Investir em um ERP para gestão do negócio pode ser bastante vantajoso, mas, é importante que essa escolha seja consciente, para assim, ser uma decisão benéfica para o seu negócio.
Mas, se você ainda não sabe o que considerar para escolher um ERP ideal para seu negócio, pode ficar tranquilo!
Neste artigo, exploramos os critérios essenciais para a escolha de um sistema ERP. Vamos juntos?
Compreendendo suas Necessidades Empresariais
A primeira análise a ser feita pelo empreendedor é de quais são as suas necessidades empresariais.
Por esse motivo, antes de iniciar a busca por um ERP, compreenda tudo que é essencial para o seu negócio, para assim, encontrar um sistema que preencha o que precisa ser preenchido.
Neste caso, siga alguns passos:
Análise de Processos Atuais
Uma análise detalhada dos processos atuais é um ótimo ponto de partida.
Neste sentido, documente todos os procedimentos operacionais e os sistemas de software existentes. Isso ajudará a entender como os diferentes departamentos interagem e como um ERP pode otimizar esses processos.
Durante essa análise, preste atenção especial em áreas como vendas, estoque, finanças, recursos humanos e produção, afinal, elas são essenciais para o seu negócio funcionar.
Identificação de Gargalos
Uma forma de escolher um ERP é identificando os gargalos nos processos, uma vez que, um ERP pode ser muito útil para solucionar esses problemas.
Realize pesquisas com funcionários de diferentes níveis e departamentos para identificar onde os desafios são mais importantes.
Quando você tiver uma visão clara dos gargalos, poderá definir quais requisitos específicos seu ERP deve atender.
Escalabilidade e Flexibilidade
Outro ponto a ser considerado, é a capacidade do sistema ERP de crescer com a sua empresa ou de, ao menos, se adaptar às mudanças do seu negócio.
Neste caso, leve em consideração dois critérios para escolher o ERP: o suporte que o sistema tem com o crescimento da empresa e quais as possibilidades de personalização do software.
Suporte ao Crescimento
Avalie qual suporte o ERP oferece para o crescimento do seu negócio. Neste caso, pesquise pela capacidade de adicionar novos usuários, abrir filiais adicionais e de lidar com um aumento de demanda.
Se seu objetivo é alavancar o negócio, saiba que um ERP pode te ajudar nessa tarefa, por esse motivo, garanta que ele seja escalável, para que você não precise substituí-lo em poucos anos quando sua empresa crescer.
Personalização
A personalização de um ERP é importante para atender às suas necessidades específicas e se adaptar ao seu negócio.
Neste caso, verifique se o ERP pode ser configurado seguindo os seus processos e fluxos de trabalho já definidos.
Mas há um ponto de atenção neste passo!
Lembre-se que a personalização em excesso pode tornar o ERP difícil de manter e atualizar. Sendo assim, equilibre a flexibilidade com a necessidade de manter um sistema de fácil gerenciamento.
Integração com Tecnologia Existente
Integração de sistemas economiza tempo e recursos de uma empresa, por isso, um critério importante na hora de selecionar seu ERP ideal é a possibilidade do sistema se integrar com as tecnologias já existentes.
Mesmo para as empresas que não tem nenhuma outra ferramenta em mãos, é importante saber que novas tecnologias podem aparecer e o ERP usado pela empresa precisa de espaço para integrações.
Neste sentido, avalie dois pontos:
Ecossistema de Tecnologia
Quando falamos de ecossistema de tecnologia, nos referimos a empresas que já utilizam algumas ferramentas. Já que há a necessidade da escolha de um ERP, faça as seguintes perguntas:
Quais sistemas, aplicativos e plataformas estão em uso pela minha empresa? Elas precisam ser mantidas? O ERP escolhido pode se conectar facilmente a essas soluções?
Facilidade de Integração
Fazer integrações de maneira facilitada também é importante, afinal, ninguém quer perder tempo com isso.
Por esse motivo, o ERP deve oferecer APIs bem documentadas e uma estrutura que simplifique a integração com outros sistemas. Certifique-se de que o fornecedor forneça suporte e recursos para auxiliar na integração.
Usabilidade e Treinamento
ERP bom, é ERP fácil de usar!
Neste sentido, antes de selecionar seu ERP ideal, faça uma pesquisa e testes para saber da usabilidade do sistema. Além disso, dê preferência a empresas que oferecem treinamento para usar a plataforma.
Para entender se o ERP é de fácil uso, separamos duas dicas:
Procure por uma interface Intuitiva
Você já se deparou com aplicativos ou sites que são fáceis de navegar sozinho? Isso pode ser porque há uma interface intuitiva neles.
Para escolher o ERP ideal, procure por sistemas com interface simples, pois será mais rápido para os funcionários se adaptarem ao novo sistema, minimizando o tempo de inatividade.
