O guia completo da gestão de contas a pagar - Blog VHSYS

O guia completo da gestão de contas a pagar

Camila Nichetti

Contas como aluguel, IPTU, água, luz, impostos e taxas bancárias; gastos com fornecedores, funcionários, material de escritório… são muitos os compromissos com as quais o empreendedor tem que lidar no dia a dia.

Para não se perder, a palavra de ordem é controle: do fluxo de caixa, do estoque, das contas a receber e, também, das contas a pagar. Parece complicado, mas, com um pouco de informação e uma ajudinha da tecnologia, você consegue realizar a gestão de contas a pagar da sua empresa e manter as obrigações em dia. Quer ver como? Confira neste artigo!

Afinal, qual é a importância de um bom controle de contas a pagar na sua empresa?

Tão essencial quanto saber exatamente quanto e quando entrou dinheiro no caixa é controlar quanto e quando ele vai sair. Por isso, acompanhar as contas a pagar da empresa é fundamental para que o gestor saiba exatamente quando vencem seus compromissos e o quanto de seus recursos será necessário para saldá-los, evitando correr o risco de ficar inadimplente (e perder crédito no mercado).

A ausência de controle pode obrigar o empreendedor a tomar um empréstimo não programado para pagar as contas — uma saída que, por conta dos juros, pode acabar se tornando mais cara que manter um controle eficiente, além de causar de vez o descontrole das contas da empresa.

Um bom sistema de contas a pagar, além de evitar esse tipo de situação extrema, ajuda no planejamento, possibilitando ações preventivas como cortar gastos e negociar com fornecedores. Favorece, também, uma economia que poderá ser revertida em investimento.

Como fazer um diagnóstico dos meus atuais processos de controle de contas?

Um bom controle de caixa precisa permitir ao gestor identificar todas as obrigações (contas de consumo, pagamentos a fornecedores e funcionários e gastos diversos) a pagar, bem como os prazos para pagamento.

Isso serve tanto para conseguir descontos, como para não pagar multas e juros; verificar rapidamente se há compromissos que não foram pagos; visualizar gastos obrigatórios (como os pagamentos de impostos do Simples Nacional); permitir que se priorizem os pagamentos, se houver dificuldade financeira; e fornecer informações para a elaboração do fluxo de caixa.

Se você está com dificuldade em visualizar algum desses itens, é hora de repensar o seu controle de contas a pagar.

Quais são as melhores práticas de gestão de contas a pagar?

Além de anotar todas as entradas e saídas de recursos, é fundamental registrar todas as contas a pagar, organizadas por data de vencimento e classificadas por prioridade de pagamento, de forma que você consiga visualizar exatamente o que precisa pagar e quando.

É interessante estabelecer prazos para efetuar os pagamentos, observando a previsão das entradas e os possíveis descontos para pagamento antecipado — lembrando que é essencial não confundir as contas pessoais com as contas da empresa: estabeleça o melhor momento para o saque do pró-labore, de acordo com o seu planejamento financeiro.

Como otimizar os processos de pagamento da sua empresa?

Para realizar todos esses registros mencionados no último tópico, a velha planilha no Excel ainda é bastante válida, mas, para dar um passo à frente na gestão financeira da sua empresa, a integração dos processos é a palavra-chave.

Um bom sistema de gestão empresarial permite integrar os setores da empresa, o que agiliza e organiza melhor os processos. Assim, em vez da planilha de vendas, da planilha de contas a pagar e da planilha de contas a receber (entre várias outras), você aglutina tudo em um só lugar.

Entre as vantagens de um sistema desses, estão o menor número de erros de registro (você registra uma só vez no sistema, e não em várias planilhas), a agilidade no momento de visualizar a informação, a automatização dos relatórios e o controle de acesso de usuários às informações, entre outros.

Quais são os melhores indicadores e métricas da gestão de contas?

Um dos segredos para melhorar a gestão da empresa é acompanhar regularmente os resultados financeiros; para isso, é possível estabelecer alguns indicadores e métricas que permitem ao gestor visualizar com mais clareza o que aconteceu em cada período. No caso das contas a pagar, é interessante acompanhar ao menos três indicadores:

  1. número médio de contas por período: é um indicador de conhecimento obrigatório; permite acompanhar o volume de contas que costumam chegar à empresa;
  2. custo médio por fatura: o conhecimento do custo médio por fatura permite que se saiba o custo das obrigações da empresa, permitindo o planejamento financeiro e o equilíbrio do fluxo de caixa com ações como corte de gastos e a negociação com fornecedores;
  3. prazo médio de pagamento: conhecendo o prazo médio de pagamento das faturas recebidas, o gestor consegue negociar descontos por pagamento antecipado e realocar datas de vencimento, evitando a inadimplência.

Como utilizar a tecnologia a seu favor para o controle de contas a pagar?

A grande contribuição da tecnologia para a gestão empresarial é a possibilidade de automatizar processos antes feitos manualmente, minimizando a chance de erros e acelerando os resultados. Em se tratando de temas em que o controle é fundamental, como no caso das contas a pagar, minimizar erros e acelerar processos é sempre bem-vindo.

Essa tarefa fica mais simples com a utilização de um sistema de gestão online, que integra os setores, aglutina tarefas e automatiza processos, permitindo que o gestor tenha uma visão global das atividades da empresa.

Além de simplificar a gestão e torná-la mais eficiente e segura, colabora para que o empreendedor não perca dinheiro pagando juros de empréstimos tomados na última hora e nem fique inadimplente, no caso específico de contas a pagar. Tenha certeza: investir em organização e controle adequados sai bem mais barato que essas situações.

A gestão financeira da empresa é um tema difícil para a maioria dos empreendedores, mas, com aquela ajudinha da tecnologia e munido de muita informação, é sempre possível tomar as melhores decisões.

Gostou de aprender sobre a gestão de contas a pagar? Se você está interessado em entender mais de gestão empresarial, acompanhe nosso blog! Temos um artigo excelente sobre cobrança de clientes inadimplentes, já leu? Isso, sim, é tema espinhoso! Não deixe de conferir!

Receba conteúdos exclusivos em seu email e fique por dentro das últimas novidades no ambiente empresarial!

Camila Nichetti
Sobre o autor
Camila Nichetti
Analista de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Comunicação Social - Jornalismo.

deixe seu comentário

adicionar comentário
Cancelar

COMENTÁRIOS

Nenhum comentário neste post. Seja o primeiro!

Visualizar mais