Gestão financeira: tudo que você precisa saber para sua empresa

Quantas vezes você já ouviu falar “não entendo nada de números, então trabalho com… (acrescente aqui uma profissão que não esteja ligada a cálculo)”? Muitas, né? Porém, se você é um empresário, não pode ignorar os números, mesmo não sendo essa a sua atividade-fim. Isso por que a gestão financeira é fundamental não só para a competitividade de sua empresa, mas também para a sua sobrevivência.

A maioria dos empreendedores brasileiros abre seu negócio por que anteviu uma oportunidade, um nicho que não era atendido, quando ainda estava empregado. Por isso, entende bastante da sua área de atuação, mas nem sempre domina a gestão da empresa.

Se esse também é o seu caso, não se preocupe: preparamos esse guia para você entender de vez tudo sobre a gestão financeira do seu negócio.

Qual a importância da gestão financeira para a empresa?

Segundo o Sebrae, cerca de 1/4 das micro e pequenas empresas brasileiras encerram suas atividades antes de completar 2 anos. No estudo, a instituição aponta como principais fatores ligados à “morte” precoce de empresas os erros quanto à gestão financeira, a falta de planejamento (ou planejamento ineficiente) e a pouca capacitação do empresário para o negócio.

Já um estudo publicado na Revista de Administração da Unimep aponta que, embora admitam que seu estilo de gestão possa não ter sido efetivo, os empresários tendem a creditar os problemas às causas externas. Segundo os acadêmicos, esse seria o “efeito avestruz”: a dificuldade de fazer a autocrítica necessária, apontando como causa do fracasso a alta carga tributária, a burocracia ou a concorrência, por exemplo.

De qualquer ponto de vista, as estatísticas estão aí para mostrar que equilibrar as finanças da empresa não é tarefa fácil. É por isso que uma boa gestão financeira é tão importante. É preciso gerenciar custos e entradas, estabelecer um preço competitivo, mas que permita que a empresa continue funcionando, conceder descontos sem consumir o capital de giro, cortar gastos mantendo os investimentos…

São muitas variáveis a observar e cada uma delas é fundamental para a sobrevivência e crescimento da sua empresa.

Para não sofrer do “efeito avestruz”, é importante se capacitar e se manter informado, mesmo que a gestão financeira lhe pareça um bicho de sete cabeças. Se você está lendo esse artigo, já deu o primeiro passo. O próximo é dominar o que é preciso ser feito nessa área para ter sucesso no seu empreendimento.

O que é a gestão financeira na prática?

A gestão financeira é a área responsável pelo controle financeiro dos recursos de uma empresa. É por meio da gestão financeira que se faz a análise dos recursos e toma-se as decisões necessárias para a empresa continuar funcionando.

Em suma: é a área responsável por fazer os pagamentos das obrigações (contas de consumo, tributos, compras de insumos, ordenados de funcionários, etc), receber as entradas, controlar o capital de giro, apurar os resultados e efetuar o planejamento financeiro, delimitando o orçamento das outras áreas (inclusive os investimentos).

Em grandes e médias empresas, é praxe encontrar um Departamento Financeiro responsável por todas as funções descritas acima. Já em uma micro ou pequena empresa, é mais comum que o próprio empresário seja o responsável por exercer todas essas funções.

É importante ressaltar que, embora seja uma categoria diferenciada, a gestão financeira para MEI segue os mesmos princípios da gestão para uma micro ou pequena empresa. O microempreendedor individual, assim como os demais empresários, possui obrigações claras descritas na legislação, e também precisa controlar suas finanças, apurar seus resultados, pagar os impostos e guardar os documentos exigidos pelo Fisco.

Como deve funcionar a gestão financeira empresarial?

Pois é: o micro ou pequeno empreendedor precisa mesmo jogar nas 11 posições quando se trata de gerir a sua empresa. É necessário, então, ganhar intimidade com termos financeiros que muitas vezes não faziam parte do seu universo antes do negócio próprio. Nesse tópico, vamos esclarecer alguns desses termos.

Para monitorar as movimentações financeiras da empresa, mantendo a saúde do seu negócio e as obrigações legais em dia, o empresário precisa manter alguns itens essenciais sob controle. São eles:

Controle do fluxo de caixa

O fluxo de capital é o resultado das entradas e saídas do caixa em um determinado período, que pode ser diário, semanal ou mensal. É por meio do fluxo de caixa que é possível saber a quantas anda o capital de giro da empresa, se o saldo das operações é positivo ou negativo e também fazer uma projeção para os próximos períodos, o que permite o planejamento financeiro.

