Reuniões e mais reuniões, pouco foco e desperdício de energia e tempo. Como evitar e aumentar produtividade paralelo à uma gestão de negócio eficiente? Esse será o tema deste artigo, vamos falar sobre estratégicas para fazer com que as reuniões sejam mais eficazes.
Pauta e duração
As reuniões que são iniciadas indicando qual a pauta a ser discutida, bem como qual o tempo de discussão de cada item, tendem a serem mais proveitosas. Sempre que uma reunião for marcada em sua empresa informe com antecedência aos participantes qual tema será tratado. Seja específico, indique qual projeto será abordado e quais os objetivos da conversa.
Também é importante estabelecer um teto. Isso porque reuniões muito longas sofrem com a dispersão e o cansaço fazendo com que os assuntos se desdobrem para questões secundárias. Para dar mais flexibilidade é possível definir, junto com os colegas, quanto tempo será dedicado a cada parte, por exemplo: 15 minutos para apresentação do tema a ser tratado, 15 minutos para exposição de sugestões e meia hora para deliberações.
Escolha bem seu time
Para que paralisar todo um setor se a discussão pode ser feita em poucas pessoas? Considere incluir apenas as pessoas diretamente envolvidas com a questão ou que tenham conhecimentos e posturas que podem agregar à discussão e, sua consequente, resolução. Tenha em mente que o tempo de seus colaboradores é precioso, evite envolvê-lo em reuniões que podem atrapalhar o desenvolvimento de suas atividades mais imediatas e, consequentemente, fazer o oposto de aumentar produtividade;
Foco
Conversas paralelas e discussões de cunho pessoal são um problema enfrentado quando não se leva em consideração os pontos elencados acima. Para evitar que hajam falas atravessadas que desviem o tema da reunião, proponha para seus colegas o automonitoramento. Desse modo, todos estarão comprometidos em falar o essencial e ouvir as proposições dos colegas.
Outro ponto que ajuda na produtividade das reuniões é concluir os temas. Em geral, há uma ansiedade por deliberações e pode acontecer que determinados assuntos se percam. Por isso, é importante que o gestor indique quando uma discussão já está suficientemente explorada e que, portanto, é preciso avançar para o próximo tópico.
A gestão de um negócio é uma atividade que implica muito jogo de cintura e diálogo. Produtividade é saber onde investir os esforços de seus melhores talentos, para isso, olho clínico e decisões cirúrgicas. Ela não se aprende de outra forma que não a prática e a constante autocrítica. Como sua empresa tem lidado e estimulado a produtividade entre seus colaboradores?
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