Hoje vamos abordar um assunto igualmente importante para qualquer tipo de empresa independente do porte ou ramo de atuação: o controle de pagamento de clientes.
Segundo dados do IBGE 48% das empresas que fecham em até 3 anos não aplicam uma gestão financeira eficiente, e o controle de pagamentos está entre as práticas negligenciadas. Pensando nisso trouxemos um artigo que irá ajudá-lo a entender a importância e também a facilidade de aplicar essa prática no seu negócio! Vamos lá?
O que é controle de pagamento de clientes?
O controle de pagamento de clientes é uma ferramenta que acompanha todos os valores que a empresa deve receber, seja à vista, em parcelas ou em datas futuras. Ele é essencial para manter o controle financeiro e normalmente está ligado ao departamento que cuida das contas a pagar e a receber.
Por que cuidar do controle de pagamento de clientes?
O controle de pagamento de clientes é essencial para que o empreendedor tenha uma visão ampla sobre a situação financeira do negócio, essa prática nos ajuda a entender o total de receita que a empresa tem “a receber” ao longo do tempo, entre outros objetivos:
- Garantir capital de giro
Um dos principais objetivos do controle de pagamento de clientes é garantir que a empresa receba, e tenha o capital de giro necessário para o andamento do negócio.
- Alinhar datas de vencimento: Recebimento vs Pagamento
Com o controle de pagamento de clientes, o responsável financeiro poderá analisar a alinhar as datas para que a receita entre sempre antes da despesa.
- Planejar investimentos
A visão que o controle de pagamento de clientes proporciona é essencial para o planejamento de investimentos que poderão melhorar a margem de lucro da empresa.
- Definir preços e promoções
Essa ferramenta também é importante para que os responsáveis possam definir uma estratégia de preços sem afetar o caixa da empresa.
- Entender melhor o ciclo de venda
Outro objetivo do controle de pagamento de clientes é o entendimento do ciclo de vendas, quando o cliente volta comprar o produto/serviço, qual a forma de pagamento mais recorrente para determinado produto/serviço.
- Entender quais as melhores formas de pagamento
Essa ferramenta também pode apontar quais as formas de pagamento mais convenientes para os clientes.
Como fazer o controle de pagamento de clientes na empresa?
Já entendemos a importância que um bom controle de pagamento representa na rotina de um negócio, mas, como aplicá-lo? Para te ajudar em mais uma etapa, separamos alguns passos que você poderá seguir ao implementar essa ferramenta no seu negócio.
1. Cadastro do cliente
Manter informações atualizadas sobre seus clientes é essencial para que você consiga aplicar o controle de pagamento, cada cliente deverá ter um cadastro com seus principais dados, dessa forma você poderá contatar o cliente sempre que necessário.
2. Data de vencimento
Antes da venda, defina quais são as melhores datas de vencimento. O objetivo é garantir que os pagamentos sejam recebidos antes do vencimento das obrigações financeiras da empresa.
Imagine que o setor financeiro conseguiu alinhar as principais despesas para pagamento no dia 20 de cada mês, o ideal é que o vencimento mais tardio para os seus clientes seja por volta do dia 15, assim você garante que a receita entre antes das despesas.
Após a definição da data, você poderá categorizar as “contas a receber” por ordem de vencimento.
3. Formas de pagamento
Escolha as formas de pagamento que mais fazem sentido para o seu negócio, nessa etapa você pode levar em conta características específicas do seu negócio, e a análise de concorrentes.
4. Formas de cobrança
Essa etapa pode parecer assustadora para alguns empreendedores, mas é essencial para reduzir a inadimplência. Afinal, muitos clientes deixam de pagar suas dívidas devido a esquecimento ou falta de organização.
Para evitar esse problema, é fundamental estabelecer como abordar o cliente de forma amigável e clara sobre a dívida. Isso inclui definir o tom de voz a ser utilizado e os canais de comunicação, como e-mail, WhatsApp, entre outros. Ter uma estratégia clara para lembrar os clientes de suas obrigações financeiras pode contribuir para manter um relacionamento saudável com eles e garantir o pagamento.
