7 dicas para garantir uma excelente gestão da emissão de notas fiscais à sua empresa

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Fazer uma boa gestão da emissão de notas fiscais faz toda a diferença nos negócios. Afinal, é parte das atividades diárias de uma empresa.

Ainda assim, não é incomum vermos empresários com dúvidas em relação a como emitir notas e ficar em dia com o Fisco.

O que muitos também não sabem é que, hoje, já existem softwares especializados nesse tipo de gestão da emissão de notas fiscais. Deixar de utilizá-los para fazer tudo manualmente pode atrapalhar na rotina e te fazer perder oportunidades nos negócios.

A automação de processos pode ajudar inclusive na contabilidade da empresa, além de facilitar o acesso às informações para clientes, sócios e para o governo, que poderá cobrar comprovantes de notas emitidas.

Vamos falar sobre tudo isso neste texto: por que e como fazer gestão da emissão de notas fiscais, além de como automatizar o processo e simplificar a gestão, com toda a segurança que precisa!

Por que fazer gestão da emissão de notas fiscais?

As notas fiscais são os documentos que comprovam a legalidade entre as transações comerciais de compras e vendas de produtos e serviços. Como comprovantes fiscais, servem também para recolher os impostos corretamente.

Desde 2006, quando as notas fiscais eletrônicas começaram a vigorar em diversos municípios brasileiros, tudo ficou mais fácil. Os custos com impressões desnecessárias foram cortados, assim como os erros e problemas com sonegação fiscal.

Ainda assim, a quantidade de informações para emitir notas passou a ser enorme, uma vez que estiveram espalhadas em diferentes websites das secretarias da fazenda. E pelo documento ser virtual, a necessidade de organizar as NFes se tornou ainda maior.

Por isso, fazer a gestão da emissão de notas fiscais é tão importante. Não só para garantir a legalidade nas operações, mas também para preparar a empresa na área contábil e financeira.

Ao organizar as notas, você também entende melhor os impostos e pode até mesmo analisar a quantidade de transações comerciais realizadas em determinado período.

Agora vamos às 7 dicas para que você possa ter uma excelente gestão em sua empresa!

7 dicas para uma boa gestão da emissão de notas fiscais

Veja como facilitar a gestão de notas fiscais em seu negócio:

1- Defina uma rotina

Comece definindo uma rotina e uma equipe capacitada para se responsabilizar pela gestão da emissão de notas fiscais. O que prefere, afinal? Ter um time em sua empresa para cuidar somente disso? Ou contratar um software gerenciador de nota fiscal eletrônica?

Estabelecer um processo é essencial para gerenciar bem a emissão de suas notas, tanto de compra como de venda.

2- Armazene em nuvem

Todos os documentos fiscais devem ser guardados por pelo menos cinco anos. E por isso parte da gestão exige o correto armazenamento de notas fiscais emitidas.

Caso contrário, sua empresa poderá ser prejudicada no caso de uma auditoria. Para não correr o risco de perder nenhum arquivo no computador ou em outro dispositivo, você deve salvar os arquivos on-line, por meio de um armazenamento em nuvem.

Priorize sistemas seguros, que tenham criptografia nos dados e permitam acesso a qualquer hora, por meio de qualquer dispositivo.

3- Preze pela organização

A organização é essencial na gestão das notas fiscais. Seja para evitar a perda de prazos, o recebimento correto de notas ou mesmo para que possa encontrá-las caso seja cobrado por isso.

O bom é que as NFes agilizam os processos e podem ser guardadas em pastas virtuais. Separe-as por clientes e períodos em que foram emitidas para facilitar.

4- Verifique arquivos XML

Lembrando sempre que são as notas em formato XML que devem ser guardadas, pois elas é que contêm a assinatura digital da empresa.

Muitos não sabem, mas o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFe), por exemplo, não tem validade jurídica. Verifique o XML de notas recebidas também para não ter problemas (sistemas podem ajudar nesse tipo de monitoramento).

5- Atenção no preenchimento

A atenção no preenchimento também é crucial, uma vez que qualquer erro pode prejudicar a companhia. Cheque as informações inúmeras vezes e garanta que nada esteja incorreto para não ter problema com fraudes.

6- Se informe sobre os impostos de NFes

Quanto mais informação, melhor. Portanto, mais uma dica é que sempre que possível você se informe sobre impostos de NFes e a contabilidade do negócio como um todo.

Os conhecimentos mais básicos podem te ajudar a localizar e entender informações que possam ser exigidas.

7- Simplifique o processo de gestão de notas com um software

A última e principal dica é consultar e adquirir um software especializado justamente na gestão de documentos fiscais.

Ao utilizar uma plataforma que automatiza a emissão de NFes, você irá notar que todas as outras necessidades serão supridas: processos definidos, arquivos salvos em nuvem, com segurança e fácil acesso, organizados, em XML, preenchidos corretamente e com todas as informações que precisa.

Por mais que as outras dicas possam te ajudar, fazer tudo manualmente sempre será trabalhoso e custoso para a empresa, já que exige tempo e muita atenção. Além disso, quanto maior a quantidade de notas, maior a chance de apresentarem erros e exigirem algum tipo de retrabalho.

Softwares como o NFe.io ainda permitem cálculos automáticos de impostos e emissão de notas, envio aos clientes e painel de controle completo com todo o histórico para consulta.

Se você está procurando um método para simplificar o processo de gestão de notas e poder finalmente focar na parte estratégica de seu negócio sem preocupação com as questões fiscais, basta fazer o teste da plataforma e comprovar suas vantagens.

Tem alguma dúvida? Deixe sua mensagem que entraremos em contato!


Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.

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