Para saber se o ERP vai engajar sua equipe, faça testes de usabilidade com funcionários para avaliar a facilidade de navegação e compreensão da interface do sistema, você pode fazer isso por meio de testes grátis.
Pesquise quais são os recursos de Treinamento do ERP
Existem diferentes formas de treinamentos para utilizar um ERP, por isso, é importante que o ERP escolhido forneça uma formato de treinamento compatível com sua empresa.
Fornecedores que oferecem recursos de treinamento, como manuais, tutoriais em vídeo e/ou treinamento presencial, devem estar no topo da sua lista de ERPs!
Além disso, fornecedores que oferecem um sistema de suporte contínuo para responder a dúvidas e problemas dos usuários são mais confiáveis e podem ser melhores para seu negócio.
Segurança de Dados
Outra coisa importante a pensar quando for escolher o seu ERP é manter os seus dados seguros e privados. Todos os dias lidamos com muitas informações confidenciais e sensíveis, por isso é super importante que o sistema seja seguro.
Certifique-se de que o ERP que você escolher tenha boas medidas de segurança, como proteção dos dados, controle de quem pode acessar as informações e uma forma de ficar de olho se algo suspeito estiver acontecendo.
Além disso, verifique se a empresa que vende o sistema segue as regras de segurança que todo mundo reconhece como importantes.
Dois pontos importantes são as configurações relacionadas a criptografia e proteção e gerenciamento de acessos. Entenda melhor:
Criptografia e Proteção
Certifique-se de que o ERP oferece recursos de criptografia e proteção de dados, afinal, informações importantes precisam ser guardadas com segurança para que ninguém consiga acessá-las sem permissão, como hackers ou malwares.
Além disso, é necessário verificar se o ERP segue as regras de privacidade de dados que se aplicam ao seu tipo de negócio e à sua localização.
Isso é importante porque as regras podem variar dependendo da indústria em que você atua e do país em que sua empresa está. Garantir que o seu ERP esteja de acordo com essas regras ajuda a proteger seus dados e a manter sua empresa em conformidade com as leis.
Gerenciamento de Acessos
O ERP ideal deve permitir que você especifique exatamente quem pode ver informações importantes, garantindo que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso.
Além disso, é uma boa ideia verificar regularmente quem está acessando o sistema e o que estão fazendo lá. Isso ajuda a garantir que ninguém esteja entrando de forma não autorizada e que você esteja seguindo as regras de segurança de dados.
Resumindo: isso ajuda a manter suas informações seguras e a proteger contra problemas de segurança.
Avaliações de Clientes e Reputação do Fornecedor
Entender a reputação da empresa que fornece o ERP também é importante! Afinal, quem firma parcerias com empresas confiáveis e consolidadas têm mais chances de progresso.
Para entender mais sobre a solidez do ERP, analise dois pontos:
Análise de Reputação
Pesquise a reputação do fornecedor do ERP no mercado. Procure informações sobre a história da empresa, estabilidade financeira e experiência no setor.
Descubra coisas como quanto tempo eles existem, se estão financeiramente bem e se conhecem bem o mercado. Empresas com boa reputação geralmente são melhores em dar ajuda quando você precisa.
Outra coisa para verificar é se a empresa já ajudou outras empresas como a sua e se está disposta a resolver problemas de maneira eficaz.
Isso é importante porque você quer ter certeza de que o fornecedor estará lá para você quando algo der errado ou quando você precisar de ajuda.
Referências do Fornecedor
É uma boa ideia pedir para a empresa que vende o software de gestão empresarial (ERP) falar com alguns de seus clientes antigos. Eles podem te dar uma ideia de como é usar o software na vida real. Você pode perguntar a esses clientes sobre coisas como:
- Facilidade de instalar e usar: É importante saber se é fácil colocar o sistema em funcionamento e se é fácil de usar no dia a dia.
- Suporte técnico: Pergunte sobre a qualidade do suporte técnico. É importante saber se você pode contar com ajuda quando precisar.
- Personalização: Descubra se o sistema pode ser adaptado às necessidades específicas da sua empresa.
- Impacto nas operações: Saiba como o sistema afetou o funcionamento da empresa desses clientes.
Essas referências podem te dar informações valiosas que ajudam a decidir se o ERP é certo para você.
Procurando pelo ERP ideal?
O vhsys pode ser perfeito para sua empresa!
Afinal, nosso sistema conta com uma navegação simples e intuitiva, ajudando os empresários de diferentes segmentos a gerenciar seus negócios, economizando tempo e aumentando a produtividade.
Conte com ferramentas para controle de estoque, integração com diferentes plataformas, faça controle financeiro de forma simples, emita notas fiscais e muito mais!
Teste grátis e mude sua operação!
