Relatório financeiro: o que é e como fazer um?

Manter as finanças do seu negócio organizadas é importante para tomar boas decisões e garantir a saúde financeira e crescimento da empresa. Uma das ferramentas mais utilizadas para isso é o relatório financeiro. 

O que é um relatório financeiro?

Um relatório financeiro é um documento que reúne, de forma organizada e clara, as informações sobre a situação financeira de um negócio em um determinado período. Ele mostra receitas, despesas, lucros, prejuízos, dívidas, investimentos e outros dados que ajudam a entender como anda a saúde financeira da empresa.

Qual é o objetivo do relatório financeiro?

O relatório financeiro tem como objetivo oferecer uma visão clara e estratégica das finanças da empresa e contribuir para o crescimento do negócio. Permite avaliar o desempenho, acompanhar metas, identificar problemas e embasar decisões importantes, como cortes de gastos, novos investimentos ou expansão do negócio.

Passo a passo para fazer um relatório financeiro?

O relatório financeiro ajuda a entender se a empresa está dando lucro, onde estão os maiores gastos e como anda a saúde do negócio. Você pode montá-lo manualmente em planilhas, mas isso consome tempo e aumenta o risco de erros. Um sistema de gestão como o vhsys facilita todo o processo, organizando as finanças e gerando relatórios automaticamente. 

Separamos 8 passos para criar um relatório financeiro para o seu negócio: 

1. Defina o objetivo do relatório

Antes de começar, é importante saber o porquê você está criando esse relatório. Ele vai servir para acompanhar finanças de forma geral do negócio? Controlar os gastos de um projeto específico? Ou preparar informações para uma reunião com investidores ou sócios? Ter clareza sobre o objetivo ajuda a escolher os dados certos, fazer análises mais precisas e montar um relatório que seja útil.

Exemplo: Você quer entender por que os lucros estão caindo nos últimos meses e, por isso, foca em despesas variáveis e margem de lucro.

2. Defina o período do relatório

O primeiro passo é escolher o intervalo de tempo que será analisado: semanal, mensal, trimestral ou anual. Relatórios mensais são os mais comuns e ajudam no acompanhamento contínuo da saúde financeira. Essa definição guia todo o processo e evita análises incompletas ou imprecisas, quanto mais regular for a elaboração, melhores os insights obtidos.

Exemplo: No último dia útil de cada mês, você analisa as finanças referentes aos últimos 30 dias.

3. Reúna os dados financeiros

Reúna todas as informações financeiras do período, como vendas, despesas, pagamentos, recebimentos e extratos. Inclua também impostos, movimentações bancárias e dados de crédito ou empréstimos. A precisão dos dados ajuda na  qualidade do relatório.

Exemplo: Você separa os comprovantes de vendas, boletos pagos e extratos bancários do mês de junho.

4. Classifique e organize os dados

Agrupe os dados por categorias, separando entradas (receitas) e saídas (despesas) com clareza. Isso facilita identificar para onde vai o dinheiro e onde estão os maiores custos. Uma boa classificação torna a análise mais eficiente e a tomada de decisões mais segura.

Use categorias como: vendas à vista, fornecedores, salários, aluguel, impostos, manutenção.

Exemplo: Das despesas totais, R$ 2.500 foram para salários, R$ 1.800 para fornecedores e R$ 1.000 para aluguel.

5. Faça os cálculos principais

Transforme os dados em números estratégicos: calcule lucro ou prejuízo, margem de lucro, saldo de caixa e dívidas. Esses indicadores mostram se o negócio está saudável, se há margem para crescimento ou ajustes.Comparar com períodos anteriores também ajuda a entender a evolução da empresa.

Exemplo: Com R$ 12.000 em vendas e R$ 9.000 em despesas, você obteve R$ 3.000 de lucro no mês.