Controlar o fluxo de caixa é importante para que a empresa consiga cumprir todas as suas obrigações em dia, sem precisar recorrer ao crédito. Por exemplo: vamos supor que você fez uma promoção onde ampliava o prazo de pagamento dos clientes e vendeu bastante. Ótimo, há muito a receber, porém o prazo de recebimento aumentou dos costumeiros 30 dias para 90 dias por cliente.

Nesse caso, o fluxo de caixa é o instrumento através do qual você vai saber se conseguirá pagar as contas que vencem em 30 dias, já que seu prazo de recebimento aumentou.

É necessário anotar absolutamente todos os gastos e entradas de recursos para ter um bom controle do fluxo de caixa. Você pode usar a velha planilha do Excel para isso, mas um bom software de gestão vai elevar seu fluxo de caixa a outro nível, principalmente no momento da projeção.

Gestão de pagamentos e cobranças

Para garantir um bom fluxo de caixa, manter a gestão dos pagamentos e cobranças em dia sempre ajuda. Aqui, as principais atividades envolvem negociar melhores prazos e datas para pagamento, de modo a coincidir com momentos de entrada de recursos nos caixas, procurando sempre receber antes de ter que pagar. Outra atividade corriqueira é identificar e aplicar ações para cobrar clientes inadimplentes.

Gestão de capital de giro

Capital de giro é a reserva em dinheiro da empresa (ou os recursos que podem ser convertidos rapidamente). O ideal é que o capital de giro possa fazer frente aos gastos de pelo menos 3 meses do negócio como um todo.

É o capital de giro que permite que a empresa funcione, pois é o recurso com o qual o empresário pagará as contas e os funcionários ou fará a reposição do estoque, entre outras atividades do cotidiano empresarial.

A gestão do capital de giro é fundamental, por que, sem essa reserva, a empresa pode parar, mesmo que tenha recursos a receber no futuro. Para uma boa gestão desse item, é essencial conhecer o ciclo de capital de giro da sua empresa, ou seja, qual o prazo médio entre fazer a compra junto aos fornecedores e receber dos clientes.

Aqui, a melhor dica é: programe-se para, sempre que possível, receber dos clientes antes de ter que pagar os fornecedores.

Controle de notas fiscais

Toda empresa precisa emitir a nota fiscal do produto ou serviço que comercializa. A nota fiscal é o instrumento pelo qual são apurados os impostos que aquele produto ou serviço precisa pagar. Por isso, a emissão e o arquivamento de todas as notas fiscais emitidas pela empresa por 5 anos são exigências legais básicas que o todo empresário precisa cumprir.

Mesmo para o MEI, que não precisa lançar nota fiscal quando o cliente é pessoa física, por exemplo, se for despachar o produto pelos Correios, vai ter de emiti-la. É uma mudança importante, que demanda uma boa gestão de nota fiscal.

Assim, para não perder o controle da emissão dessas notas, é fundamental anotar todos os seus dados no momento em que são emitidas e arquivá-las corretamente.

Apuração de resultados

Fazer a apuração de resultados não só é necessário como obrigatório, e vai muito além de compreender o que deu certo e o que deu errado no último período de funcionamento da empresa.

O fechamento mensal, por exemplo, que é uma forma tradicional de apuração de resultados, precisa ser feito para que sejam calculados os impostos a serem pagos e sejam realizadas as projeções para o resto do período, o implicando em mudanças importantes.

No fechamento mensal são reunidos e conferidos todos os documentos da empresa (trabalhistas, fiscais e contábeis), além das informações relativas ao estoque. É feito, então, o balanço do período, a avaliação dos estoques e a análise de possíveis informações divergentes, para que, se necessária, seja feita a correção. Um bom sistema de gestão integrada pode facilitar essa tarefa tão importante.

Controle de estoque

Pode parecer surpreendente relacionar o controle de estoque com a gestão financeira, mas o reservatório de uma empresa compõe o capital de giro — ou seja, é dinheiro aplicado! Gerenciar o estoque é fundamental para a saúde financeira da empresa.

Esse é, porém, um ajuste fino: um estoque muito grande é dinheiro parado; ao mesmo tempo, um estoque aquém das necessidades pode obrigar uma compra de última hora, o que nem sempre favorece as melhores condições. Controlar o estoque com regularidade dá a segurança que a empresa precisa para manobrar esses limites.

