Danfe: o que é esse documento fiscal e qual sua utilidade?

Rosana Moraes

Danfe: o que é esse documento fiscal e qual sua utilidade

Para se montar um negócio no Brasil, há uma série de exigências que devem ser cumpridas e documentos que são obrigatórios no dia a dia de uma empresa. O empreendedor iniciante pode ficar um pouco confuso com tantas siglas e processos, especialmente em relação às notas fiscais. Neste artigo, iremos abordar o Danfe – sua importância, diferença em relação ao arquivo xml, como realizar sua consulta online, entre outros tópicos – para tirar suas dúvidas e te ajudar na gestão fiscal do seu empreendimento.

O que é o Danfe?

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – um arquivo que só existe em sua forma digital. Este documento traz as informações que constam na nota emitida na venda de produtos e pode ser consultado pela internet ou impresso, como é obrigatório em alguns casos.

O Danfe não substitui a emissão da NF-e ou arquivo XML, mas sim ajuda na visualização de seus dados pelo consumidor, pois possui a chave de acesso da nota que o originou. É importante que o sistema emissor da nota eletrônica seja o mesmo que gere o documento auxiliar para evitar divergências entre as informações de cada arquivo.

Para que serve o Danfe?

Este documento tem algumas utilidades e é obrigatório na entrega de produtos. Após ser autorizado o uso da nota fiscal eletrônica da transação, a empresa deve imprimir o arquivo antes do envio da carga, pois é exigido que uma mercadoria documentada por uma NF-e seja acompanhada do seu Danfe, tanto em operações interestaduais como em exportações. Um caminhão que rodar sem este comprovante poderá receber uma multa se for abordado pela fiscalização.

Em relação à entrega, ele também pode ser usado para obter a assinatura do destinatário, tornando-se assim um comprovante que o produto chegou ao endereço correto. É recomendável que este canhoto seja armazenado, caso o fisco o solicite posteriormente.

Além disso, o Danfe confirma a existência da nota fiscal que o originou e pode ajudar na escrituração contábil quando a pessoa a quem se destinar o produto não emite as notas fiscais eletrônicas. Por isso, tanto a empresa quanto o comprador deverão guardar o Danfe até o prazo especificado pela legislação tributária para os documentos fiscais, ou seja, no mínimo 5 anos. No caso do destinatário realizar a emissão da NF-e, é este arquivo que ele deve armazenar, não o Danfe.

Qual a diferença do Danfe para o Arquivo XML?

Os dois têm características e finalidades distintas: o Arquivo XML é o formato da versão eletrônica da NF, ou seja, é o próprio documento em si; e este modelo é o utilizado nas operações referentes a este tipo de nota. Já o Danfe é apenas uma representação simplificada da nota fiscal, usada no transporte das entregas.

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Quais informações devem estar descritas no documento?

O Danfe contém as informações principais da NF-e que o deu origem, além da chave de acesso da nota e um código de barras.

É obrigatório estar descrito na NF-e dados como data e horário de saída das entregas, placa do veículo utilizado e a transportadora responsável, se a empresa já tiver essas informações definidas antes de emitir o Danfe. Caso contrário, se estas descrições não estiverem na nota e consequentemente faltarem no documento auxiliar, será considerado que o produto saiu de sua origem no dia de emissão do documento fiscal.

O Danfe tem um leiaute/layoute padrão que está disponível no Manual de Integração – Contribuinte, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica. Esta plataforma é coordenada pelo Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais (Encat), em parceria com a Receita Federal.

Como consultar um Danfe na internet?

Como dito anteriormente, é possível realizar uma consulta online do Danfe. O documento pode ser visualizado no portal da Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) da localidade da empresa que emitiu a nota fiscal. Para acessar o arquivo, basta ter a chave de acesso da NF-e.

No entanto, o sistema permite que apenas seja vista uma nota de cada vez, o que pode dificultar a consulta dos dados. Além disso, o documento na íntegra só pode ser acessado em até 180 dias após sua emissão, sendo mais tarde disponibilizado apenas informações resumidas referentes à identificação da NF-e: número, CNPJ do destinatário ou do emissor, data de emissão, valor e situação.

Como posso imprimir o Danfe?

Por ser próprio da versão eletrônica da nota fiscal, esse processo de emissão é feito por um sistema online. Para evitar que as informações da NF-e e do Danfe sejam diferentes, é importante usar a mesma plataforma para emitir os dois arquivos.

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O VHSYS oferece um emissor de diferentes modalidades de notas fiscais, deixando a gestão destes documentos mais prática e ágil. Com este recurso, é possível enviar automaticamente os arquivos para o e-mail do cliente e cadastrar todas as informações necessárias com facilidade – inclusive para imprimir o Danfe e baixar o arquivo XML da NF-e. Tudo isso ajuda você a economizar seu tempo para aplicá-lo em outras operações do seu negócio.

Além da emissão de notas fiscais, o sistema VHSYS traz soluções completas para uma melhor gestão empresarial, abrangendo as áreas de vendas e faturamento, compras, estoque, serviços e financeiro.

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Rosana Moraes
Sobre o autor
Rosana Moraes
Assistente de Marketing de Conteúdo na VHSYS. Formada em Jornalismo pela PUCPR, com especialização em Mídias Digitais pela Universidade Positivo.

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