Você sabe o que é um ERP para oficina mecânica e qual a sua importância? A sigla ERP vem do inglês Enterprise Resource Planning, que traduzindo é semelhante ao Planejamento de Recursos Empresariais, um sistema de gestão empresarial.
O ERP costuma ser chamado de “coração da empresa”, isso porque é um programa que alinha todas as demandas da sua empresa em um único lugar, fará com que toda comunicação seja eficaz e simples, trazendo vários pontos positivos com ações simples para seu negócio, além de automatizar tarefas do dia a dia.
As funcionalidades do sistema de gestão permitem que a sua oficina seja mais organizada, integrada, mantenha as informações seguros e que os gestores tenham mais tempo para focar em demandas mais importantes, já que o ERP automatiza e agiliza diversas atividades.
Como gerenciar uma oficina mecânica?
O trabalho de um gestor de uma oficina mecânica tem muitos desafios no dia a dia, pois é preciso cuidar de diversas áreas simultaneamente para garantir que tudo funcione da melhor forma para a empresa se manter ativa e em crescimento.
Limpeza e organização do ambiente
Garantir a limpeza e organização do ambiente de trabalho é fundamental para uma oficina mecânica.
Além de manter um ambiente agradável para toda a equipe trabalhar e para receber os clientes, a organização facilita a localização de peças e ferramentas no estoque, melhora o andamento dos serviços, aumenta a produtividade e pode até reduzir o tempo de espera dos clientes.
Para padronizar a limpeza e organização da oficina, o gestor pode tomar medidas como:
- Estabelecer um cronograma de limpeza e uma rotina de manutenção para as ferramentas e equipamentos, assim como para o ambiente físico.
- Determinar boas práticas de cuidados com o ambiente para a equipe colaborar.
- Disponibilizar os materiais necessários de limpeza e organização necessários para a manutenção da oficina.
- Contratar profissionais especializados em limpeza.
Bons equipamentos e produtos
Trabalhar com bons equipamentos e produtos é um investimento muito importante para o sucesso de uma oficina mecânica.
Máquinas e ferramentas de qualidade garantem a realização de reparos precisos e rápidos, além de reduzirem a necessidade de retrabalho.
Então, embora sejam um investimento mais alto em termos financeiros, bons equipamentos aumentam a produtividade e a lucratividade da empresa, além de ajudar na fidelização de clientes pelo ótimo trabalho prestado.
Mão de obra qualificada
A mão de obra qualificada deve ser um dos critérios para uma gestão eficiente, pois profissionais capacitados são capazes de realizar reparos de qualidade, atender clientes com eficiência e contribuir para a imagem positiva da empresa.
Portanto, no momento de contratar profissionais para a equipe da oficina, faça um processo seletivo justo e sério. Além disso, lembre-se que um bom gestor também investe na capacitação, treinamento e atualização dos seus funcionários, pois isso sempre traz um retorno positivo tanto para a oficina, como para os próprios colaboradores.
Tenha uma boa comunicação e relacionamento com seus clientes
Focar em manter uma boa comunicação e relacionamento com os consumidores é fundamental para a atração e retenção de novos clientes. Você pode fazer através de ações como:
- Ofereça um atendimento cordial;
- Esclareça dúvidas;
- Forneça informações sobre os serviços prestado;
- Alinhe as expectativas com os clientes em relação aos serviços prestados.
- Seja ético e transparente;
- Seja pontual, ou seja, respeite os horários marcados com os clientes, evitando atrasos e imprevistos.
- Avise os clientes sobre mudanças de prazos, quando necessário, e explique o que houve;
- Faça o agendamento correto dos serviços;
- Tenha um cadastro de clientes que mantenha todos os dados atualizados, organizados e seguros, conforme determina a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- Dê espaço para feedbacks e avaliações dos clientes.
É importante lembrar que um cliente satisfeito é a melhor propaganda para a empresa, por isso leve a sério o marketing de relacionamento na sua gestão! ?
Controle de fluxo de caixa
O controle de fluxo de caixa é o monitoramento de todas as entradas e saídas de dinheiro – atividade fundamental para manter as finanças da oficina mecânica em ordem.
Com um sistema de gestão empresarial, é possível registrar todas as transações financeiras, desde as vendas de serviços até as compras de peças e materiais.
Dessa forma, o gestor sabe exatamente o dinheiro que entra e o que sai, o que é muito importante para entender o fluxo de vendas, cortar despesas, fazer promoções, melhorar a precificação dos serviços, entre outras atividades necessárias para manter a saúde financeira da oficina em dia.
Marketing
O marketing é importante para divulgar os serviços oferecidos pela oficina mecânica. É importante investir em estratégias como redes sociais, anúncios digitais, anúncios em veículos de comunicação local, fazer promoções, entre outros meios de atrair novos clientes.
Controle de estoque
O controle de estoque é um setor muito sensível em todas as empresas. Afinal, se há falhas no estoque pode atrasar serviços e gerar a perda de clientes. Infelizmente, sem um bom sistema de estoque na oficina, é fácil perder o controle da quantidade de materiais.
Por isso, o ideal é largar as famosas planilhas e ter um sistema de controle de estoque, como o ERP online, para garantir a quantidade correta de mercadorias, receber alertas de quando determinado produto atingiu a quantidade mínima, fazer inventário e dar a baixa automática nos itens para evitar falhas.
Controle de burocracias
O controle de burocracias é importante para manter a oficina mecânica em conformidade com a legislação. A emissão correta de notas fiscais, boletos, orçamentos, certificados digitais e outros documentos é essencial para garantir as obrigações fiscais da empresa estão em dia e evitar problemas.
