Problema com prazos? Descubra as causas – e a solução

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Não importa se a cena ocorre em uma multinacional ou em uma startup: as pessoas estão sobrecarregadas, os prazos estão curtos e alguém sempre pede um pouco mais de tempo. Diz a lógica que, com mais tempo, as tarefas virão melhores e mais completas. Mas Heidi Grant Halvorson discorda dessa ideia. Diretora do Centro de Ciências da Motivação, da Columbia Business School (EUA), ela afirma que alongar os prazos dos colaboradores pode ter o efeito reverso: a atitude alimenta a procrastinação, e o resultado geralmente é inferior até ao daqueles feitos de forma apressada.

Em um artigo publicado neste mês, Heidi afirma que esticar o prazo dá uma sensação de alívio aos colaboradores e permite que eles respirem. O problema é que, assim, os erros acabam se repetindo, como se o tempo extra nem houvesse sido concedido. Para atacar esse mal, a especialista buscou entender o que acontece negativamente quando um prazo é prorrogado e como a liderança pode solucionar esse conflito.

Problema 1: Perda da motivação

Segundo a especialista, pesquisadores descobriram já no início do século passado que a motivação aumenta à medida que o término de uma tarefa se aproxima. Quanto mais próximo de um objetivo, maior é o esforço para alcançá-lo. Quando se amplia um prazo, o objetivo se distancia no tempo. Como o fluxo de tarefas é sempre intenso em qualquer empresa, a importância do trabalho postergado irá se perder com a entrada de novas atribuições igualmente importantes.

Problema 2: Nós procrastinamos

Basta conferir os números relativos à entrega do imposto de renda. Quantos deixam para a última hora? Com o novo formulário eletrônico do IR, ficou mais fácil e rápido seu preenchimento. As entregas, porém, não foram adiantadas, no geral. Em vez de fazer tudo rapidamente, as pessoas tendem a adiar o que é mais simples ou mais fácil. Alguns podem se justificar dizendo que trabalham melhor sobre pressão, mas a psicologia já provou que isso não é verdade. Esse tipo de pressão significa pouco tempo para fazer todas as tarefas. Como menos tempo pode ajudar a fazer o trabalho melhor? Pedir um prazo maior não é exatamente o oposto disso? Mais correto seria se os procrastinadores reconhecessem que trabalham por estar sob pressão, não que seu desempenho é melhor por causa dela. Por esse motivo, estender os prazos para não é recomendado a quem costumeiramente deixa para depois o que tem de ser feito hoje.

Problema 3: Julgamos mal o tempo das coisas

Os psicólogos dão diversos motivos para a “falácia do planejamento”, que é a tendência de subestimar a duração de qualquer tarefa. O ser humano tende a considerar experiências passadas em termos de planejamento, mas a percepção da duração de algo que já foi feito tende a ser nebulosa e generalista: parece que tudo foi feito com a mesma quantidade de tempo. Além disso, o planejamento raramente inclui a possibilidade de as coisas não darem certo como o previsto. Por último, tendemos a ignorar pequenos detalhes, que muitas vezes exigem mais tempo do que o previsto. Por isso, quando o planejamento do tempo para determinada tarefa for mal feito, não há prazo extra que faça o processo transcorrer normalmente.

E como utilizar bem o tempo extra?

Caso o deadline tenha sido alongado, os gestores podem usar alguns artifícios para garantir a entrega na hora certa e com a qualidade esperada. Os problemas um e dois podem ser mitigados com a imposição de prazos intermediários e o acompanhamento constante dos progressos já conquistados. Ao dividir um objetivo maior em vários menores, as metas ficam mais próximas e tangíveis. Um eventual atraso também não causará tanto estrago, já que a parcela de tarefas será menor.

Para o problema três, o líder precisa deixar explícito o prazo dado para tarefas semelhantes no passado, de modo que fique claro que sua execução é factível dentro do período estipulado. Ele também deve tentar antever os pontos onde os colaboradores costumam emperrar e dividir o projeto em etapas, deixando claro os passos a serem feitos em cada uma, em um período determinado.

Fonte
Pequenas Empresas & Grandes Negócios

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