Quem está presente no dia a dia de uma empresa no ramo de transportes, deve estar ciente e familiarizado com o que é CT-e. Porém, muitas pessoas do mundo empresarial podem estar curiosas, se perguntando sobre o que o termo se trata.
O CT-e é uma espécie de nota fiscal eletrônica que foi implantada para substituir alguns modais que antes eram impressos. Seu uso é opcional, mas para alguns negócios, é obrigatório. A seguir, vamos explicar melhor como ela funciona, quais documentos ainda serão mantidos e seus benefícios, tanto para os empresários do ramo de transporte quanto para a contabilidade.
O que é CT-e?
CT-e é a abreviação de Conhecimento de Transporte Eletrônico, criado em 1º de dezembro de 2012. Enquanto as empresas que atuam com a compra e venda de produtos utilizam a nota fiscal eletrônica, o CT-e é utilizado da mesma maneira para empresas que prestam serviço de transporte de carga. Essa categoria de nota fiscal é baseada na mesma estrutura da NF-e, sendo totalmente digital e utilizando o arquivo XML.
É um dos documentos mais importantes para empresas de transporte para os fins fiscais, acompanhando a prestação de serviço de transporte. A sua validade é garantida pela assinatura digital do emitente e pela recepção e autorização de uso pelo Fisco.
É preciso lembrar que ele é válido para todos os estados brasileiros, assim com o Distrito Federal. Além da vantagem para os negócios de transporte, o CT-e também beneficia a contabilidade, confira a seguir.
Principais benefícios do CT-e
Existem muitos benefícios para a empresa e para a contabilidade quando o CT-e é utilizado. Confira alguns deles:
Redução de custos e armazenagem
Como o CT-e é um documento 100% digital, os custos com impressão e o trabalho de armazenamento são reduzidos. Além disso, o risco de perder os arquivos é muito menor.
Mais agilidade no transporte
Por ser um documento que está em mãos, o tempo de parada nos Postos Fiscais de Fronteira será reduzido. Isso é agiliza os serviços e o tempo de transporte de carga, fazendo o motorista ganhar horas no final do mês.
Diminui a incidência de erros
Devido à emissão de CT-e ser digital, os erros que antes poderiam ser corriqueiros nos diversos documentos que a empresa precisava preencher, agora são improváveis, evitando enganos na efetivação do serviço e na contabilidade.
Muito mais organização
Será muito mais fácil integrar seus documentos fiscais em um único lugar, como em um sistema de gestão, facilitando também a automatização.
Vantagem para a contabilidade
Com o CT-e, é possível a simplificação da Escrituração Fiscal e contábil, o que também vale para os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Quais documentos o CT-e substitui?
Com o surgimento do CT-e, alguns documentos foram abolidos, a fim de simplificar os processos fiscais. Confira a lista dos modais substituídos:
- Rodoviário de cargas, modelo 8
- Aquaviário de cargas, modelo 9
- Aéreo, modelo 10
- Ferroviário, modelo 11
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27
- Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7 (quando utilizada em transporte de cargas)
Também pode ser utilizado no transporte dutoviário e multimodais, modelo 26 (onde mais de um tipo de transporte é necessário para completar o trajeto da carga).
Para quem o CT-e é obrigatório?
A utilização do CT-e se torna obrigatória para empresas que são contribuintes dos seguintes modais:
- Rodoviário
- Dutoviário
- Aéreo
- Ferroviário
Migrando para o digital
Existem alguns conselhos para o armazenamento do CT-e. Por ser um dos documentos mais importantes para as empresas de transporte, o seu armazenamento deve ser feito de forma segura e que seja de fácil visualização. Apesar das facilidades de um HD externo, ele não é recomendado para guardar seus arquivos, devido ao risco de perda de informações.
A solução ideal é utilizar um sistema de gestão que possui estrutura para armazenar esses dados, como o VHSYS. Afinal, é obrigatório manter o CT-e por 5 anos em seu depósito.
Por ser um sistema de gestão ERP completo, o VHSYS possibilita que você poupe tempo no preenchimento das informações do seu CT-e, além de ser possível copiar as mesmas informações de um documento já criado, alterando somente o que for necessário. Sendo um sistema totalmente online, ele permite que você faça a emissão de qualquer lugar e computador, notebook, celular ou tablet. Com uma equipe de suporte totalmente capacitada e pronta para atender suas necessidades.
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