Planejamento financeiro

Além de controlar as finanças da empresa, é fundamental planejá-las. A partir do momento em que você tem o controle dos gastos, a estimativa das entradas, o controle do seu estoque e faz a apuração dos seus resultados, o próximo passo é o planejamento.

Um bom planejamento permite uma melhor alocação dos recursos, abrindo espaço, por exemplo, para investimentos em modernização da empresa e do seu produto ou para ações corretivas, como corte de custos ou limitação de bens para determinada área.

Quais são as 5 dicas para otimizar o controle financeiro empresarial?

Quer saber, de forma prática, o que você pode fazer para otimizar o controle financeiro da sua empresa, tornando-a mais rentável? Anote essas dicas:

1. Organize-se

Manter as contas da empresa organizadas é item obrigatório não só para ter o controle sobre o que entra e o que sai em termos de recurso, mas também para cumprir as obrigações legais. Anote e controle tudo, mesmo o que parecer insignificante.

Esse controle, ao final do período, permitirá compreender seus custos fixos e variáveis, o quanto isso impacta no seu preço, onde é preciso cortar gastos, se há folga para investimento, enfim: lhe deixará fazer um bom planejamento. Lembre-se que é de real em real que se constrói um patrimônio!

2. Faça um planejamento financeiro

Qual o montante que você pretende atingir em determinado período? Quanto você precisa ganhar para pagar seus custos? Qual o prazo médio de pagamento das contas? Qual a porcentagem de inadimplência com a qual você consegue trabalhar? Vale a pena considerar o factoring para manter o capital de giro ou fazer um investimento?

Um bom planejamento é o seu guia! Com ele é possível estabelecer metas e fazer um acompanhamento das finanças, corrigindo o rumo ao perceber algo errado.

3. Acompanhe seus resultados

Além de planejar e anotar tudo, você precisa acompanhar de perto as finanças da sua empresa. Cheque periodicamente o fluxo de caixa e se as metas estabelecidas no planejamento estão sendo cumpridas. Estabeleça uma rotina para essa checagem.

A vantagem de se estabelecer períodos mais curtos para apurar resultados é que uma ação que não está sendo bem-sucedida ou um erro que está sendo cometido podem ser corrigidos quanto antes. Acompanhar de perto, nesse sentido, faz a diferença!

4. Mantenha a visão global

Falar em integração das áreas de uma empresa parece só fazer sentido em empresas maiores? Pois é fundamental também em pequenos negócios! Lembre-se: a área financeira é parceira da de vendas, não inimiga.

Descontos excessivos podem arruinar um planejamento financeiro, bem como uma venda que não leva em consideração o giro de estoque. Tenha sempre em mente suas metas financeiras na hora de gerir o seu negócio.

5. Invista em tecnologia

Organizar, planejar, acompanhar, integrar. Todas as dicas que demos nesse tópico para otimizar seu controle financeiro podem ser mais facilmente aplicadas se você contar com uma ajudinha da tecnologia. É sempre possível gerir o seu negócio por planilhas, porém, um bom sistema de gestão facilita que essas ações sejam colocadas em prática.

Como o sistema de gestão integra todas as áreas da empresa em um só lugar, você consegue visualizar seus resultados de forma ágil, inclusive com a impressão de relatórios, o que ajuda na tomada de decisão.

Você consegue, também, avaliar rapidamente o impacto de uma venda sobre o estoque e sobre o fluxo de caixa, ou o resultado de um período em comparação com as metas estabelecidas, mantendo a visão global do seu negócio.

E os 6 problemas comuns em gestão financeira de micro e pequenas empresas?

Alguns problemas ou descuidos muito comuns podem minar lentamente a saúde financeira da sua empresa, comprometendo seu funcionamento e sobrevivência. Confira quais são eles:

1. Descuidar do fluxo de caixa

Como dito nesse artigo, o fluxo de caixa é o instrumento que permite compreender a verdadeira situação financeira da empresa, já que registra todas as entradas e saídas de dinheiro. Uma boa gestão favorece que você opere sempre no azul, ao passo que descuidar desse item tão importante pode levá-lo a consumir seu capital de giro.

A principal dica aqui é acompanhar sempre o fluxo de caixa, assumindo o controle da sua empresa.

2. Delegar o controle a terceiros

Contar com funcionários ou terceiros para controlar suas contas pode ser um erro fatal. Uma coisa é contratar uma assessoria para auxiliá-lo no planejamento financeiro do ano ou um escritório para cuidar da contabilidade da empresa, outra é deixar nas mãos de desconhecidos o que tem que ser feito por você.

