Eventualmente, há a necessidade de realizar o cancelamento de uma Nota Fiscal Eletrônica por diversos motivos, como erros de informações, no nome do produto ou do fornecedor, entre outros. Porém, antes de tudo, é preciso saber o que é a Nota Fiscal Eletrônica e como funciona a sua operação.
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento exclusivamente digital que registra movimentações de troca de produtos ou serviços (NFSe) para fins fiscais, ou seja, é a garantia de que realmente houve essa transação. Além disso, o fato de existir somente eletronicamente, elimina a necessidade de impressão e, assim, diminui os riscos de extravio.
Para ser emitida, o emissor deve gerar um arquivo eletrônico contendo todas as informações fiscais referente àquela operação comercial. A assinatura também é gerada digitalmente, e serve para validar tais informações e garantir a integridade e autoria do título emissor.
O arquivo eletrônico será encaminhado à SEFAZ (Secretaria de Fazenda) para ser verificado e sua integridade será formalmente oficialmente. O órgão enviará um protocolo ao emissor com a autenticação denominada “Autorização de Uso”.
Após a autorização da Secretaria da Fazenda, o produto já pode entrar em circulação.
É possível fazer alterações na Nota Fiscal Eletrônica?
Quando o SEFAZ autoriza o uso da NFe, o documento não poderá mais ser alterado, pois isso irá invalidar sua assinatura digital. Caso haja alguma informação com erro, entre outros impasses, o emissor possui as seguintes opções:
- Cancelar a Nota Fiscal Eletrônica;
- Emissão de Nota Fiscal Eletrônica complementar (ou NFe de ajuste);
- Corrigir erros específicos por meio de uma Carta de Correção Eletrônica (CC-e), transmitida à SEFAZ – antes, é preciso verificar se em seu estado esse procedimento é legal.
Como funciona o sistema de Carta de Correção Eletrônica?
O serviço de CC-e foi desenvolvido para os estabelecimentos emitentes de NFe e já está implantado em algumas SEFAZ e nas SVAN e SVRS, que são as duas Sefaz-Virtuais para nota fiscal eletrônica.
Esse processo pode ser utilizado para solucionar erros simples que estejam em uma nota fiscal eletrônica, como por exemplo Nome do Emissor, Razão Social, Cliente, Produto, entre outros.
Esse procedimento, assim como a emissão e cancelamento de notas fiscais eletrônicas, também deve ser transmitido e autorizado pela Secretaria de Fazenda, além disso, os erros não podem estar relacionados com:
- Valores: diferenças de preço, valor da operação, base de cálculo, etc;
- Alteração de remetente ou destinatário;
- Data de emissão da nota fiscal ou data de saída do produto.
Em quais situações a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica pode ser cancelada?
Dependendo da situação da Nota Fiscal, há um processo burocrático que deve ser seguido para proceder com seu cancelamento.
Caso o ISS (Imposto Sobre Serviço) ainda não tiver sido recolhido, e a data de emissão da NFe não tenha ultrapassado o prazo de 6 meses, é possível realizar o cancelamento da mesma. É importante lembrar que, caso a nota esteja incluída em uma guia de recolhimento, a guia deverá ser cancelada antes de tudo.
Caso o ISS já tenha sido recolhido, a NFe somente poderá ser cancelada por meio de medidas administrativas.
Os documentos necessários para o cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica:
- Requerimento de cancelamento – com nome e razão social
- Número de inscrição no CCM.
- CNPJ ou CPF
- Endereço completo
- Telefone para contato
- Exposição clara do pedido de cancelamento e todos os documentos de prova.
Alguns documentos extras que poderão estar anexados ao processo são: contrato social, RG e CPF do signatário e identificação da Nota Fiscal a ser cancelada.
Como cancelar a Nota Fiscal Eletrônica?
Para cancelar uma NFe é preciso gerar um arquivo XML específico para essa operação e, da mesma forma que a emissão deve ser autorizada pelo SEFAZ, seu cancelamento também deve seguir a mesma regra.
Prazos para cancelamento da Nota Fiscal Eletrônica:
Somente as Notas Fiscais que foram protocoladas com a “Autorização de Uso” podem ser canceladas. Além disso, isso só pode ser feito caso ainda não tenha ocorrido o fato gerador, ou seja, o produto ainda não tenha saído para circulação.
O prazo atual para o cancelamento de uma NFe é de 24 horas a partir de sua autorização pelo Fisco, esse prazo está vigente desde 01/2012.
O requerimento de cancelamento deve ser conter a assinatura digital do emitente, certificado pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas).
O documento também deve conter o número de CNPJ do contribuinte, pois isso irá garantir a autoria do arquivo digital.
Para realizar a transmissão do pedido de cancelamento, o assinante precisará de um software que pode ser adquirido pela empresa.
Status da NFe
A situação de uma Nota Fiscal Eletrônica pode ser acompanhada no site da SEFAZ autorizadora (A SEFAZ do estado emitente) ou no Portal Nacional da NFe.
Além disso, as NFes que foram canceladas não podem ter o seu número inutilizado, pois cada número de série ficará registrado em uma base de dados com o seu respectivo status (autorizada, cancelada ou denegada), ou então, estará disponível com a informação de que ainda não foi utilizado pela empresa em nenhuma ocasião.
Para uma melhor gestão empresarial, é ideal possuir um software que seja completo e fácil de utilizar. Obter todas as funcionalidades de uma empresa dentro de um só ambiente é fundamental para trazer praticidade nos processos burocráticos, além de otimizar o tempo dos procedimentos operacionais.
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de extrema importância para que sua empresa atue legalmente no mercado, garantindo a troca de serviços e registrando eletronicamente as informações de cada transação.
A VHSYS possui um sistema online de gestão empresarial completo e seguro para administrar processos de diversas áreas do mercado. Além de prático, é uma plataforma que permite processos automatizados, eliminando o uso de planilhas e arquivos de documentos físicos.
No sistema VHSYS, o usuário pode emitir NFe com facilidade, bem como apresentar Cartas de Correção Eletrônicas com praticidade, tendo a possibilidade de imprimir e enviá-las por e-mail.
Caso tenha surgido alguma dúvida sobre Emissão e Cancelamento de Notas Ficais Eletrônicas, entre em contato com a gente através do Chat Online ou por formulário!
