Como fazer o controle financeiro de eventos?

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Se existe um ponto que assusta bastante os organizadores de uma feira de negócios, de uma série de palestras ou de um congresso é o controle financeiro em eventos. Essa é uma das áreas que mais exigem de qualquer pessoa que esteja a frente do projeto, e por isso é essencial manter o máximo de atenção e foco para que tudo saia como o previsto.

Todo o trabalho pode ser prejudicado se não houver uma estruturação na parte financeira. Colocar em prática a organização de um evento, principalmente ser for de grande porte, passando por todas as etapas de divulgação e inscrições, requer esse alto nível de controle, mesmo sabendo que existem muitos pontos que vão interferir ao longo do caminho.

Na posição de organizador, você sente que possui essa dificuldade? Então veja aqui uma série de 5 dicas que preparamos para te ajudar a fazer o controle financeiro em eventos da maneira correta, sem ter que perder noites de sono por conta disso. Confira:

1. Planejamento: defina antes qual o seu orçamento total

Para começar a entender as melhores práticas para fazer o controle financeiro dos seus eventos, é importante se planejar antes de dar qualquer outro passo. Colocar a limpo o que precisará fazer para chegar com tudo pronto no dia do evento é a primeira dica que deve aplicar na prática.

Por isso comece definindo qual o orçamento total disponível. Essa etapa deve levar em consideração tudo que é necessário para realmente ter todas as peças no lugar no dia esperado. É um real planejamento financeiro para que seu evento seja um sucesso.

O foco do seu evento é chegar ao ponto de equilíbrio, com as receitas conseguidas sendo equivalentes aos custos? Então também é importante calcular qual a previsão de retorno a ser conquistado no evento para enfim finalizar o seu orçamento total colocando o orçamento dentro dentro desse parâmetro específico.

2. Organização: escolha suas prioridades

Depois de entender qual o seu volume total de gastos, chegou a hora de se organizar para definir quais as reais prioridades nesse processo de organização do evento. Elas vão indicar o caminho e a ordem básica de processos que precisa fazer para chegar no dia do evento com tudo pronto.

Você pode criar um checklist com todas essas prioridades e qual o nível de gastos máximo para cada uma delas. Mas essa escolha precisa ser sempre bem analisada e repensada para não deixar nada importante de fora, ou faltar uma parte do orçamento para confirmar algum componente fundamental.

3. Fluxo de caixa: anote cada centavo que é gasto

Um dos maiores erros ao organizar um evento, do ponto de vista financeiro, é começar a realizar compras e fazer investimentos sem ao menos realizar uma anotação ou armazenar a informação em algum documento seguro.

Isso pode causar uma grande falha no seu fluxo de caixa, podendo causar grandes problemas antes mesmo de chegar de fato o dia do evento.

Para ter um fluxo de caixa devidamente controlado, você pode utilizar o seu sistema de gestão empresarial. Ele possui uma das funcionalidades mais importantes para qualquer empresa, que é a de controle financeiro. Por isso ele se torna fundamental também para saber onde foi utilizado cada centavo na organização do seu evento.

Dica: está com um evento sendo preparado neste momento? Precisa começar agora mesmo a manter o controle das suas despesas? Então clique aqui e baixe a planilha de fluxo de caixa preparada pela VHSYS para ter suas despesas organizadas e um fluxo de caixa diário bem estruturado.

4. Fornecedores: aprenda técnicas de negociação

Faz parte do controle financeiro em eventos conseguir reduzir o máximo de custos possíveis. Afinal de contas, buscar fazer a famosa “pechincha” pode ser o melhor caminho para evitar gastar muito e ter disponível uma parte do orçamento para conseguir novos investimentos.

Para colocar isso em prática, é importante aprender algumas técnicas de negociação com os fornecedores. Veja algumas que podem fazer uma grande diferença ao fechar qualquer tipo de compra:

Sempre faça uma contraproposta

Nunca aceite um valor informado pelos fornecedores logo de imediato. É muito importante que sempre faça uma contraproposta para a oferta feita. Assim como você quer reduzir os seus custos, o fornecedor também quer fechar uma negociação. Então lembre-se de tentar reduzir ao máximo os valores informados, ajudando ambas as partes.

Ofereça uma parceria

Seu evento será anual, sempre com uma data programada para determinada época? Isso pode facilitar na hora de conseguir descontos com seus fornecedores. Trabalhe para firmar uma parceria não só nesse evento específico mas também ao longo das próximas edições.

Outra forma de criar essa parceria e ter vantagens no controle financeiro em eventos é oferecendo a divulgação do fornecedor dentro do seu evento, colocando ele no papel de patrocinador. Essa troca pode ser muito vantajosa para você, conseguindo um bom desconto e reduzindo seus custos.

5. Imprevistos: tenha sempre uma reserva

Quem já possui alguma experiência com a organização de eventos sabe que imprevistos sempre acontecem. Seja por algum erro no fornecimento de material de algum fornecedor ou pela falta de algum componente importante que só foi percebido no dia do seu evento, o fato é que esse é um problema bem corriqueiro.

E para solucioná-los de última hora, é fundamental ter garantida uma reserva financeira do evento, que servirá justamente para ajudar no momento de solucionar alguma dessas falhas.

Uma boa forma de ter essa reserva garantida para o seu evento é incluindo essa fatia de valor dentro do seu orçamento inicial. Dessa forma, você pode chegar ao dia tão aguardado com um valor reservado de gastos emergenciais.

Gostou de saber mais sobre como fazer o controle financeiro em eventos? Focando em cada um deles, você terá mais tranquilidade no momento de colocar em prática as atividades programadas. Para conferir mais dicas importantes que vão ajudar nessa organização, acesse o blog da mobLee, empresa especialista em soluções para eventos.

Este artigo foi escrito pelo Jonatan Sousa, redator da mobLee.

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