O empresário precisa ter absoluto controle sobre as contas da empresa, tanto para se prevenir de fraudes financeiras quanto para projetar investimentos e crescer. Acompanhe periodicamente o fluxo de caixa e tenha o quanto vendeu no período e qual o seu custo de produção sob o seu controle.

3. Não fazer um planejamento financeiro

A diferença entre sobreviver e crescer pode estar em uma palavra: planejamento.

Isso porque, apesar de ser, sim, fundamental para a sobrevivência (é o que lhe ajudará a manter o fluxo de caixa em dia e os custos sob controle, por exemplo), o planejamento permite que a empresa possa dar um passo adiante. Seja encontrando soluções antecipadas criativas para problemas (como amenizar o impacto dos feriados prolongados), seja planejando um investimento.

4. Confundir contas pessoais com as da empresa

Este talvez seja um dos maiores erros de micro e pequenos empresários, principalmente os menos experientes. Saques sem planejamento podem minar seu equilíbrio financeiro, comprometendo o pagamento das contas da empresa e consumindo seu capital de giro. Para não ter esse tipo de problema, o ideal é programar o saque do seu pró-labore, em consonância com o planejamento financeiro como um todo.

5. Ceder aos inimigos do lucro:

Descontos sem critério são verdadeiros inimigos do lucro e podem comprometer sua rentabilidade. É normal que em tempos de crise financeira o empresário pense em alternativas para aumentar as vendas, e o desconto é uma delas. Porém, quando distribuídos sem critério, podem arruinar seu lucro.

Tenha em mente seus custos quando for conceder um incentivo para seu cliente. Compras malfeitas também entram na categoria “inimigos do lucro”. É preciso pesquisar fornecedores e negociar formas e prazos de pagamento, sempre tendo em mente a dica de receber do cliente antes de pagar o fornecedor.

6. Não se capacitar

Como dissemos lá no começo do artigo, um dos motivos apontados pelo Sebrae para o fechamento precoce de empresas no Brasil é a falta de capacitação do empresário. Bom, se você nos leu até aqui, significa que não está acomodado. Mantenha esse ânimo! Muna-se de informações. Há boas opções de cursos online sobre gestão empresarial. Capacite-se!

Qual a importância da tecnologia para gestão financeira?

Se você tem dificuldades quanto à gestão financeira da sua empresa, deve estar atordoado com a quantidade de controles que precisa estabelecer e de itens que necessita observar que citamos neste artigo. Porém, há uma boa notícia: é possível facilitar (e muito) esse processo ao automatizar a gestão da sua empresa.

Isso é possível com a utilização de um bom ERP, ou Enterprise Resource Planning — que nada mais é do que um software de gestão empresarial ou uma ferramenta que torna viável controlar todas as informações do negócio de forma muito mais simples e eficiente.

Confira os benefícios que um bom ERP pode trazer ao seu negócio:

Redução de erros

A automatização dos processos e integração das áreas da empresa (administrativa, contábil e fiscal) reduz a chance de erros, como duplicação de cadastros e discrepâncias de números, reduzindo as chances de prejuízo.

Afinal, você sabe que erros contábeis, por exemplo, podem dar uma enorme dor de cabeça para a empresa, além de uma bela multa. Como o sistema compartilha os dados com as diversas áreas, as chances de erro caem.

Otimização do tempo

O compartilhamento de informações e dados entre as diversas áreas favorece também a agilidade nas comunicações — que são feitas de maneira instantânea e de forma segura. Com isso, a empresa ganha em agilidade.

Visualização dos resultados

Com todas as informações da empresa disponíveis a qualquer momento, o empresário tem ao seu dispor os relatórios completos que funcionam como suporte para acompanhamento, diagnósticos e tomada de decisão.

É uma funcionalidade muito interessante para fazer, por exemplo, a gestão de custos da empresa de forma simplificada, identificando facilmente se há a necessidade de um corte ou realocação de recursos.

É possível, também, além de saber rapidamente se falta muito para bater a meta de vendas ou se aumentou a inadimplência, compartilhar esse resultado com os setores interessados de forma facilitada, aumentando o poder de reação da empresa.

Como vimos nesse artigo, mais do que garantir a sobrevivência da sua empresa, uma gestão financeira eficiente pode ser a chave para o crescimento, pois é a base de investimentos feitos com responsabilidade e segurança. Organizando seus documentos e anotações, controlando suas entradas e saídas e planejando com cuidado suas finanças, sua empresa vai longe!

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