Como fazer um relatório financeiro eficiente?

A gestão empresarial envolve uma série de variáveis, sendo grande parte delas uma responsabilidade do próprio empreendedor. Neste sentido, uma das áreas mais importantes de serem gerenciadas é a financeira, por esse motivo, o assunto deste artigo são os relatórios financeiros. 

Afinal, um relatório financeiro eficiente pode ser parte importante na saúde financeira da empresa, já que um bom plano de negócio envolve, invariavelmente, uma gestão financeira bem articulada.

Neste sentido, o acompanhamento feito por meio de relatórios financeiros e diagnósticos sobre a situação e progresso de uma empresa, são cruciais para entender quais potenciais estão sendo aproveitados e quais as anomalias financeiras devem ser corrigidas.

Pensando na importância dessa prática, elaboramos este artigo para ajudar você a compreender melhor o que são os relatórios gerenciais e ensinar a elaborar um relatório financeiro realmente eficiente.

O que são Relatórios Gerenciais?

Antes de falarmos sobre os Relatórios Financeiros, é importante saber o que são os Relatórios Gerenciais.

Os Relatórios Gerenciais são documentos que detalham as operações gerenciais de uma empresa e ajudam nos processos de tomada de decisão. Eles devem ser sempre objetivos e atualizados, contendo dados e informações relevantes e bem organizadas.

Logo, o primeiro passo para a elaboração de um relatório gerencial é a escolha de uma metodologia a ser empregada. É preciso determinar o formato e as informações que devem estar presentes, assim como um objetivo que justifique a existência do documento.

A recomendação é que os relatórios sejam periódicos, pois servirão sempre de base para comparações e progressos no empreendimento.

O que é um Relatório Financeiro?

O Relatório Gerencial Financeiro (ou relatório financeiro) é o tipo mais comum, além de ser o mais importante para as empresas. 

Para que ele seja um relatório eficiente é preciso fazer o levantamento de tópicos que sejam importantes e relevantes à gestão, sendo alguns deles: despesas, gastos, custos, contas a receber etc.

Dentro dos relatórios financeiros, há uma demonstração que você já deve ter ouvido falar e que é essencial para que esse tipo de diagnóstico seja eficiente. Neste caso, falamos da DRE ou Demonstração do Resultado do Exercício. 

A DRE é uma demonstração financeira que resume as receitas, os custos e as despesas de uma empresa durante um determinado período de tempo, sendo geralmente um ano fiscal.

Por que é preciso fazer um Relatório Financeiro?

As operações de uma empresa estão sempre relacionadas ao setor financeiro, que vai desde os gastos com funcionários até o Retorno sobre o Investimento (ROI).

É fundamental ter dados e informações precisas na hora de tomar decisões importantes em um empreendimento. Manter um bom controle sobre o setor financeiro da empresa é imprescindível para continuar exercendo as atividades e assegurar os lucros.

É preciso saber quando é o momento ideal de cortar gastos, qual é o melhor investimento e o quanto é possível gastar sem ficar no prejuízo para efetuar uma gestão eficiente. Todos os dados necessários podem ser obtidos por meio de Relatórios Financeiros.

Neste sentido, os relatórios financeiros são ferramentas que auxiliam os gestores nas seguintes atividades:

• Prestação de Contas: Os relatórios financeiros fornecem informações transparentes e objetivas sobre as finanças da organização, incluindo seus resultados financeiros, posição patrimonial, fluxos de caixa e divulgações relevantes. Neste caso, esses dados são essenciais para construir confiança e credibilidade com os investidores, acionistas, clientes, fornecedores e órgãos reguladores.
• Cumprimento Legal e Regulatório: As empresas são obrigadas por lei a preparar e divulgar relatórios financeiros em conformidade com as normas contábeis e regulamentos aplicáveis em sua jurisdição. Neste sentido, os relatórios garantem que a empresa esteja cumprindo as obrigações legais e regulatórias.

• Transparência e Transmissão de Informações: Os relatórios promovem a transparência e a comunicação efetiva das informações financeiras. Eles permitem que os stakeholders tenham acesso a dados relevantes sobre a empresa, possibilitando uma compreensão clara de sua situação financeira e desempenho.
• Planejamento e Controle Financeiro: Os relatórios financeiros também fornecem informações sobre o desempenho passado e atual, permitindo que os gestores avaliem o progresso em relação aos objetivos financeiros e tomem medidas corretivas, se necessário. 

