Qual a importância da emissão da nota fiscal para a sua empresa?

A importância da emissão da nota fiscal para a empresa

Gabrielly Balão

Você sabe qual a importância de emitir nota fiscal eletrônica? Ela pode trazer benefícios para você e seu negócio!

Por mais que se trate de um tema muito comentado, diversas pessoas ficam um pouco perdidas quando abrem um negócio e precisam emitir notas fiscais. Então, não colocam em prática o que aprenderam na teoria, pois não sabem exatamente qual é a importância do documento.

Isso pode acontecer em todos os tipos de empresas e de qualquer porte. Até com você e seu negócio.

Você abre a sua empresa, que surgiu de um hobby ou uma necessidade, seja ela financeira ou pela falta de oferta do que está oferecendo.

Então, cuida de todos os detalhes: onde seu produto ou serviço será comercializado, como será feita a divulgação e qual será o preço, por exemplo.

Porém, quando se fala do mundo fiscal, você encontra dificuldades. Isso porque abrange documentos mais complexos e que envolvem algumas particularidades, como é o caso da nota fiscal.

É fácil pensar em deixar para depois e cuidar de outras preocupações. Porém, emitir nota fiscal é importante para manter sua empresa na regularidade, além de ser obrigatória para a maioria dos negócios.

nota fiscal

Existem muitos casos de empresas que ainda deixam de emitir – sem ter a noção de que se trata de um documento importante para a relação saudável entre comerciantes e compradores. Além disso, ela garante os direitos do consumidor e evita a evasão do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

A emissão de NF-e é essencial por muito mais fatores. Se você tem dúvidas sobre o assunto e quer entender um pouco mais sobre a sua importância, leia o artigo que preparamos.

Você vai aprender muito mais sobre:

  • O que é nota fiscal eletrônica e para o que serve
  • A importância da emissão de NF-e
  • Emissão da segunda via da nota fiscal
  • Os benefícios da nota fiscal eletrônica
  • Regularidades com o fisco
  • Os riscos que sua empresa corre ao não emitir
  • Como emitir NF-e

Vamos lá!

O que é nota fiscal eletrônica e para o que serve

Emitir NF-e, mais conhecida como nota fiscal eletrônica, é uma prática obrigatória para a grande maioria das empresas.

Trata-se de um documento de cunho fiscal. Tal documento tem como objetivo regularizar e registrar o processo de compra ou transferência de qualquer tipo de produto ou bem da empresa para um cliente ou fornecedor, por exemplo.

A emissão de nota fiscal é indispensável para manter seu empreendimento na legalidade. Com isso, a nota fiscal é a etapa final da venda e “a certidão de nascimento da compra”.

É nela que constam informações importantes como onde e quando o consumidor adquiriu o produto, além de comprovar a garantia da mercadoria, informando o seu tipo, série, modelo, marca, série e valor.

Para isso, existem diversos tipos de notas fiscais, para que cada uma seja direcionada á uma funcionalidade. Há notas específicas para serviços do consumidor, notas de produto, notas de entrada e saída, exportação e importação.

A importância da emissão da nota fiscal eletrônica

A tributação começa na nota fiscal, sendo, portanto, a prova de que uma empresa paga seus tributos de forma correta e os relativos percentuais são devidamente recolhidos pelo governo.

Além disso, as notas fiscais são essenciais para manter a empresa em dia, gerando confiança para os fornecedores e clientes de um negócio.

O documento fiscal também é um direito do consumidor que, em caso de defeito da mercadoria adquirida, pode exigir a substituição do produto, restituição da quantia paga ou abatimento proporcional do preço, mediante a nota fiscal.

No entanto, a obrigatoriedade da emissão da nota fiscal para o consumidor final não se aplica aos empresários enquadrados como MEI (Microempreendedor individual) que. Para quem é MEI, emitir nota fiscal é obrigatório somente em vendas e prestações de serviços para pessoas jurídicas de qualquer porte.

nota fiscal

Segunda via da Nota Fiscal

Sempre que compramos algum produto, a nota fiscal é a nossa garantia de troca, certo? Porém, nem sempre guardamos esse documento com cuidado e frequentemente você o perde.

De acordo com o Portal do Consumidor, em caso de perda da primeira via da nota fiscal, o consumidor pode entrar em contato com o fornecedor e solicitar a segunda via.

No entanto, alguns especialistas dizem que os fornecedores não são obrigados a emitir a segunda via, pois, não está previsto no IDEC (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor), porém, o cliente pode solicitar uma declaração de que a compra foi feita naquele estabelecimento.

Alguns fornecedores são adeptos dessa prática de fornecer a segunda via gratuitamente para manter um bom relacionamento com seus clientes e agir de boa fé. Como consumidor, você tem um prazo de 5 após a compra para fazer o requerimento da segunda via junto ao fornecedor, caso ele negue essa solicitação pode ser feita na Secretaria da Fazenda.

Benefícios da Nota fiscal Eletrônica

Muitas pessoas ainda não são adeptas da nota fiscal, isso se dá principalmente devido à falta de informação.

A NF-e foi criada e inaugurada em 2008 pelo governo com o intuito de oferecer mais segurança, agilidade e melhor controle fiscal. A inclusão dessa tecnologia em seus processos é capaz de promover diversos benefícios para você como contribuinte, comprador e para a sociedade como um todo. Para isso, listamos alguns benefícios que a emissão da NF-e pode lhe acometer.

Para o contribuinte:

  • diminuição dos custos com impressão e materiais para impressão;
  • diminuição de custos de envio;
  • aumento do espaço de armazenagem de documentos;
  • simplificação e redução de custo dos processos;
  • otimização do tempo;
  • aumento da segurança e sigilo de dados;
  • incentivo de novas tecnologias (emissor de nota fiscal).