6. Analise os resultados

Não basta registrar: é preciso interpretar. Veja se os gastos aumentaram, se o lucro caiu, ou se há dívidas em alta. A análise identifica problemas e oportunidades antes que se tornem críticos, considere também fatores externos, como sazonalidades ou mudanças no mercado, para entender o comportamento financeiro da empresa ao longo do tempo. Tome decisões com base nesses dados e não apenas em intuição.

Exemplo: Ao notar aumento de custos com matéria-prima, você decide buscar novos fornecedores mais baratos.

7. Apresente as informações

Organize o relatório de forma clara, com gráficos e tabelas simples que facilitem a leitura e interpretação. Isso é importante para sócios, contadores, investidores ou mesmo para seu próprio controle, evite excesso de dados e foque no que realmente importa para a gestão do negócio. A apresentação visual ajuda a detectar tendências rapidamente.

Exemplo: Um gráfico de barras mostrando os últimos três meses de lucro ajuda a visualizar facilmente a tendência financeira do negócio.

8. Atualize com frequência

Um bom relatório financeiro precisa ser atualizado com regularidade — de preferência, todo mês, isso permite acompanhar a evolução do negócio e agir rapidamente em caso de alerta.

Exemplo: Com o vhsys, seu relatório mensal é gerado automaticamente com base nos dados inseridos ao longo do mês.

Quais os tipos de relatório financeiro?

Existem vários tipos de relatórios financeiros, cada um com foco em uma área específica da gestão financeira. Os principais são:

1. Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE)

O DRE mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo em um período, considerando receitas, custos e despesas. Ele detalha o caminho da receita bruta até o lucro líquido, permitindo acompanhar o desempenho operacional. É muito usado para analisar a viabilidade do negócio e apresentar resultados a investidores ou sócios. 

2. Relatório de Fluxo de Caixa

Esse relatório exibe todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, permitindo ver se há saldo suficiente para cobrir os compromissos. Ele mostra a liquidez do negócio, ou seja, se há dinheiro em caixa para o dia a dia. Ajuda a evitar imprevistos financeiros e manter a operação funcionando com estabilidade.

3. Balanço Patrimonial

O balanço patrimonial mostra a situação contábil da empresa em uma data específica, detalhando ativos, passivos e patrimônio líquido. Serve para entender o valor da empresa, seus bens, dívidas e o que de fato pertence aos sócios, ajudando na avaliação da saúde financeira a longo prazo e embasar decisões de investimento e financiamento. É obrigatório para empresas de médio e grande porte, especialmente em demonstrações contábeis formais.

4. Relatório de Contas a Pagar e a Receber

Organiza todas as obrigações financeiras da empresa: o que ainda será pago (despesas futuras) e o que ainda será recebido (receitas). Ajuda a manter o controle de prazos e evita esquecimentos que podem gerar juros ou comprometer o caixa, facilita o planejamento do fluxo de caixa e a organização da rotina financeira. É importante para o controle diário de pequenas e médias empresas.

5. Relatório de Despesas

Reúne todas as despesas do negócio, separadas por categorias como fixas, variáveis, operacionais e administrativas. Permite visualizar com clareza para onde está indo o dinheiro e identificar excessos ou desperdícios, é ideal para fazer cortes conscientes e manter os custos sob controle e pode ser usado em conjunto com o DRE. 

6. Relatório Gerencial

Mais completo e estratégico, o relatório gerencial combina dados financeiros e operacionais do negócio. Ele é feito para gestores e empreendedores tomarem decisões com base em indicadores de desempenho, podendo incluir comparativos entre períodos, metas, análises de lucratividade por produto, entre outros. Com sistemas como o vhsys, é possível gerar relatórios gerenciais personalizados e automatizados.

Quais as vantagens em criar um relatório financeiro?

Criar um relatório financeiro traz mais clareza sobre a real situação do negócio, ajudando a identificar lucros, prejuízos e oportunidades de melhoria. Com ele, é possível tomar decisões mais seguras, evitar surpresas no caixa e planejar o crescimento com mais controle. Além disso, facilita a organização, reduz riscos e melhora a comunicação com sócios, contadores e investidores.