O que considerar em um Relatório Financeiro?

Balanço Patrimonial

O Balanço Patrimonial é um indicador responsável por demonstrar qual é a situação real do patrimônio da empresa em determinado período. O termo “balanço” caracteriza-se pelo equilíbrio entre os valores do ativo e do passivo, mais os números do patrimônio líquido, com o principal objetivo de revelar o contexto econômico e financeiro do negócio

Para facilitar na hora da análise do Balanço Patrimonial, é muito importante manter a organização dos dados em dia, agrupando as contas relativas ao ativo em ordem crescente, de acordo com o grau de liquidez. Já as contas referentes ao passivo devem ser organizadas considerando-se sua exigibilidade e em ordem crescente.

Por apresentar dados e informações quantitativas e qualitativas, o Balanço Patrimonial deve ser um item fundamental dos relatórios financeiros de uma empresa. Isso porque possibilita uma análise mais detalhada de bens, créditos, dívidas e outros fatores imprescindíveis a uma gestão eficiente.

Resultados obtidos

Outro aspecto fundamental ao elaborar um relatório financeiro que seja realmente eficiente é a demonstração realista dos resultados obtidos nos últimos meses.

Para encontrá-los da maneira adequada, é preciso somar a entrada de dinheiro com produtos ou serviços vendidos e subtrair os custos operacionais e os valores dos itens. Vale lembrar que diversos softwares de controle realizam esses cálculos de forma automática, facilitando ainda mais a elaboração de um bom relatório.

Custos operacionais

Os custos operacionais caracterizam-se como gastos essenciais para que a empresa continue exercendo suas atividades como, aluguel, conta de luz etc. Manter o controle sobre esses dados permite ao gestor responsável elaborar um relatório financeiro mais completo.

Liquidez da empresa

A liquidez da organização é um dos pontos principais a se analisar em um relatório financeiro. O gestor responsável deve observar se os ativos e passivos que estão retornando são capazes de efetuar novos investimentos na empresa. E, caso isso aconteça, é sinal de que o negócio está lucrando efetivamente.

Existem diversas ferramentas que auxiliam na elaboração de um relatório financeiro, no entanto é fundamental sincronizar e automatizar o lançamento de dados, para otimizar ainda mais a saúde financeira da companhia. Por isso, um software de gestão pode ser fundamental para preparar um relatório financeiro realmente eficiente.

Como fazer um Relatório Financeiro?

A elaboração de um relatório financeiro deve se concentrar na reunião de dados relevantes sobre a saúde financeira da empresa e no desenvolvimento de seu planejamento estratégico. Entenda, abaixo, como preparar um relatório com as finanças empresariais.

Centralize e padronize as informações

Quando as informações e os dados necessários estão espalhados por diversas planilhas e documentos pela empresa, é praticamente impossível gerar relatórios. E é por essa razão que o primeiro passo para otimizar a elaboração de tal tipo de documento é: reunir e categorizar todos os arquivos importantes em um só lugar.

Dessa maneira, quando chegar o momento de fazer os balanços, uma tarefa que poderia tomar horas pode ser facilmente concluída com a aplicação de um filtro nas informações armazenadas. Contudo, vale ressaltar que um relatório isolado não serve para nada.

Além de ser útil para monitorar as despesas e receitas, por exemplo, os relatórios financeiros precisam ser comparáveis. Assim, em análises futuras, será possível encontrar oportunidades de melhorias. Padronizar o formato em que se registra esses dados, portanto, é imprescindível.

Simplifique ao máximo

Para facilitar o entendimento dos relatórios financeiros e garantir que os colaboradores não tenham dificuldades em lidar com o documento, é fundamental utilizar uma linguagem acessível. Isso porque um excesso de termos próprios da contabilidade pode dificultar o processo de compreensão.

Se possível, evite expressões muito técnicas e busque priorizar as informações de acordo com a relevância de cada uma delas.

Os relatórios são uma forma eficaz de estabelecer uma comunicação transparente com os clientes e é por esse motivo que dados confusos ou técnicos podem resultar no efeito contrário, dificultando a comunicação.

Minimize as chances de falhas

Informações equivocadas podem gerar diversos problemas, especialmente em um setor tão delicado como o financeiro. Investir em ferramentas e soluções que reduzam as chances de erros e falhas sem sobrecarregar os colaboradores é uma ótima maneira de evitar equívocos na hora de registrar os dados importantes.