Para o comprador:

  • extinção de preenchimento de notas fiscais na entrada de mercadorias;
  • redução dos erros de preenchimento;
  • criação de padrões dos contatos com as empresas;
  • diminuição no consumo de papel;
  • proteção da garantia de troca ou devolução do produto adquirido.

Para a sociedade:

  • incentivo do comércio eletrônico;
  • diminuição dos impactos ambientais;
  • probabilidade de aparecimento de novos negócios relacionados à emissão de nota fiscal.

Regularidades com o fisco

O fisco são as gestões que o Estado faz junto ao Tesouro público em relação às finanças, economia, tributo e patrimônio, ou seja, é responsável por controlar, regulamentar e fiscalizar a legislação tributária.

Dessa maneira, o fisco engloba três esferas: o fisco estadual, federal e municipal. O que a nota fiscal tem a ver com isso? A emissão de nota fiscal entra em conformidade com essas esferas do fisco.

Com isso, para determinar em qual esfera a sua nota fiscal é regulamentada, é levado em consideração o tipo de produto ou serviço que sua empresa oferece. Por exemplo, o fisco estadual refere-se principalmente ao ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias), o fisco federal incide especialmente sobre o IR (Imposto de Renda) e o municipal é referente às responsabilidades do município, como, por exemplo, o ISS (Imposto sobre Serviços).

Então, o cumprimento de todas as normas relacionadas às notas fiscais são um requisito para se manter em regularidade junto à Fazenda e para a prevenção de problemas com o fisco.

Penalidades ao não emitir nota fiscal

Engana-se quem acha que não emitir notas fiscais, falsificá-las ou omitir os valores passarão despercebidos. Muito pelo contrário. Essas práticas são ilegais, também conhecida como sonegação fiscal, e as consequências são severas.

De acordo com o Portal Tributário, a penalidade para a sonegação pode variar de reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, além da multa – que pode atingir até 225%, conforme artigo 1º da Lei 8.137/1990 e artigo 44 da Lei 9.430/1996.

E não para por aí! Além da não emissão da nota fiscal, também há penalidades em relação ao preenchimento das NF-e. Cada nota fiscal eletrônica deve seguir uma sequência na numeração. Em casos que essa sequência numérica é alterada ou pulada, essa ação é denominada “falta de inutilização de número” ou rejeição de NF-e.

Com isso, o erro deve ser comunicado à SEFAZ, caso contrário você deverá pagar uma penalidade em forma de multa.

Para eventualidades em que a nota fiscal precisa ser cancelada, o contribuinte tem o prazo de 24 horas, e se não houver a comunicação de cancelamento, é aplicada uma multa de 10% sobre o valor do documento.

Como emitir NF-e

Com o fim do emissor gratuito disponibilizado pela Sefaz (Secretaria da Fazenda), empresas que utilizavam o sistema precisam buscar outras alternativas para realizar o processo.

Mas primeiramente, você precisa saber algumas informações antes de começar a emitir suas notas fiscais. Para se adequar à nota fiscal eletrônica é preciso se atentar à algumas questões:

1. Saiba qual tipo de nota fiscal a sua empresa deve emitir

Existem tipos de notas fiscais diferentes para determinadas categorias, dependerá de qual você precisa formalizar. São elas:

  • nota fiscal de Serviços (NFS-e): utilizada por empresas que prestam serviços
  • para Produtos: emitida quando a empresa vende mercadorias
  • para o Consumidor (NFC-e): emissão de nota fiscal para o consumidor final, utilizada no varejo.

2. Verifique o cenário geral da sua empresa

Para a emissão da NF-e, é preciso entender qual é o enquadramento tributário da sua empresa e o tipo de nota fiscal que você irá emitir. Para isso, procure o seu contador para esclarecer um pouco mais sobre o assunto.

3. Tenha um certificado digital

Para emitir, é necessário ter um certificado digital. Trata-se de uma assinatura digital utilizado por pessoas físicas ou jurídicas que valida a NF-e. Funciona como uma identidade eletrônica usada para identificação no meio virtual. Para possuir esse documento é necessário ser cadastrado em uma certificadora, que são facilmente encontradas.

4. Credencie a sua empresa na Secretaria da Fazenda

Para que a sua empresa possa emitir nota fiscal, é preciso que ela esteja credenciada para a permissão da Secretaria da Fazenda do estado em que encontra-se a sua empresa.

5. Tenha um programa com emissão de NF-e

Após todas as etapas acima, você precisa encontrar um software com emissão de nota fiscal eletrônica.

Os softwares com emissão facilitam o dia a dia da empresa, tornando a contabilidade prática e descomplicada. Existem diversas opções no mercado com diversos preços. Na hora de escolher o ideal para a sua empresa, procure características e componentes que sejam essenciais na rotina do seu negócio, além de ter uma boa usabilidade.

Ainda tem dúvidas para escolher? Experimente grátis o VHSYS e confira o passo a passo para emitir sua nota fiscal eletrônica.

Conclusão

Como pôde ser percebido, emitir nota fiscal é, além do cumprimento de leis, uma prática que beneficia tanto quem emite quanto quem recebe, uma vez que, com isso você se mantém em conformidade com as leis e garante um bom contato e relacionamento com seus clientes.

Com o nosso artigo, você aprendeu sobre o que é nota fiscal eletrônica, para o que ela serve, qual é a sua importância, benefícios, riscos ao não emitir e como emitir o documento.

Quer saber mais detalhes sobre como emitir nota fiscal eletrônica? Confira o nosso post completo sobre o assunto!

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Gabrielly Balão
Sobre o autor
Gabrielly Balão
Content Analyst no VHSYS. Formada em Relações Públicas e em busca de conhecimentos que agreguem e ajudem novos empresários.

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