Qual a importância de um ERP online na oficina mecânica?
Gerenciar uma oficina mecânica tem seus desafios, como garantir a entrega dos serviços, administrar a agenda, controlar as contas a pagar e receber, cumprir as obrigações fiscais, controlar o estoque de peças e equipamentos, entre muitas outras atividades que são cruciais para o crescimento do seu negócio, não é mesmo?!
É por isso que muitas empresas, de diferentes portes (inclusive as MEs e EPPs), utilizam o ERP online, pois o sistema ajuda a gerenciar as principais áreas do negócio em um único lugar, com facilidade, segurança e muita praticidade, para que os gestores tenham mais tempo para focar estrategicamente na administração enquanto o ERP garante a organização da empresa nas atividades do dia a dia.
Um ERP para oficina mecânica só tem benefícios a gerar no seu negócio! Por isso, falaremos de algumas funcionalidades primordiais do sistema vhsys que irão transformar o dia a dia da sua oficina.
Acesso fora da empresa e por diferentes dispositivos
Além de ser online, o ERP vhsys está disponível para celular, tablet e notebook, tornando possível acompanhar e administrar seu negócio de qualquer lugar! Portanto, nem viagens ou imprevistos podem impedir você de monitorar o que está acontecendo na sua empresa e realizar as atividades.
Além disso, no PDV vhsys, que é funcionalidade de frente de caixa incluída em alguns planos do ERP, é possível fazer todo o processo de vendas e emitir notas pelo seu computador mesmo sem internet. E através do aplicativo mobile, você também pode registrar uma venda pelo celular. Então depois é só sincronizar as informações quando houver rede!
Cadastros
É extremamente importante ter a comunicação e o cadastro dos clientes feitos de maneira organizada e com segurança. O ERP vhsys te ajudará nisso! Nele é possível realizar o cadastro de cada um dos seus clientes para atendê-los de forma personalizada e certeira com base em seu histórico, aumentando sua fidelidade e satisfação!
Além disso, também é possível realizar o cadastro de seus fornecedores, para ter o perfil completo de cada um e ter acesso a todo o contato que já tiveram, avaliando os melhores fornecedores!
Controle de vendas
O vhsys oferece uma solução completa de Controle de Vendas para oficinas mecânicas, que inclui um sistema PDV (ponto de venda) completo, envio de propostas e orçamentos por WhatsApp, gerenciamento de vendedores e comissões e integração de vendas presenciais e online de forma automatizada.
Com o sistema PDV do vhsys, é possível manter o controle organizado de forma automática e integrada a cadastros, emissão de notas, maquininha de cartão Stone e muito mais.
Além disso, o envio de propostas e orçamentos direto para o WhatsApp do cliente é uma funcionalidade que possibilita receber respostas mais rápidas e aumentar as taxas de venda dos serviços.
Tudo isso traz mais praticidade e agilidade para o dia a dia das oficinas mecânicas, facilitando o processo de vendas e permitindo um atendimento mais eficiente e profissional aos clientes.
Controle de estoque
Ao abandonar as planilhas e integrar o controle de estoque a um sistema ERP automatizado como o vhsys, as oficinas mecânicas podem administrar a entrada e saída de materiais, controlar movimentações e criar relatórios de estoque de forma eficiente. Isso otimiza a rotina da empresa e ajuda a ganhar mais tempo para focar no negócio!
Com o vhsys, o estoque é atualizado em tempo real, toda vez que um produto é vendido, utilizado ou adquirido do fornecedor, a quantidade em estoque é atualizada automaticamente.
O sistema também emite alertas sobre a quantidade mínima e máxima de produtos no estoque para facilitar a compra de novos equipamentos na oficina, assim o gestor não precisa acompanhar as quantidades manualmente.
Controle financeiro
O controle financeiro é uma das áreas mais desafiadoras e importantes para qualquer negócio, inclusive para oficinas mecânicas. Pensando nisso, o sistema integrado vhsys oferece uma solução completa para a gestão financeira, que inclui conciliações bancárias, DRE gerencial, recebimento e pagamento de contas e relatórios financeiros completos.
Um dos grandes diferenciais do vhsys é a integração com todas as áreas do negócio. Isso significa que todas as informações financeiras estarão centralizadas em um só lugar, facilitando a análise e tomada de decisões estratégicas para o crescimento da sua oficina.
Emissão de notas fiscais
A oficina mecânica é um negócio que lida com vários tipos de notas fiscais, desde a compra de peças com fornecedores até a emissão de notas para serviços prestados.
O sistema de emissão de notas fiscais do ERP vhsys é uma solução eficiente para facilitar e agilizar a emissão e o armazenamento de notas, além de garantir a emissão correta desse documento obrigatório.
Com o emissor de notas fiscais do vhsys é possível realizar a emissão de diversos tipos de notas, como NF-e, NFC-e, NFS-e e MDF-e com preenchimento simples e automático.
Relatórios
Os números dizem muito sobre o futuro da sua empresa! Por isso, para que você, gestor, possa tomar decisões com segurança e evitar imprevistos, no ERP vhsys você pode criar relatórios gerenciais em poucos cliques!
Suporte online eficiente
Se você possuir alguma dúvida de como utilizar o programa e suas funcionalidades, ou então aconteceu algum problema que você precise de suporte técnico, pode ficar tranquilo que o vhsys é completo e tem suporte disponível para te ajudar com qualquer problema!
Lembrando que aqui você tem um time de especialistas para te ajudar: sem robôs ou menus extensos que atrasam o seu atendimento!
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