Como os relatórios contribuem para as finanças de uma empresa?

Como já dito, os relatórios financeiros são imprescindíveis se o objetivo é manter uma gestão financeira eficiente. Para ressaltar a importância de uma boa elaboração desse tipo de documento, separamos as principais contribuições que podem ser observadas pela empresa. Acompanhe!

Evitam gastos desnecessários

Quando os relatórios financeiros são elaborados da maneira correta e organizados adequadamente, gastos desnecessários dificilmente serão feitos. Por meio deles, é possível acompanhar os valores que entram e saem, além de quais recursos estão sendo empregados.

Dessa maneira, é possível analisar os gastos e os custos de forma muito mais eficiente. Também se torna viável identificar em quais pontos há a possibilidade de economizar, eliminando desperdícios.

Há um melhor controle orçamentário

Com relatórios bem estruturados, o orçamento da empresa é mais bem controlado e as chances de descontroles financeiros são minimizadas. Afinal, será possível monitorar todos os gastos, as receitas que entrarem e o retorno sobre os investimentos.

Além disso, o planejamento financeiro é facilitado e otimizado por meio do maior controle das movimentações orçamentárias registradas no relatório financeiro. Isso colabora para tomadas de decisões mais acertadas, como abordaremos com mais detalhes a seguir.

As tomadas de decisões são mais assertivas

O dia a dia de uma empresa envolve decisões constantes: contratar ou não novos funcionários, renovar os equipamentos hardware ou investir em uma nova ferramenta, abrir uma nova filial ou promover melhorias em uma já existente, entre vários outros exemplos.

O fato é que todas essas decisões envolvem, direta ou indiretamente, o orçamento do negócio. A questão que fica é: quando é o momento certo para dar um novo passo no empreendimento?

Com bons relatórios financeiros, tais decisões são facilitadas. Dessa maneira, as chances de que o gestor faça uma escolha equivocada ou “dê um passo maior do que a perna” são muito menores.

Isso porque esses documentos permitem a identificação de gargalos, dos momentos mais favoráveis e dos riscos de cada operação. Logo, ficará muito mais fácil prosperar no mercado com equilíbrio financeiro e constância.

É possível monitorar o desempenho de cada setor

Para que a empresa se desenvolva plenamente, todos os setores devem caminhar juntos e apresentar resultados positivos. Lembre-se de que a deficiência de um departamento compromete o progresso de outro, devido aos prejuízos causados.

Ao elaborar relatórios financeiros eficientes, você pode gerir melhor o alinhamento estratégico e a saúde de todos os setores.

Quais relatórios financeiros são essenciais?

Um empreendimento tem, diariamente, uma série de compromissos financeiros que não podem ser esquecidos ou adiados. Nesse sentido, elaborar documentos segmentados sobre cada frente da empresa é muito importante. Veja quais são os relatórios que devem fazer parte de sua estratégia:

• contas a receber e a pagar (fluxo de caixa);
• comissões e bonificações;
• Demonstrativos de Resultados do Exercício (DRE);
• extratos;
• controle de cheques.

Como a tecnologia pode ajudar?

Hoje existem sistemas online de Gestão Empresarial Integrada (ERP) que possibilitam reunir todos os relatórios elaborados na gestão empresarial. Esses sistemas podem facilitar operações como:

• a emissão de notas fiscais;
• o monitoramento de compras e vendas;
• o controle financeiro e de estoque;
• o fornecimento automático de orçamentos e relatórios detalhados, de acordo com o modelo empresarial.

Além disso, a gestão é facilitada e pode ocorrer de qualquer lugar, quando se tem um sistema online, como o vhsys.

O vhsys é um software que permite a integração do programa de gestão com a plataforma online da empresa e os aplicativos utilizados. Nosso objetivo é ajudar o micro e pequeno empresário a fazer a gestão eficiente de sua empresa, com maior produtividade e melhor aproveitamento dos recursos disponíveis.

Com nosso sistema você também consegue fazer a emissão de notas fiscais, fazer o gerenciamento do financeiro, controlar o estoque, monitorar suas compras e vendas e muito mais. Nós também oferecemos o melhor suporte do mercado, com configuração e manuseio simplificados.

Veja como é simples realizar o controle financeiro do seu negócio!