhoria contínua, são uma ótima forma de fortalecer o relacionamento.
3. Demonstre seus objetivos e alinhe com ele
O alinhamento de objetivos ou expectativas é um passo importante para garantir que as expectativas sejam atendidas e que o relacionamento com os fornecedores seja mais efetivo.
4. Realize avaliações periódicas dos fornecedores
As avaliações podem incluir critérios como a qualidade dos produtos, prazos de entrega, preço e satisfação dos clientes, por exemplo. Com essas análises, é possível identificar oportunidades de melhoria e tomar medidas corretivas para eventuais problemas.
5. Tenha um plano de ação estruturado para evitar falhas
Um plano de ação pode incluir etapas como negociação de preços e condições de pagamento, gerenciamento de pedidos e controle de qualidade, por exemplo. Então, com um planejamento estruturado, fica mais fácil garantir que os processos sejam realizados de forma eficiente e sem falhas, além de permitir que os ajustes necessários sejam realizados com mais agilidade.
6. Faça a gestão de cotações de maneira organizada
A gestão de cotações pode ser um processo complexo e demandar bastante tempo e esforço. Por isso, é importante fazer essa gestão de maneira organizada, utilizando ferramentas como um sistema ERP para centralizar as informações.
7. Teste por um período o fornecedor antes de fechar contrato de exclusividade
Antes de fechar um contrato longo ou até mesmo de exclusividade com um fornecedor, é importante testá-lo por um período. Essa fase de testes pode incluir a análise da qualidade dos produtos, a pontualidade nas entregas e o nível de serviço prestado.
8. Utilize a tecnologia para alinhar processos
O uso da tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão de fornecedores. Com um sistema de gestão, por exemplo, é possível integrar e automatizar os processos do setor de fornecedores, estoque, vendas e financeiro, permitindo registros precisos e seguros entre todas as partes.
Além disso, um sistema integrado pode facilitar o cadastro de fornecedores, a gestão de cotações, o controle de estoque, os pedidos de reposição e as entregas, reduzindo o tempo necessário para gerenciar essas atividades.
Como vencer os desafios da gestão de fornecedores?
Vencer os desafios da gestão de fornecedores não é uma tarefa fácil. Pensando nisso, separamos algumas dicas essenciais para ajudá-lo nesse processo:
- Seleção e Monitoramento de Fornecedores:
Escolha fornecedores com critérios rigorosos e monitore seu desempenho continuamente. Avalie qualidade, confiabilidade e histórico, e use KPIs para identificar problemas rapidamente.
- Comunicação e Contratos:
Mantenha uma comunicação clara e regular com os fornecedores. Estabeleça contratos detalhados que especificam prazos, preços e condições para evitar mal-entendidos e proteger sua empresa.
- Investimento em Tecnologia:
Utilize sistemas de gestão, como ERP, para integrar e automatizar processos de compra e relacionamento com fornecedores. Ferramentas tecnológicas melhoram a eficiência, a gestão de informações e reduzem erros.
