A ordem de serviço é um documento simples, mas que faz a diferença no dia a dia da sua empresa. Especialmente em áreas que precisam de agilidade, ele ajuda na organização dos procedimentos e na entrega do pedido ao cliente, seja de um serviço ou produto.
Em resumo, a ordem de serviço é um meio de comunicação no qual o gestor formaliza o trabalho a ser feito por seus colaboradores, trazendo informações essenciais para a realização das atividades.
No cotidiano, sua aplicação é a seguinte: Após o término da negociação com um cliente, uma ordem de serviço é expedida e encaminhada para os funcionários responsáveis por aquele serviço ou produto. Eles seguem as orientações no documento para entregar ao consumidor um trabalho de qualidade. Cada atendimento gera sua própria ordem de serviço.
O que precisa ter em uma ordem de serviço?
O conteúdo do documento pode variar de um segmento empresarial ao outro, pois depende do tipo de produto ou serviço oferecido. Geralmente, em uma ordem de serviço estão escritos informações importantes – o que será feito, a data do pedido, os dados do cliente, o valor e a forma de pagamento. Também podem ser relatados os materiais necessários para a realização da solicitação.
Na prática, a ordem de serviço pode servir tanto como um controle de produtividade e estoque, como de financeiro. Sabendo o que será feito em detalhes, é mais fácil gerir os recursos que serão usados e saber com antecedência o custo da operação e a data prevista para sua finalização. Isso otimiza os processos e economiza tempo e dinheiro.
Algumas dicas:
É importante que as ordens de serviço sejam organizadas e cada uma tenha numeração própria, para evitar confusões como a duplicação de um mesmo serviço ou até que ele se perca entre as outras solicitações.
A ordem de serviço também é vista como um documento que autoriza a realização dos serviços e como forma de controle do trabalho dos funcionários. Ele ainda pode ser assinado pelo funcionário responsável pela solicitação e, com a sua conclusão, assinado pelo cliente e o prestador, tornando-se assim um documento que comprova a realização do pedido.
Além dessas aplicações, uma ordem de serviço pode ser usada em serviços e comunicações internas.
Mais controle na gestão da sua empresa
Uma ordem de serviço traz mais agilidade e eficiência no cotidiano da empresa. Um bom sistema de gestão online também faz isso. Vários setores de uma empresa podem ser administrados em um único lugar, permitindo que operações como emissão de notas fiscais e boletos, controle de vendas e estoque, até a própria ordem de serviço sejam realizados com praticidade.
No sistema VHSYS a ordem de serviço é feita online, modernizando o processo e evitando gasto com recursos, como é da forma tradicional em papel. O software é prático e, em poucos cliques, você pode organizar todas as solicitações com facilidade.
Um conjunto de funcionalidades faz do nosso sistema uma ótima opção para realizar suas ordens de serviço: Uma cópia do documento é automaticamente enviada para o e-mail do cliente, economizando o seu tempo; Na mesma tela, é possível fazer o lançamento do estoque ou estorná-lo com apenas um clique. O software também permite que você crie grupos de ordens de serviço e anexe contratos, em diversos formatos, caso seja necessário.
Controle suas ordens de serviço com mais praticidade e economia, e faça um teste com nosso sistema.
