Existem uma série de motivos para que você não cuide da gestão do seu negócio assim e, para te deixar por dentro dos motivos de não fazer isso, escrevemos esse artigo.
Apesar de parecer um aliado, muitas vezes o excel não é a melhor forma de organizar a sua empresa. Isso ocorre por diversos motivos, mas o principal é que as planilhas estão ultrapassadas.
E aí, se interessou sobre o assunto e quer saber mais sobre como fazer a gestão da sua empresa da melhor maneira possível? Então continue a leitura abaixo.
Por que não usar uma planilha de controle de estoque?
Se você chegou até aqui é porque está em busca de algumas respostas e acredita que o nosso conteúdo poderá te ajudar! Então, vamos lá!
De maneira geral às planilhas do excel já foram e, de certa forma, ainda são, aliadas das empresas. Mas, você já parou para pensar até que ponto ela pode ser útil?
Uma planilha pode ser útil no momento da organização, na elaboração de alguns cálculos, mas não a todo momento.
Atualmente, existem Softwares que são capazes de desempenhar a função de uma planilha do excel e, vai além, oferecendo insights, estratégias, base de dados confiável e muito mais.
Por enquanto, eu só te dei motivos para utilizar a planilha com outras finalidades, não é mesmo?
Mas e aí, gostaria de saber quais são os 4 motivos para não utilizar o excel no momento de fazer seu controle de estoque? Então continue a leitura a seguir!
4 motivos para não usar
Agora que você já entendeu quando é importante utilizar o excel, vamos ao que interessa: 4 motivos para não usar o excel para fazer controle de estoque.
Risco de Perda de Dados
O primeiro motivo é o que mais te irá fazer refletir sobre as planilhas do excel: risco de perda de dados.
Imagine só, você possui uma tabela no excel enorme, com mais de 10.000 linhas que você e seus colaboradores precisam nutri-la todos os dias, pois faz parte do controle de estoque.
Um belo dia, no momento que um de seus colaboradores está alterando a planilha, a luz do bairro em que fica localizado a sua empresa caí e ao voltar você e seus funcionários não têm certeza do quanto isso afetou a planilha.
Pense na quantidade de trabalho e esforço perdido nesse momento, seria melhor possuir esses dados de forma online não é mesmo? Assim, esses dados seriam atualizados a cada segundo e caso a luz caísse não haveria riscos.
Diminui a Produtividade
Dessa forma, já podemos falar sobre o segundo motivo: o uso de planilhas do excel prejudica a produtividade. Mas, como assim? Você deve estar se perguntando.
Por não estar conectado a uma rede online, o excel não faz a integração entre os dados da empresa. Logo, são necessárias diversas planilhas presentes no sistema para que se possa fazer o controle da sua empresa.
Portanto, se você efetua uma venda, são no mínimo duas tabelas que você precisa preencher: a tabela financeira da empresa e a planilha de controle de estoque.
Além disso, por não estar automatizada essas planilhas precisam ser atualizadas de maneiras específicas, o que prejudica a produtividade do trabalho já que caso aconteça um único erro todos os dados podem estar adulterados.
Logo, com medo de alterar a planilha de maneira negativa, muitos colaboradores evitam preencher a tabela de forma mais rápida, o que representa a diminuição da produtividade.
Falta de Credibilidade das Informações
O próximo motivo é: falta de credibilidade das informações. Não entendeu? Então pense comigo.
As planilhas do excel, por mais que não possam ser automatizadas de forma aprofundada, possuem algumas fórmulas que podem fornecer uma informação importante, certo? Mais ou menos.
Devido ao fato de que essas fórmulas e essas configurações são feitas por seres humanos, em algum momento elas podem apresentar erro, ou então, irem se desconfigurando conforme o tempo.
Ou seja, por mais que quem tenha configurado a planilha tenha feito de forma correta, um único erro de quem está cadastrando os dados na mesma pode prejudicar o controle da sua planilha e, consequentemente, os dados inseridos em suas linhas deixam de ser válidos.
Com isso, surgem uma série de dúvidas: será que o controle de estoque que fiz até o momento está correto, ou houve algum erro no meio do caminho?
Aumento dos Custos
Por fim, mais não menos importante, temos o último motivo para não se fazer controle de estoque no excel: aumento de custos.
Por mais que essas planilhas sejam gratuitas, manter alguém ou uma equipe, alimentado essas tabelas pode ser muito custoso para uma empresa e poder fazer tudo isso de forma automatizada e sem correr riscos parece ser muito melhor.
Portanto, agora que você já entendeu porque não usar o excel no controle de estoque da sua empresa, que tal entender qual a melhor solução para fugir dessa ferramenta? Continue a leitura abaixo.
Qual a melhor solução?
Agora que você já entendeu que fazer controle de estoque de excel pode ser um risco, você deve estar se perguntando: mas qual é a melhor solução? Pode deixar que iremos te explicar!
O excel nem sempre foi um risco para os empreendedores, pelo contrário, por muito tempo suas funções foram muito úteis e pouparam bastante tempo. Porém, o tempo passou e, atualmente possuímos ferramentas bem mais modernas e ágeis que essa planilha.
Portanto, a melhor solução para você que não deseja mais fazer o controle de estoque da sua empresa pelo excel é contratar algum Software que forneça esse tipo de serviço.
Atualmente existem uma série de ferramentas que servem como base de dados e, ainda, fornecem insights e conclusões surpreendentes sobre o seu negócio. A vhsys é uma delas, e estamos aqui para poder te ajudar neste controle todo, acesse o botão abaixo e faça um teste grátis 🙂
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