5. Registro de contas a receber
Por último mas, não menos importante: o registro de contas a receber! Após definir questões importantes como datas e formas de pagamento, chegou a hora de colocar a mão na massa e começar a fazer o registro de todas as suas contas a receber, confira logo abaixo os principais dados a serem registrados no controle de contas a receber.
| Dados | Check List |
| Nome da empresa compradora | ✔️ |
| Número da nota fiscal | ✔️ |
| Data da venda | ✔️ |
| Produto ou serviço vendido | ✔️ |
| Valor da venda | ✔️ |
| Data de vencimento do pagamento | ✔️ |
| Forma de pagamento | ✔️ |
| Quantidade de parcelas | ✔️ |
| Juros e multas em caso de atraso | ✔️ |
| Status do pagamento | ✔️ |
Quais ferramentas usar para o controle de pagamento de clientes?
A essa altura já conseguimos compreender como a importância da implementação de um controle de pagamento de clientes para o seu negócio, mas, mesmo seguindo o passo a passo citado acima esse não é recomendado que você faça esse controle manualmente (no caderninho) Por isso trouxemos uma lista com as ferramentas mais utilizadas:
Planilhas
Um método simples e eficiente para fazer o controle de pagamentos do seu negócio é o uso da boa e velha planilha! Para alguns modelos de negócio ela é uma ótima solução e você pode encontrar modelos já prontos gratuitamente na internet, como a nossa planilha de vendas, por exemplo, com ela você poderá registrar todas as vendas realizadas, e a partir daí fazer o seu controle de recebimento de clientes.
Preencha o formulário e baixe gratuitamente!
Aplicativos Financeiros
Os aplicativos financeiros também podem ser uma ótima solução pois, com eles você tem acesso ao controle de pagamentos sempre que precisar, facilitando muito esse controle no seu dia a dia.
A boa notícia é que alguns desses aplicativos como App vhsys trazem essas e muitas outras soluções de maneira gratuita! Confira algumas vantagens que o app oferece:
✔️ Contas a pagar e a receber
✔️ Relatórios atualizados
✔️ Extrato e Integração com contas bancárias
Sistema ERP
Agora, se você busca uma solução completa a melhor opção com certeza é um sistema ERP, com o um bom ERP você tem acesso a módulos de controle financeiro completos, com conciliação bancária, contas a pagar e a receber, DRE gerencial, além de integrações que te auxiliam na realização de cobranças.
E o melhor de tudo isso? O módulo financeiro é integrado aos principais setores da empresa, isso inclui: Vendas, Estoque, e até mesmo Conta bancária PJ.
Se você está procurando uma ferramenta que centralize toda a gestão da sua empresa em um só lugar, o ERP vhsys é a escolha certa para você!
5 Vantagens de ter um controle de pagamentos de clientes organizado
Agora, confira as 5 principais vantagens de implementar o controle de pagamento de clientes no seu negócio.
- Melhora previsibilidade financeira
Talvez um dos principais motivos pelos quais você deve implementar o controle de pagamento de clientes no seu negócio seja a previsibilidade. Essa ferramenta proporciona um entendimento concreto sobre a receita que será recebida e, esse controle é essencial para que você possa planejar o futuro do seu negócio, se desviando de crises e realizando investimentos na hora certa.
- Garante de decisões mais inteligentes
O controle de pagamento de cliente fornece a visão necessária para tomada de decisões inteligentes, isto é, o empreendedor terá uma visão ampla de todos os recebíveis ao longo do tempo e poderá escolher realizar investimentos, cortes, ou qualquer outra ação estratégica para empresa com base em dados seguros.
- Reduz a possibilidade de inadimplências
Com um controle eficiente do recebimento dos clientes em seu negócio, você poderá adotar medidas para reduzir a inadimplência, como o envio de lembretes, por exemplo. Isso não só ajuda a reduzir a inadimplência, mas também fortalece o relacionamento com os clientes.
- Melhora a sua estratégia de Preços e Promoções
Você também poderá programar promoções ou condições especiais de pagamento, sem que isso gere qualquer tipo de impacto negativo para a empresa.
- Garante que os pagamentos entrem antes das despesas
O controle de pagamento de clientes facilita o alinhamento entre datas de recebimento e as datas de pagamento, garantindo que a empresa tenha capital suficiente para honrar suas obrigações financeiras.
