O eSocial já vale para empresas do Simples Nacional. A facilidade foi implementada com o intuito de unificar as informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. O sistema é uma ação conjunta entre Receita Federal, Caixa Econômica Federal, INSS e Ministério do Trabalho.
No dia 10 de janeiro (quinta-feira), o cronograma de implantação passa a valer para o terceiro grupo, que é o de empregadores optantes pelo Simples Nacional (incluindo MEI), empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF e entidades sem fins lucrativos. As empresas desse grupo, que faturam até 4,8 milhões por ano, devem aderir ao eSocial.
Nesta primeira fase, em janeiro de 2019, os empregadores precisam fazer o cadastro do empregador e tabelas. Na segunda fase, que começa em abril, devem ser informados os dados dos trabalhadores e vínculo de emprego.
Confira as fases para o terceiro grupo, para empresas optantes pelo simples nacional:
- Tabelas: 10/01/2019;
- Não Periódicos: 10/04/2019;
- Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º);
- Substituição GFIP CP: outubro/2019;
- Substituição GFIP FGTS: outubro/2019;
- SST: julho/2020.
É por meio do eSocial que as empresas comunicarão eletronicamente o Governo em apenas uma entrega, as informações sobre o vínculo dos trabalhadores com a empresa, folha de pagamento, contribuição previdenciária, escrituração fiscal, recolhimento do FGTS, comunicação de acidente de trabalho e aviso prévio.
Desta forma, as empresas enviam informações periódicas e não periódicas ao Governo como férias, rescisões e admissões. Isso facilita a rotina do envio de dados sobre funcionários, pois o eSocial substitui outras 15 obrigações.
>> Saiba mais sobre o que é Simples Nacional: alíquotas, tabelas e impostos
Penalidades para empresas que não se adequarem
Mesmo com a chegada do eSocial, a legislação em relação a entrega de obrigações das empresas ao Governo sobre seu funcionários não mudou. Mas, com a obrigatoriedade, o risco de penalizações pode aumentar, pois o processo de fiscalização ficou mais simplificado e estão concentradas na plataforma do Governo. Desta forma, para evitar multas, é preciso ficar atento aos prazos de adesão ao eSocial Simples Nacional.
As multas no eSocial são:
- Omissão de dados envolvendo afastamento temporário: R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63;
- Falta de exames médicos: R$ 402,53 a R$ 4.025,33, por empregado;
- Cadastro desatualizado: R$ 201,27 a R$ 402,54, por empregado;
- Falta do perfil profissional gráfico previdenciário: R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, determinado de acordo com a gravidade da situação;
- Falta de registro: R$ 402,53 a R$ 805,06, por empregado e dobra por reincidência;
- Omissões nos dados sobre acidentes de trabalho: valor da multa varia entre o limite mínimo e máximo do salário de contribuição. No caso de reincidência, o valor é dobrado.
Como faço para adequar minha empresa ao eSocial?
O eSocial veio como uma forma de otimizar a entrega de obrigações trabalhistas ao Governo. Muitas empresas realmente precisam de um bom tempo para se adequar à obrigatoriedade, mas a maior dica para entregar corretamente as informações é organização. Confira algumas dicas que vão ajudar a deixar seu negócio apto ao eSocial:
1) Leia o manual do eSocial
O eSocial manual vai ajudar muito no treinamento de sua equipe para entregar as informações corretamente. Além das pesquisas na internet, cursos, consulta com especialistas, o manual vai trazer muita informação técnica e te ajudar nessa fase de implantação.
2) Crie um cronograma de ações
Determine prazos e pessoas responsáveis por cada etapa do projeto de implantar o eSocial em sua empresa. Assim, ficará muito mais fácil cumprir os prazos legais definidos pelo Governo.
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3) Revise os dados cadastrais dos funcionários
Aproveite para atualizar os dados de seus funcionários. Peça a eles que enviem seus documentos pessoais atualizados e verifique se o nome, data de nascimento, PIS, CPF estão iguais aos que constam na base de dados da Caixa Econômica e Receita Federal. Não será possível enviar dados dos funcionários ao eSocial se houver inconsistências cadastrais.
4) Organize os documentos relacionados à Segurança do Trabalho
Confira se nos registros da empresa estão todos os documentos e obrigações de Segurança de Trabalho, pois é obrigatório enviar esses dados ao eSocial. Assim, fica mais fácil também acompanhar a saúde dos colaboradores.
5) Cumpra a cota de Menor Aprendiz e PCD
Se sua empresa tem mais de sete funcionários, precisa cumprir obrigatoriamente a cota de contratação, de no mínimo 5% do quadro de funcionários, como Jovens Aprendizes. Essa regra tem exceção para empresas enquadradas como EPP, ME e organizações sem fins lucrativos. A cota de PCD deve ser cumprida quando a empresa tiver mais de 100 funcionários.
6) Webinar: eSocial para iniciantes
A VHSYS produziu um webinar com as principais informações sobre o eSocial, que pode ajudar você e seus funcionários. Clique e assista!
É normal que as pequenas empresas enfrentem dificuldades ao utilizar o eSocial, mas após organizar o seu departamento de recursos humanos, com o início da obrigatoriedade, você terá mais facilidade em enviar as informações ao eSocial.
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