Como escolher o melhor sistema de gestão para transportadora?

A tecnologia é uma aliada poderosa no setor de logística, e um sistema para transportadoras é uma ferramenta indispensável para alcançar eficiência e competitividade. Um bom sistema permite controlar todas as operações da empresa de maneira integrada e automatizada, reduzindo erros, aumentando a produtividade e melhorando a tomada de decisões estratégicas. Mas, como escolher o sistema certo para sua transportadora? Hoje listamos as principais funcionalidades que você deve considerar no momento dessa escolha. Confira:

Qual é a importância de um sistema de gestão para transportadoras?

Um sistema de gestão centraliza todas as atividades da empresa em uma única plataforma. Isso facilita o controle financeiro, a gestão de ordens de serviço, o controle de estoque, a emissão de notas fiscais, entre outras funções essenciais. 

Com um bom sistema, você tem informações mais precisas e processos otimizados, o que pode impactar positivamente na tomada de decisões estratégicas e consequentemente no crescimento do negócio. 

8 Funcionalidades essenciais em um sistema para transportadora: 

Mas, como escolher o melhor sistema para sua transportadora? Preparamos um checklist com 8 funcionalidades que não podem ficar de fora, confira:

1. Controle financeiro

O controle financeiro é essencial para a saúde da sua transportadora. Por isso, você precisa escolher um sistema com um módulo financeiro completo. Esse módulo permitirá acompanhar receitas, despesas e o fluxo de caixa, proporcionando uma visão clara e detalhada das finanças da empresa.

2. Ordem de serviço

Eventualmente você poderá atender um transporte de cargas pequenas, e para isso é essencial que o sistema para transportadora escolhido permita que você cadastre ordens de serviço, essa funcionalidade permite criar, acompanhar e finalizar ordens de serviço, garantindo que todas as etapas do processo sejam cumpridas corretamente.

3. Emissão de notas fiscais

Você não pode perder tempo com a emissão de notas fiscais, mas, também não pode deixar de emiti-las, por isso é muito importante que o sistema escolhido facilite esse processo independente do modelo da nota fiscal. O sistema ideal deve emitir todos os modelos de nota – NF-e, NFS-e, NFC-e, CF-e e principalmente MDF-e e CT-e, vamos entender melhor a importância desses dois últimos modelos para uma transportadora:

• CT-e: A emissão do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é essencial para regularizar as operações de transporte de cargas. Um sistema completo para transportadora deve automatizar esse processo, garantindo que todos os documentos sejam gerados de forma correta e ágil, atendendo às exigências fiscais.
• MDF-e: O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é igualmente importante para o transporte de mercadorias, pois reúne informações sobre a carga, veículos e condutores.

4. Relatórios

Relatórios detalhados e precisos são essenciais para a gestão estratégica de qualquer negócio. Um sistema para transportadora deve oferecer relatórios customizáveis que ajudam a entender o desempenho da transportadora, identificar áreas de melhoria e oportunidades.

5. Loja de aplicativos

Uma loja de aplicativos integrada permite que você adicione novas funcionalidades conforme a necessidade da sua transportadora. Isso garante que o sistema possa evoluir junto com o crescimento da empresa.

• Expedição: A gestão eficiente da expedição é muito importante para garantir que os prazos sejam cumpridos e que as entregas sejam realizadas de forma precisa.

Com o aplicativo Expedição, você controla em um só lugar o despacho de pedidos, emissão de romaneios, etiquetas, relatórios e muito mais. A funcionalidade é exclusiva do sistema de gestão vhsys.

• Locação: Se a sua transportadora também disponibiliza o aluguel de frotas, o gerenciamento das locações deve ser realizado para garantir a disponibilidade dos veículos quando necessário. 

O aplicativo de locações do ERP vhsys centraliza as informações de clientes, produtos locados, datas de retirada e entrega, emite alertas de devolução  e gera orçamentos e ordens de serviços.

6. Envio de SMS 

A comunicação assertiva com o seu cliente também é extremamente importante para o sucesso do negócio. Ferramentas como o envio de SMS são ideais para facilitar o fluxo de mensagens e criar um vínculo maior com seus clientes e fornecedores. 

7. Suporte

Estou com dificuldades para utilizar o sistema, e agora? Aposto que você já se deparou com situações parecidas. Um time de suporte especializado e preparado para tirar todas as suas dúvidas é muito importante nesses momentos. Então, a nossa última dica é: Garanta que o sistema para transportadora escolhido forneça um suporte técnico humanizado, para ajudá-lo em situações como essa.

Porque adotar uma gestão automatizada na sua transportadora?

Adotar um sistema de gestão automatizada traz diversos benefícios, como:

• Redução de erros manuais: A automação elimina a necessidade de inserir dados manualmente, o que diminui significativamente o risco de erros. Isso resulta em operações mais precisas e confiáveis.

• Aumento da produtividade: Com processos automatizados, sua equipe pode se concentrar em atividades mais estratégicas, ao invés de tarefas repetitivas e burocráticas. Isso leva a um uso mais eficiente do tempo e recursos.

• Melhoria na comunicação interna: Um sistema integrado facilita a troca de informações entre diferentes departamentos. Isso melhora a coordenação e a colaboração dentro da empresa, resultando em um trabalho mais tranquilo e eficiente.

• Visão clara e integrada das operações: Um sistema de gestão centraliza todas as informações em um único lugar, oferecendo uma visão completa das operações da transportadora. Isso facilita o monitoramento e a análise de dados em tempo real.

• Facilidade na tomada de decisões: Com acesso a informações precisas e atualizadas, os gestores podem tomar decisões mais informadas e estratégicas. Isso ajuda a identificar oportunidades de melhoria e a resolver problemas com mais rapidez.

• Planejamento estratégico aprimorado: A automação permite uma melhor previsão e planejamento das atividades da transportadora. Com relatórios detalhados e análise de desempenho, é possível traçar estratégias mais eficazes para o crescimento e a eficiência da empresa.

• Conformidade fiscal garantida: Sistemas automatizados garantem que todos os documentos fiscais, como CT-e e MDF-e, sejam emitidos corretamente e em conformidade com a legislação, evitando multas e penalidades.

• Otimização de recursos: A automação ajuda a identificar e eliminar desperdícios, tanto de tempo quanto de materiais. Isso resulta em uma operação mais enxuta e econômica.

• Melhoria no atendimento ao cliente: Com processos mais eficientes e menos erros, a transportadora pode oferecer um serviço mais rápido e confiável, aumentando a satisfação do cliente.

• Escalabilidade: Um sistema para transportadora automatizado pode facilmente crescer junto com a sua empresa, acomodando um aumento no volume de operações sem a necessidade de grandes mudanças ou investimentos adicionais.

Além de todos esses benefícios, a gestão automatizada proporciona uma base sólida para a inovação e o crescimento da transportadora. Com um sistema de gestão eficiente, sua empresa estará preparada para enfrentar os desafios do mercado e aproveitar as oportunidades de crescimento.

Porque o vhsys é a melhor opção de sistema para sua transportadora?

O ERP vhsys é o sistema ideal para realizar o gerenciamento da sua Transportadora de pequeno e médio porte! Dinâmico, intuitivo e fácil de usar, com módulos que te ajudam a analisar todos os processos que envolvem o seu negócio. 

✔ Controle financeiro;

✔ Emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);

✔ Emissão de Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);

✔ Controle de cadastros;

✔ Gestão de estoque;

✔ Ordens de serviço, e muito mais.

Com as funcionalidades do ERP vhsys, você pode transformar a forma como gerencia sua empresa e ganhar tempo para investir no que realmente importa.